Projektledartips: verktyg, program och appar – del 1

I en projektledares verktygslåda bör det finns flera olika verktyg för att underlätta arbetet. Det kan handla om att hålla koll på projektplaner, rita processer, hålla reda på mötesanteckningar, ta bilder på whiteboard, skissa eller organisera sitt egna arbete

Här är några tips:

Alternativ till program som kostar
Ibland behöver du bara skapa ett Ganttschema eller göra en skiss. Du vill då kanske inte belasta kund eller dig själv med licenskostnader för ett program som du kommer att använda en halv dag. Genom att använda sig att sajten Alternativeto så kan du hitta andra alternativ som löser din uppgift utan kostnad. Gå till sajten, sök tex på Microsoft Project och få veta att det finns ett gratisverktyg som heter GanttProject där du kan skapa Ganttschema.

http://alternativeto.net

Sammanfattning av ett ämne
När du startar ett nytt projekt som använder begrepp, förkortningar och områden som du behöver mer kunskap om kan du använda dig av google för att hitta mer information. Dock kan det vara jobbigt att gå igenom alla sökresultat. Uppsatser.se har sammanställt alla universitetsuppsatser i en sökbar databas. Detta innebär att du får tillgång till ett framställt material i ett ämne som är värderat, undersökt, ”godkänt” och oftast på svenska. Sök tex på processmodellering och få fem olika uppsatser att läsa. Glöm inte bort att den smarta projektledaren endast läser sammanfattningen.

http://www.uppsatser.se

Ta bilder på whiteboard och dokument
Om du vill scanna in / ta bild på en anteckning som är gjord på en whiteboard eller ett papper rekommenderas Office Lens. Detta är ett gratisverktyg från Microsoft som finns för både Android och Iphone. Du tar en bild och Office Lens ser till att göra den mer läsbar. (Ett annat liknade program som också är bra men bara finns till iphone är Scannable)

Sök efter ”Office Lens” i din app-store

Enkelt skissprogram
Om vill göra enkla flödesskisser eller kommentera en skärmbild med bilder och text ska du använda Skitch. Det är ett bra verktyg om du tex ska göra manualer eller beskriva var man ska klicka i programfönster. (Skitch kan integreras med anteckningsprogrammet Evernote men går även att använda fristående)

https://evernote.com/intl/sv/skitch

 

Böcker som maxar projektledaren

Maximera din roll som projektledare med tre böcker som leder dig och ditt team längre.

Our Iceberg is Melting av John Kotter
Hur hanterar och fungerar en grupp under förändring? Roligt skriven. Lättläst som en barnbok.
ISBN:9780230014206

 
Thinking, Fast and Slow av Daniel Kahneman
Boken, skriven av en Nobelprisvinnare, förklarar hur du tänker. De finns två system: Fast and Slow
ISBN 9780374533557

 
Effektstyrning av IT : nyttan uppstår i användningen av Ingrid Ottersten, Mijo Balic
Styr dina projekt mot effektmål. Gör rätt saker för att få effekt av investeringarna.
ISBN 9789147095865

Hantera en komplex förändring

När du står inför ett förändringsprojekt så ska resultatet utifrån de gällande parametrarna alltid bli förändring och inget annat:

  • Visioner + Färdigheter + Motivation + Resurser + Handlingskraft = Förändring
  • Visioner + Färdigheter + Motivation + Resurser + Handlingskraft = Oordning
  • Visioner + Färdigheter + Motivation + Resurser + Handlingskraft = Oro
  • Visioner + Färdigheter + Motivation + Resurser + Handlingskraft = Motstånd
  • Visioner + Färdigheter + Motivation + Resurser + Handlingskraft = Frustration
  • Visioner + Färdigheter + Motivation + Resurser + Handlingskraft = Skenbar förändring

Källa: Knoster T, Villa R & Thousand, J (2000), Tack: Ronny Norberg

Effektiva möten – tips

Oavsett projektmetoder, standard eller erfarenhet så kan alltid dina möten bli bättre. En checklista med tips:

  • Skicka ut förslag på en agenda 24 timmar före mötet
  • Kom till mötet 5 min innan mötesstart
  • Håll dig till start och sluttid
  • Kom förbered
  • Mobilerna ska ligga på bordet med skärmen mot bordsskivan (alternativ: Inga mobiler är tillåtna)
  • Ta med dig papper och penna
  • Dela med dig av all relevant data före och efter mötet
  • Håll dig till ämnet
  • Alla typer av presentationer ska vara korta och koncisa
  • Bli överens om att ni (eventuellt) är oense.
  • Inga parallella diskussioner eller kommentarer
  • Alla ska vara delaktiga
  • Angrip idéer inte människor

(I genomsnitt spenderar vi 2 timmar och 39 minuter i möten varje dag)

Meny