Hem » agile

Etikett: agile

Att skapa agila team. Fredrik Scheja, Jonas Jaani

från podcasten Jaani – digital kunskap

Att skapa team handlar om förändring. Fredrik utvecklar en enkel teori.

Hur skulle en läkare behandla en patient? På samma sätt kan du tänka när du skapar eller förändrar ett team/grupp/verksamhet

– Lär känna/monitorera/utför tester

– Ordinera / inför en förändring

– Observera effekten/justera

Förändringen kan tex användas för att transformera ett testteam till ett mer agilt förhållningssätt:

– Fas 1: omhändertagande/monitorering – prata med individerna, lyssna, etablera samtidigt en gemensam backlog med arbetsordrar för att börja extrahera data om var vi lägger vår tid, vilka intressenter vi jobbar mot, visualisera genomflöde och flaskhalsar. Detta är det data/provsvar som vi kommer följa upp på.

– Fas 2 – Ordinera de åtgärder som har störst chans att få en positiv effekt. Organisera om, utbilda, introducera ett verktyg. Behandla de ’diagnoser’ du identifierat. Se till att dessa åtgärder manifesteras i provsvaren/data du kontinuerligt samlar in.

– Fas 3- Observera oväntade bieffekter alternativt börja behandla de mer omkringliggande symptomen som du identifierat. Justera din ordination – kanske flera tester behöver utföras eller oväntade bieffekter behandlas.

 

Fredrik Scheja

https://www.linkedin.com/in/fredrikscheja/

 

Jonas Jaani

https://www.linkedin.com/in/jonasjaani/

 

 

 

Det nya lärandet i en digital värld

 

Uppmaningar att tänka nytt och inte jobba med hard skills. Fredrik och jag sammanfattar det som är nya tankar om hur vi ska ta till oss och lära oss allt nytt. Skilling och emotional intelligence är något som kommer in i bilden.

#hardskills #softskills #emotinalintelligence #agilitet #agil #sogeti

Även i poddformat:

Strategier jag tar med mig från Nordic Business Forum 2018 Sweden

Det blev en intressant och bekräftande dag. Nordic Business Forum 2018 Sweden (24 jan) innehöll bra talare som på ett enkelt och pragmatiskt sätt förklarade den nuvarande status för affärsutveckling, ledarskap och innovation.

Anita Krohn Traaseth från Innovation Norway gav oss upplyftande berättelser om hur lean och agilitet fungerar i offentlig sektor. Med visionen ”Easy to use, Easy to love” har Innovation Norway försökt få varje process agil och ledordet förändring har fått en central del. Gillade speciellt berättelsen om hur en offentligt upphandling kunde kortas ner till 36 timmar med hjälp av en hackathonliknande process. Arbetet med ”public innovation” är intressant för framdriften i offentlig sektor

Eric Ries. I böckerna The Lean Startup och The Startup way använder Eric bra storytelling för att förklara hur lean och agila metoder även kan fungera i stora organisationer. Att ha en idé med tillhörande kalkyl innebär inte att du automatiskt kan förutse vad som kommer hända. Så varför fortsätter vi att skapa hockey stick charts när man inte kan förutsätta saker i en långsiktig kalkyl. Vi skapar fortfarande budgetkalkyler när vi vet att de inte går att förutse framtiden. För att ta innovationen framåt ska kundens behov går före våra interna idéer. Att ta innovation framåt handlar om att skapa innovationsansvar, jobba i iterationer och lära sig från misslyckanden. Mer om Eric i Dagens Nyheter

Cheri Tree metod för att förstå en person gör att du på ett enkelt sätt kan skapa rapport. BANK-metoden liknar många andra enkla metoder för att förstå sig själv och andra. Testa själv.

Seth Godin fick mig att inse skillnaden mellan ledarskap och management. I en värld där innovation är central så fungerar inte för mycket management. Förvaltning och hårda processer kräver att man inte ska göra fel. Det gör att innovation har svårt att ta plats. The quality mistake. Som ledare kan du ha fel. Det är genom ”soft skills” som ”real skills” skapas.

Lena Apler delar upp företags anställda i två personligheter: Utvecklare eller administratör. Att bli accepterad som ledare innebär att man gör mer och gör det bättre. Undvik att vara en kontrollfreak som ledare. Du måste älska människor för att vara en riktig ledare. Alla idéer som kommer fram är inte redo för marknaden men se till att spara dem.

Steve Wozniak. Det är uppenbart att tekniker måste prata teknik ibland och gärna tillsammans. Att vara god och att göra gott är centralt för en teknisk person. Och teknik måste vara rolig.

Bra storytelling om förändringsledning @sethgodin #nbfsweden #nbfsweden2018

Ett inlägg delat av Jonas Jaani (@jonasjaani)

Woz on stage. #stevewozniak #apple #techgeek #woz #nbforumsweden #nbforum

Ett inlägg delat av Jonas Jaani (@jonasjaani)

Jonas Jaani

Så här jobbar jag som projektledare, utredare, teamledare, scrummaster, agil coach…

Du och jag är projektledare, utredare, teamledare, scrum master, agil coach eller nåt liknande… Namn på rollen projektledare förändras oftast över tid och uppdrag. Vardagen är dock densamma. Vi är de som är smörjoljan i ett projekt.

Bortom alla metoder så gör vi saker som får oss att lyckas med det vi gör. När man jobbar med likasinnade projektledare lånar man gärna små saker av varandra. Små saker som kan göra jobbet enklare. Jag tänkte bjuda på min vardag. Kanske finns det något du kan låna av mig som ger dig ett värde i din vardag.

Min vardag kan låta klämkäckt hurtig. Se igenom det och plocka de tips som gynnar dig.

MORGON

Vaknar gärna lite tidigare. Hinner med morgonbestyren och får lite tid över för att reflektera över dagen som jag har framför mig. Oftast börjar jag med mindfulness för att skapa ett lugn för att kunna presentera. Att känna till sig själv och se sig själv från ett helikopterperspektiv skapar självinsikt.

Morgonen fortsätter sedan med att få inspiration. Att läsa något som ger inblick i någon annan bransch, metod eller problemlösning gör att man kan få andra ögon för de aktiviteter som man själv försöker att slutföra.

Under restiden till jobbet visualiserar jag dagen för att organisera upp och prioritera möten, egen arbetstid samt vad som är viktigast att slutföra innan dagen är slut. Som konsult kan restiden variera vilket innebär att man får justera vad man gör under resan. Oftast tycker jag om att studera eller få inspiration från podcast eller böcker. För att få inspiration, överblick och bredd använder jag oftast material som summerar ett ämne eller en bok.

FÖRMIDDAG

Väl på jobbet/uppdraget så är det viktigt för mig att först träffa projektgrupperna eller teamen. Oftast jobbar jag inom någon agil metod som tex Scrum. Efter flera år i vattenfallsprojekt tycker jag att agilt är ett klart steg framåt i produktivitet och bättre leveranser. Tycker att varje morgon ger framdrift när man tillsammans i grupp kort stämmer av dagen. Varje projektmedlem ger korta svar på frågorna ”vad som hände igår”, ”vad händer idag” och ”finns det några hinder”. Mötet får inte vara längre än 10 min och med ett team på en handfull personer. Tänk på att metoden även fungerar för grupper som inte nödvändigtvis jobbar med IT-utvecklingsprojekt.

Nu har jag en klar bild över dagen. Jag antecknar (på papper!) och kompletterar min att göra-lista. Jag uppskattar varje aktivitet i antalet 25 minutersintervaller (enligt Pomodoro metoden). Alla aktiviteter är indelande i små hanterbara intervaller på ca 25 min. Efter varje intervall försöker jag att röra på mig, hämta kaffe eller prata med kollegor för att sedan återvända till nästa fokusintervall.

Till varje möte under dagen ska det finnas mål och ett varför. Jag undviker möten som bara har en rubrik. Under mötet sker mina anteckningar på papper eller på whiteboard. Eftersom whiteboardpennor i mötesrum aldrig fungerar så har jag med mig egna pennor. Tar oftast en bild för att dokumentera whiteboardtavlan.

Effektiva möten är de som: har korta och koncisa presentationer, man bli överens om att man (eventuellt) är oense, inte har parallella diskussioner, alla är delaktiga i och angriper idéer inte människor.

EFTERMIDDAG

Till eftermiddag har oftast teamet kommit vidare med aktiviteterna som bestämdes under morgonen. Feedback och återkoppling till vad som är gjort och varför vi gör det. Skapa god stämning i feedbacken genom att vara ärlig på riktigt! Att lita på teamet och den agila metoden gör att teamet själva löser aktiviteterna utan inblandning av mig. Att skapa självstyrande team gör ledarskapet till en coachade roll.

Effektstyrning har varit med i min verktygslåda under en tid. Min fokus, leverans av värde och prioriteringar har förbättras. Vid varje problem, krav och aktivitet fråga jag mig själv VAD detta handlar om och VARFÖR det uppstår och VEM som man gör detta för. Att skaffa sig kunskap om VARFÖR, VAD och VEM gör att HUR blir enklare att definiera för dig själv, teamet och organisationen.

I slutet av dagen skriver jag ner de tre viktigaste sakerna inför morgondagen.

KVÄLLEN

På väg hem så stänger jag dagen genom sätta ”betyg” på dagen och min prestation. Detta är ett bra sätt att senare gå tillbaka i dokumentationen för en bekräftelse på vilka dagar som funkar bäst och de som är mindre bra. Det leder till självinsikt och prioriteringar för framtiden.

TIPS

Jag har tre digitala inkorgar: arbetets mail (Outlook), privata mail (Gmail) och Att göra-listan (Evernote). Jag ser till att alla mail som någon har skickat som kopia till mig filtreras bort till en ”kopia-Inkorg”. Mail som inte skickats direkt till mig kan vänta. En dag i veckan har jag ett möte med mig själv där jag planerar min veckas Att-göra-lista. Jag lägger dessa i ”Sprint” vilket betyder att det är saker som slutföras nästföljande vecka. Under veckan värderar jag inkorgarna och ser om det är något nytt som ska flyttas in i ”Sprint”. Från denna lista genomför jag sedan uppgifterna och jag sätter en etikett med aktuellt ämne. Vid arkivering blir sedan uppgiften sökbar som referensmaterial.

Jag använder ofta dessa appar:

  • Mindfullness appen
  • Blinkist – används för inspiration och kunskap. Sammanfattar böcker på 15 min
  • Office Lens – för fotografering whiteboard och papper för lagring digitalt.
  • Pocket – prenumeration av nyheter och bloggar
  • Evernote – digital arkivering av anteckningar, whiteboard, foto och webbklipp
  • LinkedIn – mitt nätverk och omvärldsbevakning
  • Podcaster – poddar inom näringsliv

JONAS JAANI

Jonas Jaani är konsult på Sogeti. Jobbar med förändringsledning, projekt och IT inom stora och medelstora organisationer i offentlig och privat sektor. Mer tips finns på www.jonasjaani.se och via podcasten om digitaliseringen: Effekten www.effekten.se

 

 

Metod Pomodoro

se även Tre saker – en produktivitetsmall

min Evernote

 

min startskärm på iPhone

 

Påminnelser får teamet att prestera mer.

Jag tror att du som jag vill ha ordning. Varför är inte alla som oss? En naiv fråga som man allt för ofta vill fråga sig själv när man styr och påverkar projektmedlemmar. Alla projektmetoder lär oss att kommunikation är viktigt i projekt. Metoder lär oss också att mål och effekt måste vara glasklara. Men hur gör man i det dagliga arbetet för att upprätthålla kommunikation, målsträvan och effekt.

Metod för påminnelser

För att hålla tempo och fokus kan påminnelser och inlärning vara bra. Självklart kan man argumentera emot påminnelser då dessa inte ska behövas. Motivation, behov och mål ska skapa ”självstyre” och därför ska påminnelser vara överflödiga. Men ibland kan påminnelser få dig och ditt team att prestera mer. Inom t.ex. språkinlärning finns flera teorier gällande intervaller för påminnelsetillfället (se bl.a metoden Supermemo)

Det handlar om att bryta den fallande skalan för glömska genom att påminna vid rätt tillfälle. Det går snabbt att glömma. Redan efter tio dagar har man glömt 50% av vad man t.ex. läste eller hörde.

Metod med fyra tillfällen för påminnelse:

Påminnelse 1: efter 1 dag
Påminnelse 2: efter 10 dagar
Påminnelse 3: efter 30 dagar
Påminnelse 4: efter 60 dagar

Just det två första påminnelserna har visat sig var mycket effektiva. Tex: Om man ”dag 0” bjuder in till möte ska man redan dagen efter skicka ut en påminnelse och sedan efter tio dagar. Inbjudan har då ”minnesgraden” 90% hos mottagaren vid båda tillfällena. Man har uppnått ”Top of mind” (för att låna ett uttryck inom marknadsföring).

Alternativ skala baserat på annat än dagar kan användas beroende vikt/prio på det som påminnelsen handlar om. Det första och andra intervallen sker tidigt och en i mitten och det fjärde vid slutet.

Metoden kan med framgång användas vid inbjudan, uppföljningar, mötesförslag, feedback etc. Tänk även på att denna metod kan användas för inlärning t.ex. för att repetera ett kursinnehåll, ett nytt ämne eller påminna dig själv om projektmålet.

Tips och idéer om påminnelser

Att påminna har inget egenvärde i projekt. Du vet om att det finns med i ett större sammanhang. Dock finns tips om påminnelser som gör att du kan upphöra med standardpåminnelsen ”Hur går det?”.

Dagliga möte
Inom agila projektmetoder används korta dagliga möten för att skapa påminnelse om fokus. I det dagliga mötet, som fungerar bäst i små grupper, svarar varje person på vad man gjorde igår, vad man ska göra idag och om det finns några hinder som gör att man inte under dagen kan utföra det man ska göra.

Varför och vad
Dina tillfällen av påminnelser bör innehålla svar på frågan ”varför?” och ”vad?”. Att t. ex. inleda presentationer och mötet med att förklara projektets ”varför” gör att man skapar relevans för de som är inblandade i projektet. Att sväva ut och se för mycket detaljer på ”hur” skapar okontrollerade projekt. Därför bör man införa målsträvan genom påminnelser om varför vi gör det vi gör samt vad som genomförs. ”Hur” löser sig alltid om man har kontroll på ”varför” och ”vad”.
Exempel:
”Varför:” Effektivt dialog och handel med våra privatkunder som leder till att nya intäktsströmmar skapas.
”Vad:” Ett system som är internetbaserat, säkert och snabbt. Kostnadseffektivt och utbyggbart.
”Hur:” Programmering sker i verktyg x. Vi använder metod y. Vi har tidplan z.

E-post
Projektstyrning via e-post kräver ibland kreativitet i sätten att påminna.

* Nasa-nedräkning
Längs ner i varje utskick av status, mötesanteckning etc skriver man hur lång tid det är kvar till nästa milstolpe, projektavslut etc. Exempel: ”Nu är det 48 dagar kvar innan vi redovisar vårt projekt för styrgruppen”
* Kan du onsdag?
När du påminner om t. ex. en mötestid lämna två alternativ men det är uppenbart för dig vilket alternativ som kommer att gälla. ”Ska vi ta mötet på onsdag eller kan du redan i eftermiddag?” (det är många som svarar onsdag på den frågan)
* Ja/Nej i Outlook
Om du använder Outlook som e-postprogram kan du i meddelandet, under menyalternativet ”Alternativ”, skapa en ”Ja/Nej”-knapp. Det innebär att mottagaren, utan att skriva, enbart behöva klicka på ja eller nej på en fråga som ställs.

Människor

* Projekt består av olika personligheter som påverkas på olika sätt av påminnelser. Skapa förståelse för personligheter genom DISC-analysen och/eller Thomas PPA. Det gäller att visualisera och tänk sig in åhörarens person och förväntningar. Det är först då sändaren hitta rätt mottagare.
* Att hålla tyst kan ibland vara ett effektivt medel för påminnelse. Det tar olika lång tid för olika personer att se vad och när saker bör göras. Ibland självläker det som du ansåg vara ett problem som krävde påminnelse.
* Påminnelser kan anses vara negativa för många. Att samtidigt ge feedback och uppskattning kan förhöja effekten av påminnelsen. Det finns undersökningar som säger att hälften av medarbetarna vill få feedback varje vecka. (Varför inte använda metoden för att påminna dig själv att ge feedback till medarbetarna)
* ”Är det något mer som du behöver för att slutföra…..” är min favoritmening när det gäller påminnelser.

Påminn inte för mycket. Påverka på rätt sätt och med rätta medel.

Lycka till.