Hem » Påminnelser får teamet att prestera mer.

Påminnelser får teamet att prestera mer.

Jag tror att du som jag vill ha ordning. Varför är inte alla som oss? En naiv fråga som man allt för ofta vill fråga sig själv när man styr och påverkar projektmedlemmar. Alla projektmetoder lär oss att kommunikation är viktigt i projekt. Metoder lär oss också att mål och effekt måste vara glasklara. Men hur gör man i det dagliga arbetet för att upprätthålla kommunikation, målsträvan och effekt.

Metod för påminnelser

För att hålla tempo och fokus kan påminnelser och inlärning vara bra. Självklart kan man argumentera emot påminnelser då dessa inte ska behövas. Motivation, behov och mål ska skapa ”självstyre” och därför ska påminnelser vara överflödiga. Men ibland kan påminnelser få dig och ditt team att prestera mer. Inom t.ex. språkinlärning finns flera teorier gällande intervaller för påminnelsetillfället (se bl.a metoden Supermemo)

Det handlar om att bryta den fallande skalan för glömska genom att påminna vid rätt tillfälle. Det går snabbt att glömma. Redan efter tio dagar har man glömt 50% av vad man t.ex. läste eller hörde.

Metod med fyra tillfällen för påminnelse:

Påminnelse 1: efter 1 dag
Påminnelse 2: efter 10 dagar
Påminnelse 3: efter 30 dagar
Påminnelse 4: efter 60 dagar

Just det två första påminnelserna har visat sig var mycket effektiva. Tex: Om man ”dag 0” bjuder in till möte ska man redan dagen efter skicka ut en påminnelse och sedan efter tio dagar. Inbjudan har då ”minnesgraden” 90% hos mottagaren vid båda tillfällena. Man har uppnått ”Top of mind” (för att låna ett uttryck inom marknadsföring).

Alternativ skala baserat på annat än dagar kan användas beroende vikt/prio på det som påminnelsen handlar om. Det första och andra intervallen sker tidigt och en i mitten och det fjärde vid slutet.

Metoden kan med framgång användas vid inbjudan, uppföljningar, mötesförslag, feedback etc. Tänk även på att denna metod kan användas för inlärning t.ex. för att repetera ett kursinnehåll, ett nytt ämne eller påminna dig själv om projektmålet.

Tips och idéer om påminnelser

Att påminna har inget egenvärde i projekt. Du vet om att det finns med i ett större sammanhang. Dock finns tips om påminnelser som gör att du kan upphöra med standardpåminnelsen ”Hur går det?”.

Dagliga möte
Inom agila projektmetoder används korta dagliga möten för att skapa påminnelse om fokus. I det dagliga mötet, som fungerar bäst i små grupper, svarar varje person på vad man gjorde igår, vad man ska göra idag och om det finns några hinder som gör att man inte under dagen kan utföra det man ska göra.

Varför och vad
Dina tillfällen av påminnelser bör innehålla svar på frågan ”varför?” och ”vad?”. Att t. ex. inleda presentationer och mötet med att förklara projektets ”varför” gör att man skapar relevans för de som är inblandade i projektet. Att sväva ut och se för mycket detaljer på ”hur” skapar okontrollerade projekt. Därför bör man införa målsträvan genom påminnelser om varför vi gör det vi gör samt vad som genomförs. ”Hur” löser sig alltid om man har kontroll på ”varför” och ”vad”.
Exempel:
”Varför:” Effektivt dialog och handel med våra privatkunder som leder till att nya intäktsströmmar skapas.
”Vad:” Ett system som är internetbaserat, säkert och snabbt. Kostnadseffektivt och utbyggbart.
”Hur:” Programmering sker i verktyg x. Vi använder metod y. Vi har tidplan z.

E-post
Projektstyrning via e-post kräver ibland kreativitet i sätten att påminna.

* Nasa-nedräkning
Längs ner i varje utskick av status, mötesanteckning etc skriver man hur lång tid det är kvar till nästa milstolpe, projektavslut etc. Exempel: ”Nu är det 48 dagar kvar innan vi redovisar vårt projekt för styrgruppen”
* Kan du onsdag?
När du påminner om t. ex. en mötestid lämna två alternativ men det är uppenbart för dig vilket alternativ som kommer att gälla. ”Ska vi ta mötet på onsdag eller kan du redan i eftermiddag?” (det är många som svarar onsdag på den frågan)
* Ja/Nej i Outlook
Om du använder Outlook som e-postprogram kan du i meddelandet, under menyalternativet ”Alternativ”, skapa en ”Ja/Nej”-knapp. Det innebär att mottagaren, utan att skriva, enbart behöva klicka på ja eller nej på en fråga som ställs.

Människor

* Projekt består av olika personligheter som påverkas på olika sätt av påminnelser. Skapa förståelse för personligheter genom DISC-analysen och/eller Thomas PPA. Det gäller att visualisera och tänk sig in åhörarens person och förväntningar. Det är först då sändaren hitta rätt mottagare.
* Att hålla tyst kan ibland vara ett effektivt medel för påminnelse. Det tar olika lång tid för olika personer att se vad och när saker bör göras. Ibland självläker det som du ansåg vara ett problem som krävde påminnelse.
* Påminnelser kan anses vara negativa för många. Att samtidigt ge feedback och uppskattning kan förhöja effekten av påminnelsen. Det finns undersökningar som säger att hälften av medarbetarna vill få feedback varje vecka. (Varför inte använda metoden för att påminna dig själv att ge feedback till medarbetarna)
* ”Är det något mer som du behöver för att slutföra…..” är min favoritmening när det gäller påminnelser.

Påminn inte för mycket. Påverka på rätt sätt och med rätta medel.

Lycka till.

Jonas Jaani
Digitalisering av verksamheter. Värdeskapar, förändrar, leder och kommunicerar. Bra på effektstyrning, projektledning, informationshantering och content marketing. Hitta mig i podden Effekten och på Sogeti.
Jonas Jaani on EmailJonas Jaani on FacebookJonas Jaani on InstagramJonas Jaani on LinkedinJonas Jaani on TwitterJonas Jaani on Youtube