Hem » Arkiv för februari 2016

Månad: februari 2016

Styr upp projekt som håller på att misslyckas. Åtgärdslistan.

Projekt har en början och ett slut. Men ibland ser man inte slutet och man förstår inte varför projektet aldrig kommer i mål. Men hur vet man att projektet håller på att misslyckas eller är ej görbart?

En enkel checklista för att säkerhetsställa att projekt är på drift:

1)      Finns förankring och kommunikation till verksamhet?
2)      Känns projektmålen otydliga och svåra?
3)      Finns det en brist på analys av nyttoaspekter?
4)      Har projektet mycket teknikfokusering?
5)      Finns en avsaknad av ledningens stöd?
6)      Finns kompetensbrist, risk för bristfällig support (internt och av leverantör)?
7)      Kräver projektaktiviteter i förlängningen lång tid för utbildning och införande?

Oftast sker misslyckandet i olika faser:

1. Vid projektstart finns oklarheter kring projektdirektiv. Konflikter om projektets mål och mening. Det är i det här stadiet problem uppstår.
2. Behandling av problem inte orsak. Varje problem ses som en isolerad incident. Inget görs åt de underliggande orsakerna. Här börjar det att svaja och problemen syns tydligt.
3. Bortförklaring av problem. Alternativ till projektet uppstår och de är ännu mer problematiska. Nu är det inte långt kvar innan projektet läggs ner eller uppstår i ny skepnad.

Åtgärdslista för att styra upp projekt:

Frys eller minska personalresurserna tillfälligt
Sätt ett fåtal personer på att omvärdera och omplanera.
Stoppa försök att lösa ett problem i taget
Sätt din bästa personal på att lösa de underliggande problemen. Effektkartlägg projektets verkliga nytta.

Bonusåtgärdslista:

Låt externa konsulter granska projektet.
Sätt paus på projektet
Se på projektet från ett helikopterperspektiv (mål, effekt, nytta, vision)
Intern frågestund (”om du ägde det här företaget, vad skulle du göra med projektet, och varför?”)

9 sätt att bli bättre på behov och krav i projekt

Kravinsamling till projekt är viktigt. Om man gör det rätt får verksamheten nytta av projektet. Om man gör det fel så kan kraven bli långa listor med helt omöjliga aktiviteter som inte går att genomföra inom projektets ram. Rätt krav är de som omvandlas till effekt efter projektavslut.

Det finns flera metoder för kravinsamling. Ta hjälp av organisationens standardiserade kravinsamlingsprocesser eller se tipsen nedan.

9 sätt att samla in krav:

Workshop
Gemensamt möte med beslutsrätt i grupp.
Tänk på: Beslutsfattare/produktägare bör vara med i arbetet.

Omvärldsanalys
Besök eller inläsning på hur andra har genomfört liknande projekt.
Tänk på: Intressenter kan vara deltagare för att se ett större perspektiv utanför projektet. Ger större värde för framtiden.

Process/Dokumentanalys
En grundläggande förståelse för hur man arbetar idag.
Tänk på: Se till att informationen är uppdaterad och korrekt.

Studie
Studera och observera verksamheten.
Tänk på: Beskriver endast nuläge.

Intervju
Prata med beslutsfattare och intressenter för de viktiga effektkraven.
Tänk på: Sträva efter tydlighet och målsträvan.

Prototyp / Proof of concept
Skisser och/eller demoprodukt som skapar förståelse för projektet.
Tänk på: Tar lång tid och kostar pengar.

Fokusgrupp
Idéer och bekräftelse för rätt kravbild över tid.
Tänk på: För mycket åsikter och svårt att få ut de viktigaste kraven.

Enkäter
Spridning till många. Mätning av nuläge och önskat läge.
Tänk på: Bör vara enkel. Kan bli för enkel.

Brainstorming
Många krav och idéer kan behandlas under en kort tid.
Tänk på: Moderera väl.

Genom att se till att krav och direktiv är bra så minskar man risken för ”projekt på drift”. Tänk på att det första stadiet till ett misslyckande är oklarheter kring projektdirektiv och konflikter om projektets mål och mening. Se till att samla krav, gör avgränsningar, ta beslut och sträva efter effekt.

Lycka till

Projektledarens 4 Excel-hacks som imponerar på alla

Enligt en undersökning så använder 82 procent av alla projekt Microsoft Excel som verktyg för projektplanering. Enkelheten med rader, kolumner och celler gör att den blir en attraktiv lösning för projektplanering.

Här några tips som gör att du vinner priset som Excel-mästare:

1 Briljera med magiska listor. Snabbfyllning

Scenario: Du har fått en lång lista med e-postadresser. Du vill sortera ut förnamn, efternamn och faktafält.

1) Börja med att hjälpa Excel. Skriv ”svaren” på första raden.
bild1

 

2) Markera de rader som du vill fylla ut.
bild2

 

3) Välj Snabbfyllning under menyn Data (eller tryck ctrl-e)
bild3

 

4) Magi! (fortsätt med de övriga kolumnerna)
bild5

 

2 Bli överens – Målsökning

Scenario: Du ska räkna hur många veckor ett projekt ska pågå och hur många personer som bör vara inblandade. Säljarna kräver en marginal och avtalet med kund är fast pris. Du behöver simulera antalet projektveckor för att skapa balans i marginal och antalet personer inblandade i projektet.

1) Ställ dig vid ett fält du vill justera och välj Konsekvensanalys/Målsökning i menyn Data.
bild6

 

2) Ange ett värde som du vill simulera och målsöka. Välj att du vill justera antalet personer i projekt.
bild7

 

3) Målsökning utför simuleringen och justerar antal personer.
bild8
Fortsätt tills du och säljaren är nöjd med marginal, projektveckor och antalet personer.

3 Röda siffror. Villkorsstyrd formatering

Scenario: I en lång lista vill du markera och visualisera höga siffror.

1) Markera listan med siffror och välj Villkorsstyrd formatering i Start-menyn i Excel. Välj Regler för markering av celler och Större än…
bild9

 

2) Ange tal och färg du önskar markera.
bild10

 

Om du vill ta bort markeringarna så välj Villkorsstyrd formatering och Radera regler.

4 Räkna inte själv. Prognosblad

Scenario: Du ska estimera projektbudget inför nästa år. Som underlag har du årets första 10 månader.

1) Markera utfallet.  Välj Prognosblad under Data-menyn. Justera Prognosens slut till 24 och om du vill kan du även justera Säsongsberoende.
bild11

 

2) Ett nytt blad skapas där du kan fortsätta att manuellt estimera budgeten
bild14

Prognosbladet använder AAA-versionen av algoritmen för exponentiell utjämning (ETS)

Mer läsning:

Projektledaren gör appar. Introduktion till Powerapps.

Planner nytt projektledningsverktyg i Office 365 – introduktion.

Projektplanering i Office 365

Snabbstarta dig i nya projekt. Checklistan för att komma på plats.

Podcast:

Effekten ⎮digitaliseringens podcast

Jaani. digital kunskap

4 tips för produktiv projektledning. Effektkartläggning och äggklocka.

Projektledare har oftast personliga egenskaper som innebär att främja ordning, fokus, effektivitet och produktivitet.

Belöningen och resultat uppnås i en kombinationen mellan egenskaper, verktyg och metod.

4 tips för skapa känsla av effektivitet och produktivitet:

1) Effektkartläggning

Att ge vägledning till att uppnå effekt minskar antalet misslyckanden.  Med effektstyrning kartläggs den eftersträvande effekten av vad som ska göras och hur det ska utföras. Inför varje nytt projekt, system, produkt, inköp, vägval etc kan du ställa frågorna varför?, vad?, vem? och hur?
Exempel på en förenklad effektkartläggning för ett projekt: Varför?: En effektiv informationsspridning i verksamheten. Vad: Minska antalet mail, förvaltningsbar IT-lösning, framtidssäkrad lösning. Vem? Alla medarbetare, Kommunikationsavdelningen. Hur? Skapa intranet, avveckla intern postgång, kartlägg processerna.
Från det förenklade exemplet skapar man en meningen och effektkarta på varför man gör det man gör. Tex om du jobbar på kommunikation: ”Vi på kommunikationsavdelningen tillverkar ett intranet för att minska antalet mail och skapa en förvaltningsbar och framtidssäkrad lösning för informationsspridning. Verksamheten ska i och med detta uppleva fokus och effekt i arbetet som genomförs”. Användningen av effektkarta skapar mening och resultat in i minsta del av projektet.

”Varför” är oftast vision, ”Vad” är oftast mål, ”Vem” är oftast någon eller några i eller utanför organisationen och ”Hur” är oftast aktiviteter. Observera att misslyckade inträffar när man är för fokuserad på ”Hur” och glömmer bort resten. Det finns statistik på att ca 80% av IT-projekt misslyckas. Kan det vara för att man tänker för mycket ”hur” och ”system” och inte ”vem” det är till för, ”vad” man ska ha det till och ”varför” det ska existera?

2) Arbeta 50 min

Undersökningar visar att man är mest produktiv om man arbetar enligt repetitionen 50 min fokuserat arbete / 10 min paus. Uppmaningen är alltså att aldrig jobba tills man måste ta en paus. Genom att bryta ner arbetsdagen till ”50/10” gör att man känner sig mer fokuserad. Man kommer snart in i metoden och lär sig fokusera och stänga av mailnotiferingarna, kattvideos och att bli störd av medarbetare. Om du blir störd vid fokus kan det ta upp till 25 minuter att hitta tillbaka igen. Tänk även på att din paus inte behöver läggas på kaffe utan du kan testa armhävningar, läsa två sidor i en bok eller utföra mindfulness. Som extra bonus kan du även se till att registrerar det du gör under de 50 minuter som du fokuserar. Detta ger dig framtida referenser för tidåtgång vid liknande aktiviteter.

3) Halva presentationer

Projektpresentationer skapas oftast linjärt i tex Powerpoint. Dessa presentationer tenderar ofta att bli många sidor. Ett tips är att ”Dag 1″ jobba fram allt det du vill få med utan att tänka på antalet sidor. ”Dag 2” kortar du av, skriva om och halvera antalet sidor. Dagen innan presentationen justerar du ytterligare och försöker halvera antal sidor ännu en gång. Nu bör du ha skapat en lagom och kärnfull presentation.

4) Äggklocka och Nasa nedräkning

Vissa projektgrupper eller organisationer kan inte passa tider. När möten alltid drar ut på tiden eller det tar lång tid att avrapportera så kan du använda en vanligt äggklocka. ”Ok, när äggklockan ringer om 20 minuter måste vi ha kommit fram till ett beslut”. Detta fungerar även utmärkt i de dagliga korta mötena (tex Scrums Stand-up) som mer och mer förkommer i alla organisationer. Äggklockan skapar tempo.
Ett annat sätt att skapa tempo och fokus hos projektdeltagare är att i varje utskick av statusmail, mötesanteckning etc skriva hur lång tid det är kvar till nästa sprint, milestone, projektavslut etc.
Exempel: ”Nu är det 11 dagar kvar innan vi redovisar vårt projekt för styrgruppen”.

Projektöverlämning med scrumpresent till mottagaren

När du som projektledare lämnar över projekt till mottagaren/verksamheten/daglig drift/linjen så kan man ibland känna en oro för att ”ditt” projekt inte kommer att förvaltas enligt projektresultat, riktlinjer, tempo och/eller mål.

En del av överlämning kan därför vara att ge tips om delar i agila projektmetoder för att ge projektet fortsatt verksamhetsnytta och måluppföljning.

Dagliga möten (med inspiration från Daily Scrum eller Stand-up meeting) är en present som man kan ge mottagaren.

De dagliga mötena ska strävar efter att skapa en snabb ögonblicksbild av avdelningen/gruppens arbete och ger projektet fortlevnad och tillväxt. Som bonus skapas även strävan mot delmål, mål och effektmål.

Checklistan för dagliga möten:

Inför följande 
1. Ett daglig kort avstämningsmöte.
2. Delmål med ett tidsintervall
3. Målsträvan i dagliga aktiviteter

Mötesinnehåll:
Ett dagligt möte är ett kort ”projektmöte” med hela gruppen/avdelningen/teamet där alla presenterar en statusuppdatering över vilka aktiviteter man just nu arbetar med. Varje aktivitet ska ”försvaras” mot ett delmål. Uppdateringen blir en enkel kontroll som hjälper till att kommunicera, självorganisera, göra rätt prioriteringar, identifiera och undanröja hinder, samt ger en bild av hur alla presterar totalt och om allt går enligt plan.

Allmänt om dagliga möten

  • Sträva efter att sätta ihop en liten grupp.
  • Varje möte ska inte ta mer än 15 minuter
  • Mötena bör vara på samma tid och på samma plats varje dag, helst vid en tavla som visar aktuell status för varje aktivitet.
  • Mötena måste börja i tid.
  • Låt en person hålla i taktpinnen
  • Mötena ska hållas stående, för att uppmuntra till ett kort möte.
  • Låt en person i taget ge sin statusrapport, medan alla andra lyssnar (rapporten ska vara kort och koncis!)
  • Tillåt inga avvikelser från den fastställda agendan (se nedan). Boka ett separat möte om en rapportering drar ut på tiden.
  • Tillåt intressenter utanför gruppen att närvara vid mötet, men inte delta.
  • Varje aktivitet som presenteras ska sträva efter ett mål.

Agenda
Mötesdeltagarna statusrapporterar genom att svara på tre frågor:

  1. Vad gjorde du igår?
  2. Vad ska du göra idag?
  3. Ser du några hinder i ditt arbete?

Målsträvan

  1. Alla aktiviteter ska sträva mot gruppens tidsbestämda delmål (tex ”den 31 aug ska vi vara klara med publiceringen av alla regelverk på intranätet”)
  2. Varje delmål ska i sin tur ha ett mål (tex ”komplett verksamhetssystem på intranätetinnan den 31 dec”)
  3. Varje mål ska kopplas till ett effektmål   (tex ” effektiv informationsspridning i verksamheten”)

Varje aktivitet som presentera under det dagliga mötet bör målmotiveras. tex ”Idag ska jag skriva två texter om regelverk på vårt intranätet för att nå delmålet att blir klar med publiceringen av alla regelverk på intranätet innan den 31 aug. Detta kommer leda till ett komplett verksamhetssystem som skapar en effektiv informationsspridning i verksamheten”.
Även om exemplet verkar långt så behöver man upprepa måluppföljning varje dag annars så kommer det en dag där man genomför aktiviteter utan att veta varför. ”idag skriver jag två texter för att min chef har sagt det”… är inte ett mål.