Projektledare har oftast personliga egenskaper som innebär att främja ordning, fokus, effektivitet och produktivitet.
Belöningen och resultat uppnås i en kombinationen mellan egenskaper, verktyg och metod.
4 tips för skapa känsla av effektivitet och produktivitet:
1) Effektkartläggning
Att ge vägledning till att uppnå effekt minskar antalet misslyckanden. Med effektstyrning kartläggs den eftersträvande effekten av vad som ska göras och hur det ska utföras. Inför varje nytt projekt, system, produkt, inköp, vägval etc kan du ställa frågorna varför?, vad?, vem? och hur?
Exempel på en förenklad effektkartläggning för ett projekt: Varför?: En effektiv informationsspridning i verksamheten. Vad: Minska antalet mail, förvaltningsbar IT-lösning, framtidssäkrad lösning. Vem? Alla medarbetare, Kommunikationsavdelningen. Hur? Skapa intranet, avveckla intern postgång, kartlägg processerna.
Från det förenklade exemplet skapar man en meningen och effektkarta på varför man gör det man gör. Tex om du jobbar på kommunikation: ”Vi på kommunikationsavdelningen tillverkar ett intranet för att minska antalet mail och skapa en förvaltningsbar och framtidssäkrad lösning för informationsspridning. Verksamheten ska i och med detta uppleva fokus och effekt i arbetet som genomförs”. Användningen av effektkarta skapar mening och resultat in i minsta del av projektet.
”Varför” är oftast vision, ”Vad” är oftast mål, ”Vem” är oftast någon eller några i eller utanför organisationen och ”Hur” är oftast aktiviteter. Observera att misslyckade inträffar när man är för fokuserad på ”Hur” och glömmer bort resten. Det finns statistik på att ca 80% av IT-projekt misslyckas. Kan det vara för att man tänker för mycket ”hur” och ”system” och inte ”vem” det är till för, ”vad” man ska ha det till och ”varför” det ska existera?
2) Arbeta 50 min
Undersökningar visar att man är mest produktiv om man arbetar enligt repetitionen 50 min fokuserat arbete / 10 min paus. Uppmaningen är alltså att aldrig jobba tills man måste ta en paus. Genom att bryta ner arbetsdagen till ”50/10” gör att man känner sig mer fokuserad. Man kommer snart in i metoden och lär sig fokusera och stänga av mailnotiferingarna, kattvideos och att bli störd av medarbetare. Om du blir störd vid fokus kan det ta upp till 25 minuter att hitta tillbaka igen. Tänk även på att din paus inte behöver läggas på kaffe utan du kan testa armhävningar, läsa två sidor i en bok eller utföra mindfulness. Som extra bonus kan du även se till att registrerar det du gör under de 50 minuter som du fokuserar. Detta ger dig framtida referenser för tidåtgång vid liknande aktiviteter.
3) Halva presentationer
Projektpresentationer skapas oftast linjärt i tex Powerpoint. Dessa presentationer tenderar ofta att bli många sidor. Ett tips är att ”Dag 1″ jobba fram allt det du vill få med utan att tänka på antalet sidor. ”Dag 2” kortar du av, skriva om och halvera antalet sidor. Dagen innan presentationen justerar du ytterligare och försöker halvera antal sidor ännu en gång. Nu bör du ha skapat en lagom och kärnfull presentation.
4) Äggklocka och Nasa nedräkning
Vissa projektgrupper eller organisationer kan inte passa tider. När möten alltid drar ut på tiden eller det tar lång tid att avrapportera så kan du använda en vanligt äggklocka. ”Ok, när äggklockan ringer om 20 minuter måste vi ha kommit fram till ett beslut”. Detta fungerar även utmärkt i de dagliga korta mötena (tex Scrums Stand-up) som mer och mer förkommer i alla organisationer. Äggklockan skapar tempo.
Ett annat sätt att skapa tempo och fokus hos projektdeltagare är att i varje utskick av statusmail, mötesanteckning etc skriva hur lång tid det är kvar till nästa sprint, milestone, projektavslut etc.
Exempel: ”Nu är det 11 dagar kvar innan vi redovisar vårt projekt för styrgruppen”.