Hem » förändringsarbete

Etikett: förändringsarbete

Agilt arbetssätt och nyckeln till någotsånär bra arbete

Nu har vi under en tid pratat om att jobba agilt.  Som vi många förstod från början handlar det återigen om människor och inte arbetssätt. Det handlar om att förändra människor och rutiner. ”Människor” har annat att tänka på än arbete och måste hela tiden invigas i det nya arbetssättet. Vi ser att vi numera jobbar målinriktat i team och oftast tvärorganisatoriskt. Det ställer nya krav på hur man arbetar. Det blir viktigt att coacha, stötta och leda med iterationer, ryggdunk och förändringsledningskunskap.

Jag vill inte påstå att jag är perfekt. Ingen är perfekt och det är väl det allt handlar om. Att sträva efter 80% nytta kan räcka. Målet är hela tiden verksamhetsnytta med ett kommunicerat och uttalat positivt resultat för alla intressenter.

En lista som kan användas för att förstå utmaningarna med det agila arbetssättet och vad man bör tänka på för att lyckas med det kontinuerliga arbetet:

  • Öka kommunikationen mellan människor.
  • Se till att förstå varandras begrepp.
  • Glasklara och kommunicerade krav kopplade till nyttan.
  • Processer och rutiner för det mesta.
  • Prioritera verksamheten mot effekt.
  • Tillsätt ansvarsroller
  • Kontinuerligt förändringsarbete
  • Utvärdera och mät

Digital transformation i projekt. Sluta prata. Börja gör.

Nu har jag allt för många gånger lyssnat på förståare, analytiker och journalister som pratar som digitalisering och/eller digital transformation. Det är just prat som inte leder till något handfast. Vi vet att ledningen, organisationen, processerna och kunden skapar förändring och att vi vet att fokus ska ligga på varför och vad.
Men nu är det dax att göra förändringen. Sluta prata och börja gör. Det är i ditt projekt det startar.

Det handlar om projekt- och förändringsledning. Men hur lyckas man med digitaliseringen i vardagen när mer än 10 procent av kollegorna motarbetar den dagliga verksamheten, där cheferna inte litar på agil projektledning och där anställda glatt meddelar att ”jag kan inte data”.

Man påstår att enbart 7 procent av svenska företag har en digital strategi. Detta skapar möjligheter för att öka tempot på aktiviteter som leder till  och snabbar på företagets projekt och mål gällande digitaliseringen.

Detta är projektaktiviteter som leder till förändring inom digitaliseringen.

1) Mät kundens/brukarens/användarens förväntning

Oavsett projektdirektiv så är slutanvändningen och förväntningen av det färdiga resultatet det som oftast avgör om det blir en succé eller inte. Därför ska du lägga in mätpunkter i projektet. Den viktigaste är projektstart där en undersökning av ”baseline” för nuvarande status skapar en platå för utvecklingen. Mätning av förväntan av de som ska använda projektresultatet avgör prioritering. Jag har läst allt för många rapporter där man frågar chefer och ”tänkare” om förväntat resultat. Det är bra men att måla upp en bild om att vi ska ”sluta med papper” eller vi ska behandla ärenden ”inom 3 dagar” utan att först fråga kunden/brukaren/användaren är direkt felaktigt. Beslutsfattarnas tanke är oftast visionen. Kunden/brukaren/användaren står för verkligheten. Du står för balansen. Det är då nytta skapas.

2) Ledningen stöd och kunskap

För att få stöd för projekt inom digitaliseringen så ska ledningen vara digitalt mogna. Det är inte IT-avdelningen som driver längre. Förändringen ska komma från högsta nivå och det ska finnas en äkta drivkraft som verkligen stöttar en digital förändring. Oftast finns inte detta engagemang. Ibland kan ledningen vara en ”extern ledning” och bara jobba utåt med de frågor som de anser viktiga. Om man märker att ledningens engagemang inte matchar digitaliseringen skapar det ett utrymme för dig att agera ”digital coach”. Att skapa ledningens intresse och kunskap om ditt och andras projekt inom digitaliseringen gör arbetet enklare vid beslutspunkterna i projektplanen. Digital motivation i ledningen och styrelse kommer bli enklare i framtiden då mer digitalt mogna generationer börjar ta plats.

3) Stjäl med stolthet

Uppfinn inte hjulet igen. Ta del av det som redan andra har gjort (t.ex. att läsa detta inlägg) Läs på om förändringsledning och människor i förändring. Just människor och deras sätt att se på digitaliseringen bör undersökas, bekräfta och repeteras. Tänk på att flera yrken som folk är utbildade till inte finns längre. Det är frustrerande för många och detta påverkar självförtroendet enormt. Fokusera din projektledning på effekt, människor och ledningen så får du en bra start. Modeller och metoder hjälper dig till struktur. Att läsa på ger dig inspiration och tips om hur du ska hantera vardagen.

Det finns förstås flera tips om hur och vad du ska göra i ditt projekt för att hjälpa den globala digitaliseringen. Mycket handlar dock om aktiviteter med fokus på att förändra och effektivisera processer till en bättre digital upplevelse.

Tips på böcker:

Get digital or die trying
(ISBN: 9789188153319)

Leading digital
(ISBN: 9781625272478)

Att leda digital transformation
(ISBN: 9789175578620)

Tips på mer läsning:

Den snabba vägen till förändring. Mina erfarenheter av förändringsarbete

Ledningen har ingen kontroll på IT-projekt. Varför, varför, varför?

Den snabba vägen till förändring. Mina erfarenheter av förändringsarbete.

”Förändring är skönt.” ”Förändring är bra!”. Hur många gånger har du hört det? Kanske aldrig. Att förändra en verksamhet är alltid förknippat med utmaningar. Projekt innehåller oftast någon förändring. Man vill ta sig från ett läge till ett annat. Att samtidigt driva projekt och förändring kan vara en utmaning.

Under de senaste åren har förändring fått olika namn i våra organisationer. Det senaste ”modeordet” är digital transformation (som är samma sak som ”snabba på med det digitala annars kommer ni sist”)

Allt handlar dock om människor och deras sätt att vilja skapa förändring. Förändringsledning utvecklar organisationen, grupper och individer. Det finns många bra modeller och metoder för förändringsledning. Tex Prosci och John Kotters modeller. Under senare år har även Lean och agila metoder börjat användas inom förändringsarbete.

Om du ska bli riktigt bra på förändringsledningen kräver det många års erfarenhet. Det finns ingen quickfix och enkel modell att följa (tex rekommenderar modellerna att man ska engagera människor. Enkelt va? Det är ju bara att spreja dem med den där magiska engagemangssprayen som du har liggande i lådan)

Min erfarenhet gällande förändringsarbete:

  • Tänk på att 80% allt som är gnäll, problem, jobbigt och svårt utgörs av 20% av människorna, aktiviteterna, verktygen, projekten. Hitta de 20% och du hittar de förändringar som är viktiga att förändra och prioritera de som ger mest värde tillbaka.
  • Alla som är inblandade i förändringen ska bli en del av förändringens syfte och mål. Oftast hör man i organisationer att man sitter och väntar på ”bara vi får det där nya systemet kommer allt att ordna sig”. Det handlar om att börja med varför. Varför gör vi detta och varför ska jag bry mig? Om man får alla att se sin egen betydelse i sammanhanget samt ett engagemang runt förändringen skapar man i självstyrande enhet som vill jobba framåt med förändring.
  • Ledningen, ledningen, ledningen. Det räcker inte med att någon eller några vill skapa en förändring. Ledningen måste vara med på tåget (och förstå varför). Om inte detta sker så kan frivilliga och hjältar i organisationen otacksamt jobba på med förändringen tills de bränner ut sig (brukar ta 6 månader)
  • Att tolka och beskriva en förväntan på vad som ska förändras handlar om vilken effekt var och en ser ska inträffa. Alla har en bild. Ledningens bild är viktigast. När man har en tydligt bild och känsla för vad man vill är vägen dit flexibel. Förstå vad som ska göras. En kunds önskemål, krav och förväntan brukar vara en bra inspirationskälla till bilden på förändringen.
  • Begränsa vad som ska göras. Alla beskrivna effekter är säkert bra men vilka är viktigast. Effekter ska ställas till mot prioriterade nyttor, visioner och magkänsla. Det är då man verkligen gör det man tror på. Det kanske inte alltid är rätt men man har gjort en prioritering.
  • Kommunikation av förväntat resultat av förändringen bör ske tidigt och kontinuerligt under hela förändringsarbetet. Min erfarenheten är att liknelser i kommunikationen fungerar bäst. Att skapa paralleller till sporten eller militärens värld brukar fungera. Att tex beskriva förändringen med att spela på samma plan med spelare, lag, läktare, coach och bollar etc brukar fungera för mig när jag beskriver i liknelser vad förändringen går ut på.
  • Mät innan förändringen startat. Mät efter att förändringen är genomförd. Mät mitt under förändringen. Genom att mäta tex resultat och/eller attityd kan man hela tiden följa hur arbetet går med förändringen. Man får då även möjligheten att agera och justera arbetet under resan. För att nå bästa resultat använder man samma mätning/frågor under hela perioden.
  • Även om man har en klar blid av förändringen så bör man skapa en pilot innan hela förändringsarbetet startar. Börja tex med ett projekt som är greppbart i storlek och ger tillräckligt med nytta för att visa resultat. Det är under piloten man känner på hur organisationen klarar av en förändringen.
  • Förändring kräver förvaltning. ”Vad händer dag 2, efter att vi har släppt bomberna?” frågade Barack Obama sina militärer före en aktion. Se till att under resan skapa en framtida möjlig förvaltning för förändringen. Det kan handla om tex organisation, resurser eller verktyg. Förändring ska sträva efter ett förvaltningsbart införande.
  • Sätt upp ett mål när förändringen har nått nytta. Det kan vara i siffror eller i attityd/känslor. Även om förändringen nu ska vara ett ”normaltillstånd” i organisationen (som vid digital transformation) är det viktigt att sätta upp milstolpar som visar på en förändringsstatus.

Förändringsledningen är erfarenhet. Det finns modeller och metoder som stöttar men det pågår hela tiden en förändring hur människor tar emot ett förändring. Nya generationer och den digitala utvecklingen är några exempel på hur förändringsarbetet har förändrats de senaste åren.

Relaterat material

Effektiv metod ger framgång i IT-projekt och får verksamheten att älska IT igen

Effektiv projektstart – använd barnet i dig 

Boken: Leading Digital: Turning Technology into Business Transformation digital