När du som projektledare lämnar över projekt till mottagaren/verksamheten/daglig drift/linjen så kan man ibland känna en oro för att ”ditt” projekt inte kommer att förvaltas enligt projektresultat, riktlinjer, tempo och/eller mål.
En del av överlämning kan därför vara att ge tips om delar i agila projektmetoder för att ge projektet fortsatt verksamhetsnytta och måluppföljning.
Dagliga möten (med inspiration från Daily Scrum eller Stand-up meeting) är en present som man kan ge mottagaren.
De dagliga mötena ska strävar efter att skapa en snabb ögonblicksbild av avdelningen/gruppens arbete och ger projektet fortlevnad och tillväxt. Som bonus skapas även strävan mot delmål, mål och effektmål.
Checklistan för dagliga möten:
Inför följande
1. Ett daglig kort avstämningsmöte.
2. Delmål med ett tidsintervall
3. Målsträvan i dagliga aktiviteter
Mötesinnehåll:
Ett dagligt möte är ett kort ”projektmöte” med hela gruppen/avdelningen/teamet där alla presenterar en statusuppdatering över vilka aktiviteter man just nu arbetar med. Varje aktivitet ska ”försvaras” mot ett delmål. Uppdateringen blir en enkel kontroll som hjälper till att kommunicera, självorganisera, göra rätt prioriteringar, identifiera och undanröja hinder, samt ger en bild av hur alla presterar totalt och om allt går enligt plan.
Allmänt om dagliga möten
- Sträva efter att sätta ihop en liten grupp.
- Varje möte ska inte ta mer än 15 minuter
- Mötena bör vara på samma tid och på samma plats varje dag, helst vid en tavla som visar aktuell status för varje aktivitet.
- Mötena måste börja i tid.
- Låt en person hålla i taktpinnen
- Mötena ska hållas stående, för att uppmuntra till ett kort möte.
- Låt en person i taget ge sin statusrapport, medan alla andra lyssnar (rapporten ska vara kort och koncis!)
- Tillåt inga avvikelser från den fastställda agendan (se nedan). Boka ett separat möte om en rapportering drar ut på tiden.
- Tillåt intressenter utanför gruppen att närvara vid mötet, men inte delta.
- Varje aktivitet som presenteras ska sträva efter ett mål.
Agenda
Mötesdeltagarna statusrapporterar genom att svara på tre frågor:
- Vad gjorde du igår?
- Vad ska du göra idag?
- Ser du några hinder i ditt arbete?
Målsträvan
- Alla aktiviteter ska sträva mot gruppens tidsbestämda delmål (tex ”den 31 aug ska vi vara klara med publiceringen av alla regelverk på intranätet”)
- Varje delmål ska i sin tur ha ett mål (tex ”komplett verksamhetssystem på intranätetinnan den 31 dec”)
- Varje mål ska kopplas till ett effektmål (tex ” effektiv informationsspridning i verksamheten”)
Varje aktivitet som presentera under det dagliga mötet bör målmotiveras. tex ”Idag ska jag skriva två texter om regelverk på vårt intranätet för att nå delmålet att blir klar med publiceringen av alla regelverk på intranätet innan den 31 aug. Detta kommer leda till ett komplett verksamhetssystem som skapar en effektiv informationsspridning i verksamheten”.
Även om exemplet verkar långt så behöver man upprepa måluppföljning varje dag annars så kommer det en dag där man genomför aktiviteter utan att veta varför. ”idag skriver jag två texter för att min chef har sagt det”… är inte ett mål.