Hem » Arkiv för juni 2016

Månad: juni 2016

Värdet av prototyper ger projekt framdrift. Tre-steg-tips.

Vid kravarbete bestäms projektets viktigaste mål. Det är här man hittar nyttor och effekter som ger mottagaren av projektet ett värde. Oberoende av projekt är det alltid bra att skapa skisser, bilder och visualisera vad kraven innebär. Vi människor tänker annorlunda. Några tar in saker genom skrift och andra verbalt. Min erfarenhet är dock att vi alla samlas runt visualisering. Detta blir därför projektledarens främsta vapen i kravarbetet.

Ett kravarbete kan ske på många olika sätt. För en snabb start fungerar workshop med post-it-övningar. Här kan man samla in verksamhetskrav under en relativt kort tid. I mindre grupper få man bästa resultatet. Alla post-it-lappar ska kategoriseras och rubriksättas. Efter detta början man se en bild framför sig. Nu är det ett bra tillfälle att starta prototyp-arbetet.

Prototyp i tre steg

1 Enkelhet
Hela poängen med en prototyp är att få en reaktion från kravställarna. En reaktion som lockar fram värde som ger effekt. Därför får första prototypen inte vara ”för bra”. Om man tex ska göra en webbsida så är min erfarenhet att man får bra reaktioner när man ritar förhand. Spelar ingen roll om du inte kan rita. Det viktiga är att skissen samlar ihop det som man hittills har kommit fram till. ”Vad ska finnas till höger”, ”Vad ska finnas till vänster” etc. Inga färger, ingen design och många ursäkter om att det inte är en ”färdig skiss”. Ju mer minimalistisk prototypen är desto bättre eftersom fokus då kommer att landa i nyttan inte detaljerna.

2 Interaktiv
Nu får man in reaktioner och man börjar se vad som är viktigast för mottagarna. De har fått delta i arbetet vilket gör att de känner att någon lyssnar på dem. Att känna delaktighet är viktigt för förankringen av projektet. Här finns nu möjligheten att skapa en liten bättre prototyp där ”känslan” av en färdig lösning nu börjar ta form. Om det är en webbsida det handlar om skulle det innebär att man ritar upp den i ett skissprogram (tex wireframe/mockups i programmet Balsamiq) och gör den mer levande genom att skapa interaktiva delar (tex klick på en knapp leder till en ny skiss etc). Försök att vara så minimalistisk som möjligt för att fokusera på nyttan.

bild1

3 Design
När man känner att alla krav och värden är insamlade kan man nu skapa en prototyp som ligger i linje med vad projektet har kommit fram till är lösningen. Det kan handla om en teknisk lösning eller att färgsätta den interaktiva prototypen. Nu kan förankring av lösning/prototypen börja.

Förankring och vikten av stöd från beslutsfattare

När prototypen ska testas och förankras är det viktigt att beslutsfattare får säga sitt. Tidigt i processer skapas en referensgrupp med intressenter där beslutsfattare har en viktig roll. Det gör att man enklare kan få gehör för prototyp och lösning. Referensgruppen bör bestå av några få men viktiga personer. Se till att någon eldsjäl finns med. Dessa eldsjälar brukar få fart på arbetet med prototypen och minska ledtider.

Slutkommentar

Prototyper skapar inspiration till verksamheten. Det kan ibland innebära att man vill göra större förändringar. Försök att bromsa och så mycket som möjligt begränsa målen till de effekter som finns i projektet. Större förändringar bör behandlas i ett separat projekt.

Självklart kan man skapa prototyper på många sätt. Ovan nämnda exempel fungerar bra i verksamheter med många personer inblandade och där förankringsprocessen är längre. Anpassa ditt kravställande och skapa din visualisering.

Påminnelser får teamet att prestera mer.

Jag tror att du som jag vill ha ordning. Varför är inte alla som oss? En naiv fråga som man allt för ofta vill fråga sig själv när man styr och påverkar projektmedlemmar. Alla projektmetoder lär oss att kommunikation är viktigt i projekt. Metoder lär oss också att mål och effekt måste vara glasklara. Men hur gör man i det dagliga arbetet för att upprätthålla kommunikation, målsträvan och effekt.

Metod för påminnelser

För att hålla tempo och fokus kan påminnelser och inlärning vara bra. Självklart kan man argumentera emot påminnelser då dessa inte ska behövas. Motivation, behov och mål ska skapa ”självstyre” och därför ska påminnelser vara överflödiga. Men ibland kan påminnelser få dig och ditt team att prestera mer. Inom t.ex. språkinlärning finns flera teorier gällande intervaller för påminnelsetillfället (se bl.a metoden Supermemo)

Det handlar om att bryta den fallande skalan för glömska genom att påminna vid rätt tillfälle. Det går snabbt att glömma. Redan efter tio dagar har man glömt 50% av vad man t.ex. läste eller hörde.

Metod med fyra tillfällen för påminnelse:

Påminnelse 1: efter 1 dag
Påminnelse 2: efter 10 dagar
Påminnelse 3: efter 30 dagar
Påminnelse 4: efter 60 dagar

Just det två första påminnelserna har visat sig var mycket effektiva. Tex: Om man ”dag 0” bjuder in till möte ska man redan dagen efter skicka ut en påminnelse och sedan efter tio dagar. Inbjudan har då ”minnesgraden” 90% hos mottagaren vid båda tillfällena. Man har uppnått ”Top of mind” (för att låna ett uttryck inom marknadsföring).

Alternativ skala baserat på annat än dagar kan användas beroende vikt/prio på det som påminnelsen handlar om. Det första och andra intervallen sker tidigt och en i mitten och det fjärde vid slutet.

Metoden kan med framgång användas vid inbjudan, uppföljningar, mötesförslag, feedback etc. Tänk även på att denna metod kan användas för inlärning t.ex. för att repetera ett kursinnehåll, ett nytt ämne eller påminna dig själv om projektmålet.

Tips och idéer om påminnelser

Att påminna har inget egenvärde i projekt. Du vet om att det finns med i ett större sammanhang. Dock finns tips om påminnelser som gör att du kan upphöra med standardpåminnelsen ”Hur går det?”.

Dagliga möte
Inom agila projektmetoder används korta dagliga möten för att skapa påminnelse om fokus. I det dagliga mötet, som fungerar bäst i små grupper, svarar varje person på vad man gjorde igår, vad man ska göra idag och om det finns några hinder som gör att man inte under dagen kan utföra det man ska göra.

Varför och vad
Dina tillfällen av påminnelser bör innehålla svar på frågan ”varför?” och ”vad?”. Att t. ex. inleda presentationer och mötet med att förklara projektets ”varför” gör att man skapar relevans för de som är inblandade i projektet. Att sväva ut och se för mycket detaljer på ”hur” skapar okontrollerade projekt. Därför bör man införa målsträvan genom påminnelser om varför vi gör det vi gör samt vad som genomförs. ”Hur” löser sig alltid om man har kontroll på ”varför” och ”vad”.
Exempel:
”Varför:” Effektivt dialog och handel med våra privatkunder som leder till att nya intäktsströmmar skapas.
”Vad:” Ett system som är internetbaserat, säkert och snabbt. Kostnadseffektivt och utbyggbart.
”Hur:” Programmering sker i verktyg x. Vi använder metod y. Vi har tidplan z.

E-post
Projektstyrning via e-post kräver ibland kreativitet i sätten att påminna.

* Nasa-nedräkning
Längs ner i varje utskick av status, mötesanteckning etc skriver man hur lång tid det är kvar till nästa milstolpe, projektavslut etc. Exempel: ”Nu är det 48 dagar kvar innan vi redovisar vårt projekt för styrgruppen”
* Kan du onsdag?
När du påminner om t. ex. en mötestid lämna två alternativ men det är uppenbart för dig vilket alternativ som kommer att gälla. ”Ska vi ta mötet på onsdag eller kan du redan i eftermiddag?” (det är många som svarar onsdag på den frågan)
* Ja/Nej i Outlook
Om du använder Outlook som e-postprogram kan du i meddelandet, under menyalternativet ”Alternativ”, skapa en ”Ja/Nej”-knapp. Det innebär att mottagaren, utan att skriva, enbart behöva klicka på ja eller nej på en fråga som ställs.

Människor

* Projekt består av olika personligheter som påverkas på olika sätt av påminnelser. Skapa förståelse för personligheter genom DISC-analysen och/eller Thomas PPA. Det gäller att visualisera och tänk sig in åhörarens person och förväntningar. Det är först då sändaren hitta rätt mottagare.
* Att hålla tyst kan ibland vara ett effektivt medel för påminnelse. Det tar olika lång tid för olika personer att se vad och när saker bör göras. Ibland självläker det som du ansåg vara ett problem som krävde påminnelse.
* Påminnelser kan anses vara negativa för många. Att samtidigt ge feedback och uppskattning kan förhöja effekten av påminnelsen. Det finns undersökningar som säger att hälften av medarbetarna vill få feedback varje vecka. (Varför inte använda metoden för att påminna dig själv att ge feedback till medarbetarna)
* ”Är det något mer som du behöver för att slutföra…..” är min favoritmening när det gäller påminnelser.

Påminn inte för mycket. Påverka på rätt sätt och med rätta medel.

Lycka till.

Projektledaren gör appar. Introduktion till Powerapps.

I och med verktyget Powerapps öppnar Microsoft upp möjligheten för oss projektledare att påverka och bygga kraftfulla projektrelaterade små appar för listor, uppföljning, rapporter etc.

Här får du en inblick i Powerapps med en användbar lösning som exempel.

Tanken med Microsofts Power-verktygen (Powerapps och PowerBI) är att snabbt komma igång med att skapa ett flöde och/eller visuell lösningen som tidigare har tagit lång tid och krävde programmerare. En möjlighet finns nu att skapa skrivbord- och mobilalösningar från sådant som du redan har i form av excelark, sharepointlistor, sql-tabeller, salesforcerapporter etc. En varning dock. Tänk på att detta inte är en ”quick fix” för en lösningen. Lösningen och idé kräver fortfarande ett mål och förväntad nytta både när det gäller resultat nu och i framtiden. Tänk även på att alla lösningar måste förvaltas av någon. Om du förstår detta kan du läsa vidare.

Powerapps är ett verktyg där du kan skapa en universal app för främst mobila plattformar. Det finns bra stöd för Windows Mobile, Android och IOS (iPhone). Man skapar ett visuellt skal i Powerapps designer där man ansluter sig till datakällor för att skapa en användbar applikation. Detta skal körs sedan i Poweapps-appen som finns för nämnda plattformar. Du skapar alltså inte en helt egen app.. men nästan.

Powerapps innehåller komponenter för skapa integrationer mot tex Sharepoint och Excel. Man har också möjligheten att använda mallar för snabbt kunna skapa en snygg app med lämpliga komponenter för ändamålet. Det är bra om du har en företagsversion av Office 365 innan du drar igång.

Så här gör du en app i Powerapps.

Scenario:
Du ansvarar för ett litet team som ska inventera ”saker” ute i verksamheten. Verksamheten finns på flera orter och är oftast mobil. Utmaningen blir att skapa ett verktyg som är tillräckligt enkelt för verksamheten att använda samtidigt som det ger teamet en sammanställning som är användbar för vidare bearbetning. Man bestämmer sig för att göra en app till organisationen och skicka ut den till samtliga berörda i organisationen. Projektgruppen vill även gärna använda Sharepoint eftersom man använder det för projektdokumentation.

1) En lista med objekt finns i Sharepoint

1

2) Med hjälp av Powerapp-programmet så skapar man en ny app och väljer SharePoint Online / Phone layout

2

3) Välj att ansluta till Sharepoint och välj aktuell lista. Klicka på Connect

3

4) En Powerapp skapas. Tre ”skärmar” har skapats tillsammans med vald datakälla.

4

5) Om du vill ändra ordningen på fälten klickar du på aktuellt fält och anger ett annat fält från datakällan (extrakurs: för att datumformatera ett datumfält kan du använda DateTimeValue enligt nedan)

5

6) Klicka på ”play” längs upp i högra hörnet för att se det färdiga resultatet

6

6162

Spara appen och dela med den till din organisation (Office 365-användare)

Appen körs i valfri telefon genom att först ladda ner Powerapps-appen från aktuellt app-butik beroende på plattform

Logga in med ditt Office 365 konto i Powerapps och du har nu tillgång till att köra den färdiga appen.

Slutkommentar:
Exemplet ovan baseras på Sharepoint-listor som är en stabil lösning. Det går att använda Excel-filer men det är inget som rekommenderas då mer fel och problem kan uppstå. Exempel ovan belyser även någon som man kan göra direkt från Sharepoint utan att blanda in Powerapps. Dock så är Powerapps kraftfullare om man även vill lägga till egna delar som grafiska element eller flera datakällor.

Tänk på att det går att göra mycket ganska snabbt i Power-verktygen. Det kan räcka ibland. Dock så är min erfarenhet att man börjar bygga vidare på en idé som till slut möter en vägg där man inte kan göra mer. Det är då man önskar att man tänkte till innan. Om du vet med dig att detta kan leda till något större så tänk efter före och ta gärna hjälp från någon som är mer kunnig på system än du.