Hem » digital transformation

Etikett: digital transformation

Digital transformation och pandemin

från podcasten Jaani – digital kunskap

Skapar pandemin en snabbare förändring? Essy Dahlin 🚀 från podden Effekten -podcast om digitalisering. Snart i avsnittet om pandemins påverkan på digitaliseringen. Försmak här.
Lägg till en prenumeration av Effekten på Spotify eller valfri podcastkatalog. Sök Effekten.
#digitalisering #digitaltransformation

https://open.spotify.com/episode/6Cz3g1NLMkYOLJzxYWLnkp

Smart stad. Smart kommun. Smarta medborgare?

Lyssna/podd:

Att skapa värde för medborgarna. Det är det som är målet för den smarta staden. Investeringar som skapar nytta skapar glada medborgare. Vad och hur man satser på kan vara olika. Vad skapar ett värde?

McKinsey Global Institute har kommit med en rapport som visar områden där man kan skapa värde.

  • Säkerhet
  • Tid
  • Hälsa/Sjukvård
  • Miljö
  • Samhörighet
  • Jobb
  • Levnadskostnad

Läs hela rapporten
https://www.mckinsey.com/industries/capital-projects-and-infrastructure/our-insights/smart-cities-digital-solutions-for-a-more-livable-future

EU:s mål och värderingar
https://europa.eu/european-union/about-eu/eu-in-brief_sv

Jonas Jaani

Så här jobbar jag som projektledare, utredare, teamledare, scrummaster, agil coach…

Du och jag är projektledare, utredare, teamledare, scrum master, agil coach eller nåt liknande… Namn på rollen projektledare förändras oftast över tid och uppdrag. Vardagen är dock densamma. Vi är de som är smörjoljan i ett projekt.

Bortom alla metoder så gör vi saker som får oss att lyckas med det vi gör. När man jobbar med likasinnade projektledare lånar man gärna små saker av varandra. Små saker som kan göra jobbet enklare. Jag tänkte bjuda på min vardag. Kanske finns det något du kan låna av mig som ger dig ett värde i din vardag.

Min vardag kan låta klämkäckt hurtig. Se igenom det och plocka de tips som gynnar dig.

MORGON

Vaknar gärna lite tidigare. Hinner med morgonbestyren och får lite tid över för att reflektera över dagen som jag har framför mig. Oftast börjar jag med mindfulness för att skapa ett lugn för att kunna presentera. Att känna till sig själv och se sig själv från ett helikopterperspektiv skapar självinsikt.

Morgonen fortsätter sedan med att få inspiration. Att läsa något som ger inblick i någon annan bransch, metod eller problemlösning gör att man kan få andra ögon för de aktiviteter som man själv försöker att slutföra.

Under restiden till jobbet visualiserar jag dagen för att organisera upp och prioritera möten, egen arbetstid samt vad som är viktigast att slutföra innan dagen är slut. Som konsult kan restiden variera vilket innebär att man får justera vad man gör under resan. Oftast tycker jag om att studera eller få inspiration från podcast eller böcker. För att få inspiration, överblick och bredd använder jag oftast material som summerar ett ämne eller en bok.

FÖRMIDDAG

Väl på jobbet/uppdraget så är det viktigt för mig att först träffa projektgrupperna eller teamen. Oftast jobbar jag inom någon agil metod som tex Scrum. Efter flera år i vattenfallsprojekt tycker jag att agilt är ett klart steg framåt i produktivitet och bättre leveranser. Tycker att varje morgon ger framdrift när man tillsammans i grupp kort stämmer av dagen. Varje projektmedlem ger korta svar på frågorna ”vad som hände igår”, ”vad händer idag” och ”finns det några hinder”. Mötet får inte vara längre än 10 min och med ett team på en handfull personer. Tänk på att metoden även fungerar för grupper som inte nödvändigtvis jobbar med IT-utvecklingsprojekt.

Nu har jag en klar bild över dagen. Jag antecknar (på papper!) och kompletterar min att göra-lista. Jag uppskattar varje aktivitet i antalet 25 minutersintervaller (enligt Pomodoro metoden). Alla aktiviteter är indelande i små hanterbara intervaller på ca 25 min. Efter varje intervall försöker jag att röra på mig, hämta kaffe eller prata med kollegor för att sedan återvända till nästa fokusintervall.

Till varje möte under dagen ska det finnas mål och ett varför. Jag undviker möten som bara har en rubrik. Under mötet sker mina anteckningar på papper eller på whiteboard. Eftersom whiteboardpennor i mötesrum aldrig fungerar så har jag med mig egna pennor. Tar oftast en bild för att dokumentera whiteboardtavlan.

Effektiva möten är de som: har korta och koncisa presentationer, man bli överens om att man (eventuellt) är oense, inte har parallella diskussioner, alla är delaktiga i och angriper idéer inte människor.

EFTERMIDDAG

Till eftermiddag har oftast teamet kommit vidare med aktiviteterna som bestämdes under morgonen. Feedback och återkoppling till vad som är gjort och varför vi gör det. Skapa god stämning i feedbacken genom att vara ärlig på riktigt! Att lita på teamet och den agila metoden gör att teamet själva löser aktiviteterna utan inblandning av mig. Att skapa självstyrande team gör ledarskapet till en coachade roll.

Effektstyrning har varit med i min verktygslåda under en tid. Min fokus, leverans av värde och prioriteringar har förbättras. Vid varje problem, krav och aktivitet fråga jag mig själv VAD detta handlar om och VARFÖR det uppstår och VEM som man gör detta för. Att skaffa sig kunskap om VARFÖR, VAD och VEM gör att HUR blir enklare att definiera för dig själv, teamet och organisationen.

I slutet av dagen skriver jag ner de tre viktigaste sakerna inför morgondagen.

KVÄLLEN

På väg hem så stänger jag dagen genom sätta ”betyg” på dagen och min prestation. Detta är ett bra sätt att senare gå tillbaka i dokumentationen för en bekräftelse på vilka dagar som funkar bäst och de som är mindre bra. Det leder till självinsikt och prioriteringar för framtiden.

TIPS

Jag har tre digitala inkorgar: arbetets mail (Outlook), privata mail (Gmail) och Att göra-listan (Evernote). Jag ser till att alla mail som någon har skickat som kopia till mig filtreras bort till en ”kopia-Inkorg”. Mail som inte skickats direkt till mig kan vänta. En dag i veckan har jag ett möte med mig själv där jag planerar min veckas Att-göra-lista. Jag lägger dessa i ”Sprint” vilket betyder att det är saker som slutföras nästföljande vecka. Under veckan värderar jag inkorgarna och ser om det är något nytt som ska flyttas in i ”Sprint”. Från denna lista genomför jag sedan uppgifterna och jag sätter en etikett med aktuellt ämne. Vid arkivering blir sedan uppgiften sökbar som referensmaterial.

Jag använder ofta dessa appar:

  • Mindfullness appen
  • Blinkist – används för inspiration och kunskap. Sammanfattar böcker på 15 min
  • Office Lens – för fotografering whiteboard och papper för lagring digitalt.
  • Pocket – prenumeration av nyheter och bloggar
  • Evernote – digital arkivering av anteckningar, whiteboard, foto och webbklipp
  • LinkedIn – mitt nätverk och omvärldsbevakning
  • Podcaster – poddar inom näringsliv

JONAS JAANI

Jonas Jaani är konsult på Sogeti. Jobbar med förändringsledning, projekt och IT inom stora och medelstora organisationer i offentlig och privat sektor. Mer tips finns på www.jonasjaani.se och via podcasten om digitaliseringen: Effekten www.effekten.se

 

 

Metod Pomodoro

se även Tre saker – en produktivitetsmall

min Evernote

 

min startskärm på iPhone

 

Digital transformation i projekt. Sluta prata. Börja gör.

Nu har jag allt för många gånger lyssnat på förståare, analytiker och journalister som pratar som digitalisering och/eller digital transformation. Det är just prat som inte leder till något handfast. Vi vet att ledningen, organisationen, processerna och kunden skapar förändring och att vi vet att fokus ska ligga på varför och vad.
Men nu är det dax att göra förändringen. Sluta prata och börja gör. Det är i ditt projekt det startar.

Det handlar om projekt- och förändringsledning. Men hur lyckas man med digitaliseringen i vardagen när mer än 10 procent av kollegorna motarbetar den dagliga verksamheten, där cheferna inte litar på agil projektledning och där anställda glatt meddelar att ”jag kan inte data”.

Man påstår att enbart 7 procent av svenska företag har en digital strategi. Detta skapar möjligheter för att öka tempot på aktiviteter som leder till  och snabbar på företagets projekt och mål gällande digitaliseringen.

Detta är projektaktiviteter som leder till förändring inom digitaliseringen.

1) Mät kundens/brukarens/användarens förväntning

Oavsett projektdirektiv så är slutanvändningen och förväntningen av det färdiga resultatet det som oftast avgör om det blir en succé eller inte. Därför ska du lägga in mätpunkter i projektet. Den viktigaste är projektstart där en undersökning av ”baseline” för nuvarande status skapar en platå för utvecklingen. Mätning av förväntan av de som ska använda projektresultatet avgör prioritering. Jag har läst allt för många rapporter där man frågar chefer och ”tänkare” om förväntat resultat. Det är bra men att måla upp en bild om att vi ska ”sluta med papper” eller vi ska behandla ärenden ”inom 3 dagar” utan att först fråga kunden/brukaren/användaren är direkt felaktigt. Beslutsfattarnas tanke är oftast visionen. Kunden/brukaren/användaren står för verkligheten. Du står för balansen. Det är då nytta skapas.

2) Ledningen stöd och kunskap

För att få stöd för projekt inom digitaliseringen så ska ledningen vara digitalt mogna. Det är inte IT-avdelningen som driver längre. Förändringen ska komma från högsta nivå och det ska finnas en äkta drivkraft som verkligen stöttar en digital förändring. Oftast finns inte detta engagemang. Ibland kan ledningen vara en ”extern ledning” och bara jobba utåt med de frågor som de anser viktiga. Om man märker att ledningens engagemang inte matchar digitaliseringen skapar det ett utrymme för dig att agera ”digital coach”. Att skapa ledningens intresse och kunskap om ditt och andras projekt inom digitaliseringen gör arbetet enklare vid beslutspunkterna i projektplanen. Digital motivation i ledningen och styrelse kommer bli enklare i framtiden då mer digitalt mogna generationer börjar ta plats.

3) Stjäl med stolthet

Uppfinn inte hjulet igen. Ta del av det som redan andra har gjort (t.ex. att läsa detta inlägg) Läs på om förändringsledning och människor i förändring. Just människor och deras sätt att se på digitaliseringen bör undersökas, bekräfta och repeteras. Tänk på att flera yrken som folk är utbildade till inte finns längre. Det är frustrerande för många och detta påverkar självförtroendet enormt. Fokusera din projektledning på effekt, människor och ledningen så får du en bra start. Modeller och metoder hjälper dig till struktur. Att läsa på ger dig inspiration och tips om hur du ska hantera vardagen.

Det finns förstås flera tips om hur och vad du ska göra i ditt projekt för att hjälpa den globala digitaliseringen. Mycket handlar dock om aktiviteter med fokus på att förändra och effektivisera processer till en bättre digital upplevelse.

Tips på böcker:

Get digital or die trying
(ISBN: 9789188153319)

Leading digital
(ISBN: 9781625272478)

Att leda digital transformation
(ISBN: 9789175578620)

Tips på mer läsning:

Den snabba vägen till förändring. Mina erfarenheter av förändringsarbete

Ledningen har ingen kontroll på IT-projekt. Varför, varför, varför?

Den snabba vägen till förändring. Mina erfarenheter av förändringsarbete.

”Förändring är skönt.” ”Förändring är bra!”. Hur många gånger har du hört det? Kanske aldrig. Att förändra en verksamhet är alltid förknippat med utmaningar. Projekt innehåller oftast någon förändring. Man vill ta sig från ett läge till ett annat. Att samtidigt driva projekt och förändring kan vara en utmaning.

Under de senaste åren har förändring fått olika namn i våra organisationer. Det senaste ”modeordet” är digital transformation (som är samma sak som ”snabba på med det digitala annars kommer ni sist”)

Allt handlar dock om människor och deras sätt att vilja skapa förändring. Förändringsledning utvecklar organisationen, grupper och individer. Det finns många bra modeller och metoder för förändringsledning. Tex Prosci och John Kotters modeller. Under senare år har även Lean och agila metoder börjat användas inom förändringsarbete.

Om du ska bli riktigt bra på förändringsledningen kräver det många års erfarenhet. Det finns ingen quickfix och enkel modell att följa (tex rekommenderar modellerna att man ska engagera människor. Enkelt va? Det är ju bara att spreja dem med den där magiska engagemangssprayen som du har liggande i lådan)

Min erfarenhet gällande förändringsarbete:

  • Tänk på att 80% allt som är gnäll, problem, jobbigt och svårt utgörs av 20% av människorna, aktiviteterna, verktygen, projekten. Hitta de 20% och du hittar de förändringar som är viktiga att förändra och som ger mest värde tillbaka.
  • Alla som är inblandade i förändringen ska bli en del av förändringens syfte och mål. Oftast hör man i organisationer att man sitter och väntar på ”bara vi får det där nya systemet kommer allt att ordna sig”. Det handlar om att börja med varför. Varför gör vi detta och varför ska jag bry mig? Om man får alla att se sin egen betydelse i sammanhanget samt ett engagemang runt förändringen skapar man i självstyrande enhet som vill jobba framåt med förändring.
  • Ledningen, ledningen, ledningen. Det räcker inte med att någon eller några vill skapa en förändring. Ledningen måste vara med på tåget (och förstå varför). Om inte detta sker så kan frivilliga och hjältar i organisationen otacksamt jobba på med förändringen tills de bränner ut sig (brukar ta 6 månader)
  • Att tolka och beskriva en förväntan på vad som ska förändras handlar om vilken effekt var och en ser ska inträffa. Alla har en bild. Ledningens bild är viktigast. När man har en tydligt bild och känsla för vad man vill är vägen dit flexibel. Förstå vad som ska göras. En kunds önskemål, krav och förväntan brukar vara en bra inspirationskälla till bilden på förändringen.
  • Begränsa vad som ska göras. Alla beskrivna effekter är säkert bra men vilka är viktigast. Effekter ska ställas till mot prioriterade nyttor, visioner och magkänsla. Det är då man verkligen gör det man tror på. Det kanske inte alltid är rätt men man har gjort en prioritering.
  • Kommunikation av förväntat resultat av förändringen bör ske tidigt och kontinuerligt under hela förändringsarbetet. Min erfarenheten är att liknelser i kommunikationen fungerar bäst. Att skapa paralleller till sporten eller militärens värld brukar fungera. Att tex beskriva förändringen med att spela på samma plan med spelare, lag, läktare, coach och bollar etc brukar fungera för mig när jag beskriver i liknelser vad förändringen går ut på.
  • Mät innan förändringen startat. Mät efter att förändringen är genomförd. Mät mitt under förändringen. Genom att mäta tex resultat och/eller attityd kan man hela tiden följa hur arbetet går med förändringen. Man får då även möjligheten att agera och justera arbetet under resan. För att nå bästa resultat använder man samma mätning/frågor under hela perioden.
  • Även om man har en klar blid av förändringen så bör man skapa en pilot innan hela förändringsarbetet startar. Börja tex med ett projekt som är greppbart i storlek och ger tillräckligt med nytta för att visa resultat. Det är under piloten man känner på hur organisationen klarar av en förändringen.
  • Förändring kräver förvaltning. ”Vad händer dag 2, efter att vi har släppt bomberna?” frågar Barack Obama sina militärer före en aktion. Se till att under resan skapa en framtida möjlig förvaltning för förändringen. Det kan handla om tex organisation, resurser eller verktyg. Förändring ska sträva efter ett förvaltningsbart införande.
  • Sätt upp ett mål när förändringen har nått nytta. Det kan vara i siffror eller i attityd/känslor. Även om förändringen nu ska vara ett ”normaltillstånd” i organisationen (som vid digital transformation) är det viktigt att sätta upp milstolpar som visar på en förändringsstatus.

Förändringsledningen är erfarenhet. Det finns modeller och metoder som stöttar men det pågår hela tiden en förändring hur människor tar emot ett förändring. Nya generationer och den digitala utvecklingen är några exempel på hur förändringsarbetet har förändrats de senaste åren.

Relaterade inlägg

Effektiv metod ger framgång i IT-projekt och får verksamheten att älska IT igen

Effektiv projektstart – använd barnet i dig 

Ledningen har ingen kontroll på IT-projekt. Varför?

Jo, det kanske de har men hur är det med engagemanget och kunskap om dessa? IT-projekt påverkar hela verksamheten ännu mer än tidigare. Jag hoppas att jag har fel men jag upplever inte att ledningen i många organisationer kan och vill förstå hur stor påverkan ett eller flera IT-projekt har på verksamheten.

Jo, jag förstår att IT inte är det ledningen ska hålla på med. Jo, jag förstår att ledningen ska leda personal och syftet med organisationen. Men vänta nu. Leda syfte och personal kräver verktyg, maskiner, kunskap, strategier, idéer, innovation och motivation. Det är just när allt är i harmoni och genomtänkt som organisationen blir lyckosam.

Vad är felet? Det pågår för mycket IT-projekt utan ledningens styrning. Det blir projekt på projekt. Det har under flera år pågått ett lopp för att hinna först i digitaliseringen så att man har glömt bort vanlig förändringsledning och projektstyrning. Organisationer försöker rädda situationen med att tillsätter grupper (ett projekt?) som ska styra projekten rätt. Och om vi är riktigt duktiga så har vi samlat en lista på alla projekt vi har i organisationen. Listan är i prioritetsordningen efter en prioritet som någon (jag brukar säga ”amöban”) har bestämt är rätt.

Det blir många fel på en gång. Många projekt. Alla projekt är prioriterade. Gärna projekt inom någon ny ”ball” teknik som en leverantör har bestämt är framtiden. Ledningen fattar inte vad som är problemet. Varför kan vi aldrig bli klara med våra IT-projekt? Det är väl bara att göra. Mina barn kan ju göra det där på sina iPads!

Är det verkligen så här illa? Nej säkert inte. IT-projekt har tidigare utgått mycket från verktyg eller system där man har haft en relation med en process eller avdelning (ex CRM med försäljning, ERP med ekonomi, Internetsida med marknadsföring etc) Men nu gäller det att jobba med affärsnyttan mer än någonsin. Allt dessa verktyg och system har ofta ett sammanhang och ska effektivt jobba tillsammans med varandra.

Det är bara de som håller ihop projekt i ett sammanhang med ledningens kunskap och stöd som kommer att överleva.

Som projektledare blir man en nyckelspelare för att pedagogiskt förklara sammanhang och effekter för ledningen. Ju enklare man kan berätta och beskriva ju enklare blir det att komma framåt.

Tips för att se sammanhang mellan IT-projekt:

1 Vilket sammanhang till vilken nytta

Förenkla och hitta sammanhanget på en mycket hög nivå och börja arbeta fram sammanhang. tex:
Behandlar vi information i projektet.
Behandlar vi siffror i projektet.
Behandlar vi flera system i projektet.
Köper vi in utrustning i projektet.

2 Få ledningen att vara med på sammanhanget

Ledningscoacher kan hjälpa till med att strukturera och hjälpa ledningen framåt. Program, initiativ och satsningar kan grupperas i målbilder i ett sammanhang. ex ”Fokus detta halvår är informationsspridning och affärsflöden. Vilka projekt ger effekt. Vilka projekt fryser vi och varför?”. Om möjligheten finns så bör man i ledningen tillsätta ”två vd:ar” En som är extern och en som är intern (den sistnämnda även ibland kallad administrativ chef eller kvalitetschef) Min erfarenhet är att man då snabbare kommer framåt. Processerna blir tex enklare att styras om under resans gång.

3 Prioritera ordningen på projekten

Vilket sammanhang är viktigast och vilket projekt i sammanhanget är viktigast. Allt kan inte vara viktigt just nu. Man måste kunna ta det i steg. Tänk bara på att du inte kan sitta och vänta på att femårsplanen ska bli klart. Digitaliseringen springer om dig om du är stel. Se till att hitta flexibilitet i tidplanen och processer. Det finns metoder för detta… använd dem.

Antalet projekt och digitaliseringen bör komma i balans. Vilket är ditt bästa tips?