Du och jag är projektledare, utredare, teamledare, scrum master, agil coach eller nåt liknande… Namn på rollen projektledare förändras oftast över tid och uppdrag. Vardagen är dock densamma. Vi är de som är smörjoljan i ett projekt.
Bortom alla metoder så gör vi saker som får oss att lyckas med det vi gör. När man jobbar med likasinnade projektledare lånar man gärna små saker av varandra. Små saker som kan göra jobbet enklare. Jag tänkte bjuda på min vardag. Kanske finns det något du kan låna av mig som ger dig ett värde i din vardag.
Min vardag kan låta klämkäckt hurtig. Se igenom det och plocka de tips som gynnar dig.
MORGON
Vaknar gärna lite tidigare. Hinner med morgonbestyren och får lite tid över för att reflektera över dagen som jag har framför mig. Oftast börjar jag med mindfulness för att skapa ett lugn för att kunna presentera. Att känna till sig själv och se sig själv från ett helikopterperspektiv skapar självinsikt.
Morgonen fortsätter sedan med att få inspiration. Att läsa något som ger inblick i någon annan bransch, metod eller problemlösning gör att man kan få andra ögon för de aktiviteter som man själv försöker att slutföra.
Under restiden till jobbet visualiserar jag dagen för att organisera upp och prioritera möten, egen arbetstid samt vad som är viktigast att slutföra innan dagen är slut. Som konsult kan restiden variera vilket innebär att man får justera vad man gör under resan. Oftast tycker jag om att studera eller få inspiration från podcast eller böcker. För att få inspiration, överblick och bredd använder jag oftast material som summerar ett ämne eller en bok.
FÖRMIDDAG
Väl på jobbet/uppdraget så är det viktigt för mig att först träffa projektgrupperna eller teamen. Oftast jobbar jag inom någon agil metod som tex Scrum. Efter flera år i vattenfallsprojekt tycker jag att agilt är ett klart steg framåt i produktivitet och bättre leveranser. Tycker att varje morgon ger framdrift när man tillsammans i grupp kort stämmer av dagen. Varje projektmedlem ger korta svar på frågorna ”vad som hände igår”, ”vad händer idag” och ”finns det några hinder”. Mötet får inte vara längre än 10 min och med ett team på en handfull personer. Tänk på att metoden även fungerar för grupper som inte nödvändigtvis jobbar med IT-utvecklingsprojekt.
Nu har jag en klar bild över dagen. Jag antecknar (på papper!) och kompletterar min att göra-lista. Jag uppskattar varje aktivitet i antalet 25 minutersintervaller (enligt Pomodoro metoden). Alla aktiviteter är indelande i små hanterbara intervaller på ca 25 min. Efter varje intervall försöker jag att röra på mig, hämta kaffe eller prata med kollegor för att sedan återvända till nästa fokusintervall.
Till varje möte under dagen ska det finnas mål och ett varför. Jag undviker möten som bara har en rubrik. Under mötet sker mina anteckningar på papper eller på whiteboard. Eftersom whiteboardpennor i mötesrum aldrig fungerar så har jag med mig egna pennor. Tar oftast en bild för att dokumentera whiteboardtavlan.
Effektiva möten är de som: har korta och koncisa presentationer, man bli överens om att man (eventuellt) är oense, inte har parallella diskussioner, alla är delaktiga i och angriper idéer inte människor.
EFTERMIDDAG
Till eftermiddag har oftast teamet kommit vidare med aktiviteterna som bestämdes under morgonen. Feedback och återkoppling till vad som är gjort och varför vi gör det. Skapa god stämning i feedbacken genom att vara ärlig på riktigt! Att lita på teamet och den agila metoden gör att teamet själva löser aktiviteterna utan inblandning av mig. Att skapa självstyrande team gör ledarskapet till en coachade roll.
Effektstyrning har varit med i min verktygslåda under en tid. Min fokus, leverans av värde och prioriteringar har förbättras. Vid varje problem, krav och aktivitet fråga jag mig själv VAD detta handlar om och VARFÖR det uppstår och VEM som man gör detta för. Att skaffa sig kunskap om VARFÖR, VAD och VEM gör att HUR blir enklare att definiera för dig själv, teamet och organisationen.
I slutet av dagen skriver jag ner de tre viktigaste sakerna inför morgondagen.
KVÄLLEN
På väg hem så stänger jag dagen genom sätta ”betyg” på dagen och min prestation. Detta är ett bra sätt att senare gå tillbaka i dokumentationen för en bekräftelse på vilka dagar som funkar bäst och de som är mindre bra. Det leder till självinsikt och prioriteringar för framtiden.
TIPS
Jag har tre digitala inkorgar: arbetets mail (Outlook), privata mail (Gmail) och Att göra-listan (Evernote). Jag ser till att alla mail som någon har skickat som kopia till mig filtreras bort till en ”kopia-Inkorg”. Mail som inte skickats direkt till mig kan vänta. En dag i veckan har jag ett möte med mig själv där jag planerar min veckas Att-göra-lista. Jag lägger dessa i ”Sprint” vilket betyder att det är saker som slutföras nästföljande vecka. Under veckan värderar jag inkorgarna och ser om det är något nytt som ska flyttas in i ”Sprint”. Från denna lista genomför jag sedan uppgifterna och jag sätter en etikett med aktuellt ämne. Vid arkivering blir sedan uppgiften sökbar som referensmaterial.
Jag använder ofta dessa appar:
- Mindfullness appen
- Blinkist – används för inspiration och kunskap. Sammanfattar böcker på 15 min
- Office Lens – för fotografering whiteboard och papper för lagring digitalt.
- Pocket – prenumeration av nyheter och bloggar
- Evernote – digital arkivering av anteckningar, whiteboard, foto och webbklipp
- LinkedIn – mitt nätverk och omvärldsbevakning
- Podcaster – poddar inom näringsliv
JONAS JAANI
Jonas Jaani är konsult på Sogeti. Jobbar med förändringsledning, projekt och IT inom stora och medelstora organisationer i offentlig och privat sektor. Mer tips finns på www.jonasjaani.se och via podcasten om digitaliseringen: Effekten www.effekten.se
se även Tre saker – en produktivitetsmall
