I och med Office 365 erbjuder Microsoft oss projektledare en flora av möjligheter till projektplanering. Här är några produkter och lösningar.
Excel 2013
Enligt en undersökning så använder 82 procent av alla projekt Microsoft Excel som verktyg för projektplanering. Enkelheten med rader, kolumner och celler gör att den blir en attraktiv lösning för projektplanering…. och vi har alla olika sätt att lösa planering på. Excel kan sedan flera år tillbaka integreras med SharePoint som kan agera publicering- och samarbetsplattform för Excel-filer.
- I Excel 2013 finns färdiga projektmallar för projektledning (Välj Nytt och mallar och söker efter Projekt (eller Project management) i ”Online Templates”
- Genom att spara filer i OneDrive så kan du bjuda in flera personer att dela och redigera samma fil. I och med Office 2013 ”låser” du inte filen för andra utan flera kan vara inne i samma fil samtidigt (tänk bara på att inte jobba med synkkopior)
- Flera fördelar finns även att använda Excel för projektplanering eftersom du kan skicka filer i excel-format. pdf eller dela dem i Skype for Business (fd Lync)
Microsoft Project
Microsoft Project har vi försökt att bemästra i flera år. En fördel med Project har alltid varit budget och resursplaneringen. Dock kräver det sin man eller kvinna för att bemästra Project då det finns inställningar för allt och lite till.
- Man kan synka, integrera och dela projektplaneringen med SharePoint (till mapp eller en helt site)
- Lägg project-filen OneDirve för att dela projektet (kräver dock att alla medlemmar har Microsoft Project)
SharePoint Online
Sedan version 2010 så finns det mallar i SharePoint för att jobba med projektplanering. Nytt i Office 365 är en bättre integration med Project och Outlook när det gäller tex aktivitetslistor och kalender.
- Aktivitetslista på att-göras och tidlinjer
- Översiktlig projektkalender
- Enkla projektöversikter med kvar att-göra och tidslinjer
- Samarbete och dela anteckningar i OneNote Online
- Synka projektets aktivitetslista med Outlook
- Synka projektets aktivitetslista med Project
Office 365 Projekt Online
Serverversioner av Microsoft Project har i många fall krävt att man avsätter resurser för projektadministration (tex projektsekreterare). Då verktyget är tämligen komplext skapar detta en utmaning för projektgruppen. Dock så har den stora fördelar när man ska dela, detaljstyra, estimera tid och pengar i projektet.
- Project Online är den nya serverlösning i molnet
- Project Web App är en molntjänst med webbversionerna av Word, Excel, PowerPoint, OneNote och Skype for Business
- Project Pro Office 365 är en prenumerationstjänst för Microsoft Project (skrivbordsversionen) En bra lösningen om du vill öka eller minska licenserna under en tid.
- Project Online with Project Pro for Office 365: Innehåller allt och är deluxe paketet med alla produkter enligt ovan.
Office 365 Planner
Den senaste mest ”modemedvetna” lösningen för den ”unga” projektledaren. Här ryms verktyg för visuell planering, Delve, SharePoint och Project. Begrepp som används i tex Scrum och Lean finns med i lösningen. ”Board” med ”Cards” är termer som används för att beskriva aktiviteter och status.
- Personlig uppdatering på projektstatus
- Personliga aktivitetslistor
- Sociala flöden med Skype integration
- Dashboards med projektöversikter
- Lägg till filer i ”Cards” och de lagras även i ett dokumentbibliotek i SharePoint (=offline möjligheter)
- Integration sker med Outlook där du kan se dina konversationer
Detta är bara början. Office 365 är under konstant utveckling och mer funktioner och möjligheter adderas hela tiden.
Lycka till med din projektledning i Office 365