Du kanske tillhör en projektorganisationen eller så tillhör du en organisation med löpande verksamhet och projekt. Oavsett så finns för många projekt i de flesta organisationer.
Personalresurserna räcker inte till för att vara med i alla projekt. ”Multitaskande” projektmedlemmar (oftast personer i ledande positioner) är ett problem eftersom det inte blir någon tid över för annat än projekt. Effekten börjar minska på medlemmarna och projektet.
Man är medlem i många projekt och är på möte efter möte och har inte tid att reflektera, värdera och besluta om information som man exponeras för i respektive projekt.
Trots att organisationen är duktigt på att sätta rätt roller i projekt innebär det inte att det fungerar i praktiken. Folk är borta, sjuka, ej engagerande, bryr sig inte, har för lite tid, stressar, ”räcker inte till” etc.
Hur många projekt organisationen kan orka med avgörs förstås av storleken på projekten. Fick man önska så borde organisationer bli bättre på att prioritera antal projekt och resurskvalitet i projekt. Att värdera kvalitet på projektdeltagarna bör vara en faktor som man bör ta hänsyn till när man avgör hur många projekt som ska pågå samtidigt.
Oftast är det någon från ledningen som är med i många projekt (som medlem, styrgrupp, referens etc). Det farliga är att denna person/er tar beslut i projekten och kommer inte ihåg vad man beslutade. Det finns också en chans att man inte kommer ihåg projektets innehåll och man har inte hunnit med att förstå och sätta sig in i vilket sammanhanget projektet existerar. Det innebär att man inte heller får en överblick över alla projekt man är med i. Det som också händer är att projektledarna för respektive projekt tar besluten av en ”ledningsperson” och viftar med detta för övriga projekt i organisationen. Projekt med dessa beslut skapar ett smärre kaos av småpåvar med tillhörande projekt.
Min erfarenhet av tex IT-projekt är att ledningen inte har kunskap om vilket sammanhang ett enskilt projekt har. Om sedan ledningen är med i flera projekt kommer det leda till att man exempelvis tar beslut på att använda ett specifikt verktyg utan att någon har förstått eller sett över alla ”verktygsprojekt”. Multideltagande projektmedlemmar leder här till kolosbildningar av verktyg som letar ett sammanhang. Det är då ledningen vill starta projektkontor för att få styrning på alla projekt. Dock löser det inte problemet. Det finns fortfarande för mycket projekt och för många multimedlemmar (sen är också min uppfattning gällande IT att vi behöver ett generationsskifte i ledningen i många organisationer. Jag menar då inte ålder utan ”digital mognad för att förstå och ha en uppfattning om vad IT kan göra. Eller ”digital transformation” som är modeordet för dagen”)
Börja lösa upp problemet med att personer som är medlemmar i för många projekt:
1 Färre projekt
Värdera hur många projekt organisationen orkar med. Hur mycket tid har vi till varje projekt i förhållande till resurser. Vad är viktigast för våra projekt om man endast fick välja en sak: kvalitet, tid eller pengar.
2 Prioritera projektets effekt
Värdera varje enskilt projekt och försök även gruppera in projektet i ett sammanhang. Vilken är den optimala effekten och verksamhetsnytta. Varför finns projektet/en. Kan vi undvika att starta flera projekt samtidigt och bara ta det som är viktigast nu och de andra efteråt i prioritetsordning.
3 Kvalitetsresurser
Hur är kvalitén på de resurser som ska finnas i projektet. Behöver vi ta in externa resurser. Klarar projektmedlemmarna att leverera en tillräckligt bra nivå för att projektet ska ge resultat.
4 Kan vi separera projekt från den dagliga verksamheten
Kvaliteten på projekt blir bra om man låter medlemmar jobba heltid och sitta tillsammans. Är detta möjligt för organisationens projekt.
Det handlar om att aktivt diskutera problemet med multiprojektmedlemmar och nå fram till en optimal lösning. Organisationen kommer att må bra av det.