Brister i vår digitala arbetsmiljö kostar samhället miljarder varje, enligt en rapport från Arbetsmiljöverket. Vi har IT-stress. IT kostar pengar. Inga IT-projekt blir klara. Varje år ökar kostnaden i den naturliga digitaliseringen av de flesta verksamheter och arbetsflöden.
Jag ser dock en genomgående ”trend” varför kostnaden ökar.
Följande utspelas mellan IT och verksamheten:
Verksamheten: Vi måste ha en ”cykel”
IT: Vad vill ni göra med ”cykeln”?
V: Det har vi inte tid att berätta. Det ska ni veta.
I: Nja, vi vet hur man kan tillverka en ”cykel” men vilken färg vill ni ha och vilka vägar ska ni cykla på?
V: Det ska ni veta. Gör ”cykeln” nu. Snabbt! Fråga inte. Vi har inte tid.
I: Ok
…. 6 månader senare
I: Här är ”cykeln”
V: Den är ju gul! Den har ju två hjul! Den ska vara blåröd och ha fyra hjul. Gör om. Va trött man blir.
V: [vid kaffeautomaten] Vet ni att IT är 250 personer på HK och de kan inte göra något rätt.
I: [Repeterar från början] Vad vill ni göra….
V: samma svar: vi har inte tid
..osv.. runt runt i en loop.
Lösningen på problemet är att IT aldrig, aldrig, aldrig får äga processen och arbetsflödet. Det är verksamheten som ska äga och förvalta det de gör och handlar. IT-avdelningen/konsulten kan hjälpa till men inte äga.
Så enkelt är det … nej, det är inte enkelt… för att verksamheten har sällan tid och IT-avdelningen/konsulten kommer oftast in som en hjälte och dokumenterar och kartlägger samt tillverkar systemet. Allt är klart och alla blir missnöjda.
Förslag på en checklista för framgång i IT-projekt:
1. Dokumentera processer tillsammans med verksamheten
2. Få verksamheten att bekräfta dokumenterad process
3. Se till att processen verkligen genomförs på beskrivet sätt i verksamheten
4. Inför/tillverka ett stöd/verktyg
5. Repetera från punkt 2 till ok från verksamheten på stöd/verktyg
6. Option: Förbättra processen från punkt 1 (max 15% annars orkar inte verksamheten)
Ovan gör att projektet inte äger processen. Den aktuella verksamheten äger sin process. Undvik att hoppa över punkt 1-3 och loopa på punkt 4.
Det blir dyrt, det tar lång tid och inget blir klart.
..och tänk på att processen inte är ett dokument med pilar och text.
Processen handlar om människors förmåga och vilja att arbeta effektivt.
Det är det som ska dokumenteras och bekräftas.