Intranät finns snart på alla företag och organisationer som har mer än 20 st anställda. Intranätlösningar skapas oftast enkelt med målet att informera ”massorna” om anställningsvillkor och händelsenyheter. Det blir en interntidning som oftast kommunikation- eller HR-avdelningen använder som sitt redskap.
Som projektledare så är oftast steg 1 i en intranätlösningen enkel att genomföra. Det handlar om att begränsa innehållet och prata om informationsnytta och effekten av den ”en-till-många-text” som läggs ut. Den ska även inramas i en grafisk och snygg design och UX-tänk. Enkelt! (nja… kanske inte men du förstår vad jag menar)
Oftast räcker det inte med det första steget eftersom man från verksamheten börja se mer och mer användning av intranet som en kommunikations- och verktygsplattform för alla typer av stöd och programvaror. Som projektledare kommer du nu in i steg 2. Här gäller det att prioritera galenskaperna och främja nyttan i vad som ska flyttas in eller tillverkas i intranätlösningen. Det är också nu som kommunikation- och HR-avdelningen inte räcker till. Fokus måste hamna hos ledningen där prioritet, resurs, tid och pengar måste bestämma vilka processer som ska hängas in i intranätlösningen.
Ett stöd för dig som projektledare kan nu vara att ta fram gamla ”Maslows behovstrappa” (googla om du inte har koll)
De fem kategorier som prioteras av människan kan i ett intranätprojekt förkortas i tre behov som blir diskussionspunkter som kan prioritera innehållet.
Behov 3 (gemenskap, uppskattning)
Ämnen som tex ”VDn informerar”, regler, lagar, mål, ekonomi, sök, ”vad händer på HK” etc
Detta behov införlivas oftast i steg 1 i Intranätprojektet.
Behov 2 (trygghet)
Ämnen som tex utbildning, min lön, tidrapportering, vad händer på min avdelningen idag, pension, försäkringar, matlistan, information från min närmaste chef, mina kollegors åsikter, telefonlistan, starta system x, boka resa etc.
Detta behov är viktigare än behov 3. Det är oftast här den dagliga verksamheten är. Det är rutin och stöd i vardagen. Det här du som projektledare ska lägga fokus. Det är här nyttan och effekten för verksamheten ligger. Steg 2 för ett intranätprojekt hamnar här.
Behov 1 (fysiska)
Tex verbal kontakt med chefen, möten med kollegan, träna på vad du har lärt dig i utbildningen, vad gör jag vid hot, utöva ”ej vardag”.
Detta behov är svårt att tillfredsställa i ett intranätprojekt. Dessa behov behöver noga värderas och prioriteras och inte ingå i ett intranätprojekt. Behoven ska ”sitta i ryggmärgen” och vara något som du har lärt eller läst sedan tidigare.
Lycka till med ditt Intranätprojekt och ge mer tips på hur du gjorde för att bara ta med det viktigaste i ditt projekt.
(tack till Joakim Danielsson och Eva Meunier)