Jag kan lösa alla IT-projekt. Inga problem. Jag har metoderna och modellerna. Trots detta finns det undersökningar som visar att större delen av alla IT-projekt misslyckas. Arbetsmiljöverket rapporterar om att vår digitala arbetsmiljö brister och kostar samhället miljarder varje år. Jag jobbar med IT-projektledning inom ett bolag som har 98 procent nöjda kunder. Större delen av våra kunder är alltså missnöjda med resultatet av projekten men nöjda med oss? Eller? Är verkligen ”IT” i ”IT-projekt” som misslyckas och brister? IT är verksamhet och verksamhet är IT. IT-projekt måste då enligt definition vara ”helt vanliga projekt”. Verksamhetsprojekt. IT och verksamhet sitter i samma båt och det är där en metod för framgång ska uppstå.
Vi projektledare inom IT använder välutvecklade modeller och metoder. Några använder dem bättre än andra. Vi jobbar agilt, i stuprör, företagsanpassat, i förvaltningsmodeller etc. Oftast med tillhörande verktyg/system. Vi är duktiga och har en bra bild om HUR och ibland VAD som ska göras. Men kanske allt för ofta jobbar vi från det tillhörande verktyg/systemets vinkel. Det är just det som är problemet. Verktyg/system löser inte ett VAD och ett VARFÖR och passar inte in i verksamheten.
I en värld där projekt inom digital transformation blir viktigt för att verksamheten ska överleva så gäller det att se kunden/brukaren, processerna och affärsmodellerna. Problemet är att man inte ser på projektet från detta helikopterperspektiv utan man bygger upp öar av projekt som alla baseras på någon form av verktyg/system eller teknisk IT-lösning. Det kan vara projekt inom appar, intranet, dokumenthantering, CRM, förvaltning av system och affärssystem. Resultatet av projekten blir att verksamheten säger ”det va inte de vi hade tänkt oss”.
Fyra steg för framgång i IT-projekt
1) Effekt
2) Process
3) Genomförande
4) Förvaltning
Effekt
Att sätta tydliga mål handlar om att se effekten för hela verksamheten. Genom effektstyrning ger man projekten en roll i verksamhetens helhet. Mål och mening skapas för både stort och litet. Det är genom att svara på VARFÖR, VEM och VAD som sätter projektet i ett sammanhang i verksamheten och man får en klar bild av målen och prioriteringarna. Att sedan ta hjälp med att lösa HUR är det minsta delen av projektet. VARFÖR är oftast vision för verksamheten kopplat till projektet, VEM är någon eller några i eller utanför organisationen som projektet vänder sig till, VAD är oftast målen med projektet kopplat till visionen och HUR är oftast aktiviteter för utförande av projektet/lösningen. VARFÖR <—> VEM <—> VAD <—> HUR
Process
Att köpa in ett verktyg/system löser inte projektets effekt och verksamhetens krav. För att skapa tex en förbättring/förändring i projektform måste först verksamheten veta och kunna definiera hur man jobbar idag och vilka processer och arbetsflöden som finns. Genom detta kan projektet skapa en förståelse för VAD och HUR man ska göra. Här kan det också vara bra att mäta processens nuvarande tillstånd för att längre fram kunna jämföra med resultat av projektet. Innan man drar vidare i projektet bör man verkligen förstå verksamhetens process. Få verksamheten kan visa hur man jobbar. Låt verksamheten berätta och äga det de beskriver. Om man här hjälper till att tex dokumentera och rita processen så blir man helt plötsligt ”ägare” av verksamhetens process. Undvik det! Verksamheten ska äga sin egna process annars blir det projektets ”fel” att processen inte fungerar efter införandet. Tillsammans med verksamheten ska projektet identifiera och bestämma projektets del av processen. Det är det som blir projektets effekt, förbättring och målbild.
Genomförande
Processen bestämmer projektets genomförande. Projektet startar om effekt och process är klart definierade. Tillverka eller köp inte ett verktyg/system/maskin innan det finns en projektstart som tydligt beskriver mål. Projektets genomförande sker med traditionella projekt- och utvecklingsmodeller som passar i den aktuella verksamhet/organisation. Tänk på att projekt oftast utvecklar någon form av förbättringsåtgärd. Som en förberedelser för verksamhetens mottagande av projektet kan man dela in genomförandet i steg och genomföra piloter för att se att den nya processen fungerar.
Förvaltning
Innan projektavslut så handlar allt om att knyta ihop säcken och bevisa projektets effekt och duglighet. Använd de mätvärden som samlades in innan projektet startade och jämför med resultatet. Att överlämna projektet till förvaltning handlar om att se till att verifiera projektets långsiktighet och se till att det kan anpassas till verksamhetens förändringar. Verksamhetens anpassningar till ett digitalt arbetssätt gör att förvaltningsmodellerna måste vara dynamiska och inte baseras på ”femårsplaner”. Se överlämningen till förvaltningen som en del av projektet och hjälp till med en interims förvaltning om verksamheten inte är redo att ta emot projektet i sin helhet.
Lycka till
Boktips
Leading Digital av George Westerman, Didier Bonnet, Andrew McAfee (ISBN: 9781625272478)
Om digital transformation och vikten av effekt och processer i alla verksamhetens nya sätt att göra affärer.
Effektstyrning av IT : nyttan uppstår i användningen av Ingrid Ottersten, Mijo Balic (ISBN: 9789147095865)
Effektens betydelse för verksamheten och projektets resultat.