Hem » office 365 » Sida 2

Etikett: office 365

Planner – nytt projektledningsverktyg i Office 365 – introduktion.

Microsoft har lagt till ett mycket kompetent projektledningsverktyg i Office 365. Planner är den nya programdelen och är ett verktyg som kan beskrivas finns någonstans mellan att-göra-lista i Oulook och Microsoft Project och/eller Team Foundation Servrer.

Nedan får du en inblick i hur Planner fungerar och hur det kan användas i ditt projekt.

Med fokus på att visualisera arbetet samt underlätta med enkla översikter följer Planner de övriga nya verktygen i Office 365. Delve, SharePoint, PowerApps och PowerBI har alla samma grafiska utseende. Det är enkelt och översiktligt med en låg inlärningströskel. Planner finns i företagsversionerna av Office 365.

Utmaningen i Planner är att skapa ett bra flöde och integration med processer och övriga system som används i organisationen.

Med en stark integration med Groups i Office 365 skapar Planner ett komplett verktyg för projektgrupper som vill kommunicera, dela filer och planera medelstora projekt.

Ett exempel.
Scenario: Ett projekt har startat för att flytta till en ”ny lägenhet”. Projektet ”Vasavägen 100” ska leda till att det finns ett nytt hem på den nya adressen.

1) Skapa projektet. Genom att välja en ny Plan, sätta ett ”plannamn” och e-postadress (projektet får en egen e-postadress vilket är smart att använda för kommunikationen inom och utanför projektet)

1

 

2) Börja skapa kategorier eller ”buckets”. Dessa används om man vill dela in projektet i flera områden. Ett bra sätt att tex använda som ett Kanban board

2

 

3) Skapa uppgifter. Det kan vara större eller mindre. De kan anpassas beroende på hur du styr projektet. Större uppgifter kan brytas ner i checklistor.

3

 

4) Vyer. Med olika smarta vyer kan man dela in uppgifterna beroende på metod eller sätt att arbeta.

4

4_1

 

5) Groups. Planner är integrerat med Office Groups vilket gör att man enkelt når funktioner via Outllok och OneNote för konversation, filer, kalender och anteckning

5

5_1

5_2

 

6) Övriga funktioner. Stöd för integrationer tex med Salesforce, TFS etc finns. Det gör att man tex kan koppla ihop Planner med TFS för att slutföra en viss del av projektet i TFS (som oftast är det verktyg som programmerarna använder i utvecklingsprojekt). Det finns är bra vyer som visar status i projektet.

6

6_1

 

 

Mer läsning:

Projektledaren gör appar. Introduktion till Powerapps.

Projektplanering i Office 365

Snabbstarta dig i nya projekt. Checklistan för att komma på plats.

Projektledarens 4 Excel-hacks som imponerar på alla

 

 

Projektplanering i Office 365

I och med Office 365 erbjuder Microsoft oss projektledare en flora av möjligheter till projektplanering. Här är några produkter och lösningar.

Excel 2013
Enligt en undersökning så använder 82 procent av alla projekt Microsoft Excel som verktyg för projektplanering. Enkelheten med rader, kolumner och celler gör att den blir en attraktiv lösning för projektplanering…. och vi har alla olika sätt att lösa planering på. Excel kan sedan flera år tillbaka integreras med SharePoint som kan agera publicering- och samarbetsplattform för Excel-filer.

  • I Excel 2013 finns färdiga projektmallar för projektledning (Välj Nytt och mallar och söker efter Projekt (eller Project management) i ”Online Templates”
  • Genom att spara filer i OneDrive så kan du bjuda in flera personer att dela och redigera samma fil. I och med Office 2013 ”låser” du inte filen för andra utan flera kan vara inne i samma fil samtidigt (tänk bara på att inte jobba med synkkopior)
  • Flera fördelar finns även att använda Excel för projektplanering eftersom du kan skicka filer i excel-format. pdf eller dela dem i Skype for Business (fd Lync)

Microsoft Project
Microsoft Project har vi försökt att bemästra i flera år. En fördel med Project har alltid varit budget och resursplaneringen. Dock kräver det sin man eller kvinna för att bemästra Project då det finns inställningar för allt och lite till.

  • Man kan synka, integrera och dela projektplaneringen med SharePoint (till mapp eller en helt site)
  • Lägg project-filen OneDirve för att dela projektet (kräver dock att alla medlemmar har Microsoft Project)

SharePoint Online
Sedan version 2010 så finns det mallar i SharePoint för att jobba med projektplanering. Nytt i Office 365 är en bättre integration med Project och Outlook när det gäller tex aktivitetslistor och kalender.

  • Aktivitetslista på att-göras och tidlinjer
  • Översiktlig projektkalender
  • Enkla projektöversikter med kvar att-göra och tidslinjer
  • Samarbete och dela anteckningar i OneNote Online
  • Synka projektets aktivitetslista med Outlook
  • Synka projektets aktivitetslista med Project

Office 365 Projekt Online
Serverversioner av Microsoft Project har i många fall krävt att man avsätter resurser för projektadministration (tex projektsekreterare). Då verktyget är tämligen komplext skapar detta en utmaning för projektgruppen. Dock så har den stora fördelar när man ska dela, detaljstyra, estimera tid och pengar i projektet.

  • Project Online är den nya serverlösning i molnet
  • Project Web App är en molntjänst med webbversionerna av Word, Excel, PowerPoint, OneNote och Skype for Business
  • Project Pro Office 365 är en prenumerationstjänst för Microsoft Project (skrivbordsversionen) En bra lösningen om du vill öka eller minska licenserna under en tid.
  • Project Online with Project Pro for Office 365: Innehåller allt och är deluxe paketet med alla produkter enligt ovan.

Office 365 Planner
Den senaste mest ”modemedvetna” lösningen för den ”unga” projektledaren. Här ryms verktyg för visuell planering, Delve, SharePoint och Project. Begrepp som används i tex Scrum och Lean finns med i lösningen. ”Board” med ”Cards” är termer som används för att beskriva aktiviteter och status.

  • Personlig uppdatering på projektstatus
  • Personliga aktivitetslistor
  • Sociala flöden med Skype integration
  • Dashboards med projektöversikter
  • Lägg till filer i ”Cards” och de lagras även i ett dokumentbibliotek i SharePoint (=offline möjligheter)
  • Integration sker med Outlook där du kan se dina konversationer

 

Detta är bara början. Office 365 är under konstant utveckling och mer funktioner och möjligheter adderas hela tiden.

Lycka till med din projektledning i Office 365