Hem » intranät

Etikett: intranät

Intranät. Samarbete. Digital arbetsplats.


Intranät, samarbeten och den digitala arbetsplatsen. Det är många som snurrar till det och gör det svårare än vad det är. En reflektion och utveckling av begreppen och vilka möjligheter som finns att sätta användaren i centrum. Vi har haft intranät i några år och vi pratar om att det måste bli enklare att samarbeta runt dokument och information.

Sedan finns det en vision om en digital arbetsplats. Denna magiska plats där man kan starta allt och nå alla. I poddavsnittet pratar jag om att detta handlar enbart om ”design för rätt använding”. Hur skapar man den bästa användarupplevelsen och hur hittar man de 20% som oftast ger 80% verksamhetsnytta. Det är digital arbetsplats för mig.

Så här skapas intranät.

Det gör lite ont.
Organisationen växer, personalen vill få mer information, ”all-mail” blir bara fler och fler, nuvarande intranät är från 2005, nuvarande intranätverktyg/system har ett bäst-före-datum, säkerheten brister, systemen pratar inte med varandra, ostrukturerade interna instruktioner, nyheter når inte mottagaren, toppstyrd/huvudkontor kommunikation utan verksamhetsnytta eftersom allt sker ”lokalt” på avdelningen/sektionen/regionen/på fältet.

Det är några olika exempel som man hör i de verksamheter som vill skapa eller förändra den interna informationen och kommunikation med hjälp av ett intranät. Om man bestämmer sig för att skapa/förändra intranät måste man göra det enkelt och enklare. Under senare år har begreppet intranät vuxit i takt med de nya verktyg/system som kommer ut på marknaden. Vad man menar med kommunikation och information har vidgats till bland annat instruktioner och nyheter. Samtidigt blandar man in funktioner som ärendehantering, dokumenthantering, kalender och samarbeten. Till slut har man tappat fotfästet och ingen i organisationen vill äga intranätlösningen eftersom det är en röra av små öar.

Se till att styra intranätet mot ett effektmål och låt inte IT-verktygets möjligheter styra dina mål och aktiviteter. Tex verktygets funktion ”samarbeta” innebär inte helt magiskt att människor som aldrig har samarbetat tidigare helt plötsligt börjar göra det för att det nu finns ett digitalt verktyg för det. Verksamheten ska vara redo för funktionen och det ska finnas en nytta.

En checklista för att etablera nytt eller förändra intranät:

Nuläge

Vad är de nuvarande mål och visioner.
Kartlägg befintlig kommunikation i verksamheten.
Samla in önskemål brett för att få in en gallupundersökning om vad alla inser att ett intranät ska innehålla.
Vilka grupper av användare finns.
Vem bestämmer över innehållet och väljer vad som ska kommuniceras.
Gör en begreppskatalog med förklaringar på de vanligaste orden som används i samband med intranätarbete tex information, nyhet, instruktion. dokument och ”användarvänligt”

Krav

Definiera vilket/vilka områden som intranätet ska täcka.
1) En kanal för information och nyheter
2) Ett eller flera system (tex register, verksamhetssystem med instruktioner)
3) Samarbeten/Interaktivitet (tex ärendehantering, dokumenthantering, ”samarbetsytor”)

Alla krav och områden går inte att tillverka samtidigt. Tänk på vilken verksamhetsnytta som ska tillföras och vad är det som man ska bli bättre på.

Smart insamling av krav sker med metoden Effektstyrning. Varje användargrupp har olika krav på vad man vill se på ett intranät. Man har också idéer på hur man vill att detta ska fungera. Genom att samla in dessa ”vad” och ”hur” och koppla dem till ”varför” skapar man en effektiv hantering av kraven. Genom personas och identifiering av funktioner så får man snart ut en informationsstruktur som stämmer överens med verksamhetens kommunikationskrav

Prioritering

Alla krav prioriteras sedan med fokus på verksamhetsnytta och 20/80 regeln (20% av önskemålen utgör 80% av verksamhetsnyttan. Fokusera 20% och man skapar ett bra resultat)

Genomförande

Om du redan har ett intranät så är chansen stor att det finns mycket irrelevant material lagrat. Se till att rensa upp och delegera ett framtida förvaltningsansvar för de olika delarna av materialet så att problemet inte uppstår igen i framtiden. Inriktningen på vilka områden som ska genomföras kräver olika roller. Tex kommunikationsavdelningen är bra på information, ledningen är bra på verksamhetssystem och IT kan stötta en stödavdelningar gällande funktioner inom samarbeten.

Oftast hamnar numera ansvaret för intranätet på olika ”avdelningar” beroende på komplexiteten i lösningen. Valt verktyg/system hjälper till att strukturera innehållet och funktionerna. Det löser inte uppgifterna man behöver genomföra för att skapa verksamhetsnytta. Tänk på att inspireras av verktyg/system för att lyckas med kravarbetet. På marknaden finns många olika mallar och exempel på hur man kan bygga ett intranät. Titta gärna på dem men lös uppgiften själv.

Mer läsning:

Intranetprojekt kan skapas med Maslows behovstrappa

ECM. Förklaringen till varför det gör ont när du inte hittar dokument och information.

Intranätprojekt kan skapas med Maslows behovstrappa

Intranät finns snart på alla företag och organisationer som har mer än 20 st anställda. Intranätlösningar skapas oftast enkelt med målet att informera ”massorna” om  anställningsvillkor och händelsenyheter. Det blir en interntidning som oftast kommunikation- eller HR-avdelningen använder som sitt redskap.

Som projektledare så är oftast steg 1 i en intranätlösningen enkel att genomföra. Det handlar om att begränsa innehållet och prata om informationsnytta och effekten av den ”en-till-många-text” som läggs ut. Den ska även inramas i en grafisk och snygg design och UX-tänk. Enkelt! (nja… kanske inte men du förstår vad jag menar)

Oftast räcker det inte med det första steget eftersom man från verksamheten börja se mer och mer användning av intranet som en kommunikations- och verktygsplattform för alla typer av  stöd och programvaror. Som projektledare kommer du nu in i steg 2. Här gäller det att prioritera galenskaperna och främja nyttan i vad som ska flyttas in eller tillverkas i intranätlösningen. Det är också nu som kommunikation- och HR-avdelningen inte räcker till. Fokus måste hamna hos ledningen där prioritet, resurs, tid och pengar måste bestämma vilka processer som ska hängas in i intranätlösningen.

Ett stöd för dig som projektledare kan nu vara att ta fram gamla ”Maslows behovstrappa” (googla om du inte har koll)

De fem kategorier som prioteras av människan kan i ett intranätprojekt förkortas i tre behov som blir diskussionspunkter som kan prioritera innehållet.

Behov 3 (gemenskap, uppskattning)
Ämnen som tex ”VDn informerar”, regler, lagar, mål, ekonomi, sök, ”vad händer på HK” etc
Detta behov införlivas oftast i steg 1 i Intranätprojektet.

Behov 2 (trygghet)
Ämnen som tex utbildning, min lön, tidrapportering, vad händer på min avdelningen idag, pension, försäkringar, matlistan, information från min närmaste chef, mina kollegors åsikter, telefonlistan, starta system x, boka resa etc.
Detta behov är viktigare än behov 3. Det är oftast här den dagliga verksamheten är. Det är rutin och stöd i vardagen. Det här du som projektledare ska lägga fokus. Det är här nyttan och effekten för verksamheten ligger. Steg 2 för ett intranätprojekt hamnar här.

Behov 1 (fysiska)
Tex verbal kontakt med chefen, möten med kollegan, träna på vad du har lärt dig i utbildningen, vad gör jag vid hot, utöva ”ej vardag”.
Detta behov är svårt att tillfredsställa i ett intranätprojekt. Dessa behov behöver noga värderas och prioriteras och inte ingå i ett intranätprojekt. Behoven ska ”sitta i ryggmärgen” och vara något som du har lärt eller läst sedan tidigare.

Lycka till med ditt Intranätprojekt och ge mer tips på hur du gjorde för att bara ta med det viktigaste i ditt projekt.

(tack till Joakim Danielsson och Eva Meunier)