När man som projektledare byter jobb, uppdrag, plats och/eller kund kan det vara bra att snabbt sätta sig in i den nya miljön där projektet kommer att existera. Min egna checklista nedan kan användas för att greppa helhet och förståelse för spelplanen där du har din roll och där förväntningar ställs.
Checklista för att snabbt komma på plats:
1. Produkt/Tjänst
Ta reda på vilka produkter/tjänster som kunden säljer och/eller erbjuder till marknaden. Läs tex enkla säljproduktspecar, se intranet och hemsida
2. Organisation
Ta del av en översiktsbild eller be någon rita organisationen/organisationsträdet. Skapa dig en förståelse för var beslutsfattarna finns och var i organisationen du sitter.
3. Process
Ta del av kundens processer med tillhörande arbetsinstruktioner. Här kan du få en bra förståelse för flöden och komplexiteten hos kund. Processer och arbetsinstruktioner hittar du oftast i verksamhetssystem/ledningssystem (ISO 9000) Det behöver dock påpekas att det inte alltid finns dokumenterade processer.
4. Begrepp
Lär dig kundspecifika begrepp och förkortningar som är bra att känna till. Fråga efter en begreppskatalog eller en förteckning av förkortningar.
5. Namn på personer
Lär dig namnen på dina intressenter. Lär dig vilka personer som har ansvar för processer, enheter och avdelningar. Glöm inte heller bort att det oftast finns informella ledare som kan vara bra lära känna vid namn.
6. Stödfunktioner och program
Ta del av de stödfunktioner som finns. Kontaktuppgifter och roller för administration, it-avd, kvalitetsavdelning etc. Lär dig programvaran för kontorsarbetet, tidsrapportering och attestering.
Extra tips:
Le och va positiv. Praktisera detta i korridorerna, vid fikapausen och i möten. Det hjälper dig och andra. Det är enklare att jobba med positivitet och nyfikenhet!
Tänk alltid på att de första timmarna och dagarna på ett nytt uppdrag kan vara krävande. Huvudet snurrar med förkortningar, namn och nya rutiner. Det är normalt. Andas.
Lycka till på det nya uppdraget