Det gör lite ont.
Organisationen växer, personalen vill få mer information, ”all-mail” blir bara fler och fler, nuvarande intranät är från 2005, nuvarande intranätverktyg/system har ett bäst-före-datum, säkerheten brister, systemen pratar inte med varandra, ostrukturerade interna instruktioner, nyheter når inte mottagaren, toppstyrd/huvudkontor kommunikation utan verksamhetsnytta eftersom allt sker ”lokalt” på avdelningen/sektionen/regionen/på fältet.
Det är några olika exempel som man hör i de verksamheter som vill skapa eller förändra den interna informationen och kommunikation med hjälp av ett intranät. Om man bestämmer sig för att skapa/förändra intranät måste man göra det enkelt och enklare. Under senare år har begreppet intranät vuxit i takt med de nya verktyg/system som kommer ut på marknaden. Vad man menar med kommunikation och information har vidgats till bland annat instruktioner och nyheter. Samtidigt blandar man in funktioner som ärendehantering, dokumenthantering, kalender och samarbeten. Till slut har man tappat fotfästet och ingen i organisationen vill äga intranätlösningen eftersom det är en röra av små öar.
Se till att styra intranätet mot ett effektmål och låt inte IT-verktygets möjligheter styra dina mål och aktiviteter. Tex verktygets funktion ”samarbeta” innebär inte helt magiskt att människor som aldrig har samarbetat tidigare helt plötsligt börjar göra det för att det nu finns ett digitalt verktyg för det. Verksamheten ska vara redo för funktionen och det ska finnas en nytta.
En checklista för att etablera nytt eller förändra intranät:
Nuläge
Vad är de nuvarande mål och visioner.
Kartlägg befintlig kommunikation i verksamheten.
Samla in önskemål brett för att få in en gallupundersökning om vad alla inser att ett intranät ska innehålla.
Vilka grupper av användare finns.
Vem bestämmer över innehållet och väljer vad som ska kommuniceras.
Gör en begreppskatalog med förklaringar på de vanligaste orden som används i samband med intranätarbete tex information, nyhet, instruktion. dokument och ”användarvänligt”
Krav
Definiera vilket/vilka områden som intranätet ska täcka.
1) En kanal för information och nyheter
2) Ett eller flera system (tex register, verksamhetssystem med instruktioner)
3) Samarbeten/Interaktivitet (tex ärendehantering, dokumenthantering, ”samarbetsytor”)
Alla krav och områden går inte att tillverka samtidigt. Tänk på vilken verksamhetsnytta som ska tillföras och vad är det som man ska bli bättre på.
Smart insamling av krav sker med metoden Effektstyrning. Varje användargrupp har olika krav på vad man vill se på ett intranät. Man har också idéer på hur man vill att detta ska fungera. Genom att samla in dessa ”vad” och ”hur” och koppla dem till ”varför” skapar man en effektiv hantering av kraven. Genom personas och identifiering av funktioner så får man snart ut en informationsstruktur som stämmer överens med verksamhetens kommunikationskrav
Prioritering
Alla krav prioriteras sedan med fokus på verksamhetsnytta och 20/80 regeln (20% av önskemålen utgör 80% av verksamhetsnyttan. Fokusera 20% och man skapar ett bra resultat)
Genomförande
Om du redan har ett intranät så är chansen stor att det finns mycket irrelevant material lagrat. Se till att rensa upp och delegera ett framtida förvaltningsansvar för de olika delarna av materialet så att problemet inte uppstår igen i framtiden. Inriktningen på vilka områden som ska genomföras kräver olika roller. Tex kommunikationsavdelningen är bra på information, ledningen är bra på verksamhetssystem och IT kan stötta en stödavdelningar gällande funktioner inom samarbeten.
Oftast hamnar numera ansvaret för intranätet på olika ”avdelningar” beroende på komplexiteten i lösningen. Valt verktyg/system hjälper till att strukturera innehållet och funktionerna. Det löser inte uppgifterna man behöver genomföra för att skapa verksamhetsnytta. Tänk på att inspireras av verktyg/system för att lyckas med kravarbetet. På marknaden finns många olika mallar och exempel på hur man kan bygga ett intranät. Titta gärna på dem men lös uppgiften själv.
Mer läsning:
Intranetprojekt kan skapas med Maslows behovstrappa
ECM. Förklaringen till varför det gör ont när du inte hittar dokument och information.