Att jobba med RPA (Robotic Process Automation) handlar främst om att prata om vilka process som kan vara aktuella för att automatisera, förändra eller förbättra. Lyssna på nedan. Jag tillsammans med Marcus Zwick ger mer exempel och how to. Marcus Zwick beskriver RPA som repetitiva uppgifter som man automatiserar. Han har själv erfarenhet från uppdrag i service-hubbar där man får in en stor volym av serviceärenden, ärendena tar lång tid eller kräver stor precision. Det handlar alltså om arbetsrutiner med mycket administration, ofta i kundtjänst.
Dessa rutiner kan förenklas eller kortslutas genom att man exempelvis digitaliserar faktureringsprocessen, använder e-fakturor, standardiserar utseende på fakturorna för att kunna ta informationen vidare med RPA. Ett annat exempel är leverantörstillägg: Beställare vill göra ett inköp hos ny leverantör, så IT lägger in leverantör i systemet. Förr kom det som ett mail “Snälla lägg till denna leverantör i systemet.” Svaret blir nu: “Stopp, vi behöver ändra processen! Mata in information om leverantören i en standardiserad mall. Sen kan vår robot hämta informationen och skicka vidare den till andra system.”
Det är alltså ingen revolution det handlar om, utan digitaliserade processer som anpassas och automatiseras. Markus ger oss kom-igång-listan:
Kommunicera syftet och vad de som idag arbetar manuellt med uppgiften kommer att ha för roll efter införandet av RPA.
- Börja enkelt, med en pilot. Sen skala upp.
- Standardisera, sätt processen
- Skapa ett litet core team, med tydliga roller och förväntningar
- Arbeta datadrivet snarare än känslodrivet.
- Skapa engagemang, de som arbetar i projekt måste ha kul för att leverera
Lyssna till två korta poddar där jag pratar med Marcus Zwick om det generella tankar om RPA samt hur du tar RPA till förvaltning.
RPA i praktiken (ca 20 min):
RPA förvaltning (ca 6 min):
Mer:
RPA behöver processer – artikel
Fördjupning i denna video med kollegorna på Sogeti: (1) Allmänt – ca 7min (2) Processer & frågor – vad behöver du ha i åtanke gällande era processer innan, under och efter RPA-implementeringen? – ca 8min (3) Tekniken – våra experter hjälper er förstå vad som är möjligt med dagens RPA-teknik -ca 9min
Marcus Zwick har även sammanställt en e-bok med processer som är lämpliga att starta med. Rapporten är indelad så att du kan läsa den utifrån ditt intresseområde och avdelning.
Automatisering hos personalavdelningen
Automatisering inom kundtjänst och marknadsföring
Automatisering på IT-avdelningen
Automatisering inom inköp och supply chain
Automatisering inom ekonomi och redovisning