Har du också svårt att säga nej? Blir ditt projekt bara större och större? Som projektledare får man ibland agera vakt mot de som försöker att ta tid, pengar och resurser av projektet. Allt som släpps in påverkar projektets storlek. Ta med avgränsningar och omfång redan från början och du kommer att få ett fantastiskt projektresultat.
En av förutsättningar till att projekt lyckas är att man i direktivet klart och tydligt har definierat vad projektet ska göra och vad man INTE ska göra. Alla har förväntningar och uppfattningar om projektets omfattning. Det kan finnas de som helt plötsligt dyker upp från höger börjar äta på ditt projekt. Bara för att projektet använder ett verktyg och ”de där bra människorna” innebär detta inte att projektet ska göra allt som någon har kommit på i stunden.
Se till att projektets omfång blir bra för dig och alla formella- och informella personer och grupper. Se upp med att påverka projektets storlek negativt för då blir du aldrig klar.
Sju frågor om projektets omfattning:
1 Vem äger egentligen definitionen av projektets omfång och avgränsningar?
Den som sponsrar eller äger projektet kanske inte har den hela bilden eller kanske inte har rätt att ta alla beslut. Finns det inofficiella intressenter som man måste ta med i projekt? Tänk även på att detta kan vara flera personer. Se till att samla dessa för att reda ut alla detaljer.
2 Vem godkänner avgränsningar och storleken av projektet?
Se till att rätt personer och rätt grupper är med i godkännandet. Projektägaren kan vara denna person/grupp men det kan också vara de som senare ska använda resultatet av projektet. Om gruppen är oense om avgränsningarna är det din uppgift att medla och nå samförstånd.
3 Vad ska levereras?
Få en bra uppfattning om projektets nytta. Förstå vad projektets ska åstadkomma. Vem mår bra av projektresultatet och vad känner denna person/grupp när man använder projektresultatet. Det är enklare att nå leverans om du förstår den verkliga nyttan. Detta beskrivs i affärsnyttan och/eller projektdirektiv men glöm inte bort att även intervjua personerna/gruppen som ska ta del av nyttan.
4 När ska leveransen anses vara klar?
Vilka parametrar ska levereras. Det är alltid en fördel att de är mätbara, enkla och begripliga. Vad och vilken/vilka parametrar kommer innebära projektsuccé? Se till att mäta dessa parametrar innan, under och efter projektet. Ibland så kan det även finnas något ytterligare än leveransparametrarna som ska uppfyllas. De kan beskrivas i känslor. (Jättejobbigt för oss projektledare som gärna går igång på listor och siffror)
5 Hur mycket får projektet röra sig inom ramarna?
Tid, pengar och kvalitet. Dessa ska alltid vara i harmoni. Att hålla sig inom ramar är bra men fråga dig och projektägaren ”om kriget kommer vad är viktigast”?: allt hålla i tid, pengar eller kvalitet. Denna förståelse mellan projektledaren och projektägaren är viktig eftersom den kommer leda till bättre beslut under projektet.
6 Vilka antaganden finns?
Alla gör antaganden och har idéer på vad projektet ska göra. Se till att dessa matchar projektets leveransparametrar. Om de inte matchar är ditt jobb att förklara och se till att alla förstår leveransen. Ställa de rätta frågorna, dokumentera, rita och berätta för att få antaganden att gå i linje med projektet.
7 Är allt med?
Få alltid med en öppen fråga om det saknas något. Låt alla reflektera och försäkra sig om att de fått med allt de vill i projektet. Frågan kan ställas både i början och under projektet.
Detta är en start. Det finns mycket mer att göra gällande projektets omfattning än att ställa dessa sju frågor. Att prata om omfattning är ett bra sätt att få en fantastisk start på ditt projekt.