playht_player width=”100%” height=”175″ voice=”sv-SE-MattiasNeural”]
”..projektet måste vara klart innan semestrarna”. Ja, du känner säkert igen dig som projektledare.
Visst kan det vara skönt att vara ”klar” innan ledigheten. Men här kommer en sanning. Du blir aldrig klar! Det handlar dock om att hitta en tillräcklig bra känsla av ”klar” där alla inblandade känner likadant. Det är mycket din och andras tolkning av varför och vad som ska göras i projektet.
Tips för att nå i mål innan ledigheten
Vad ska levereras och varför?
Tänk på att en halvbra plan med leverans av nyttor är bättre än en bra plan utan leverans. Vad är det viktigaste projektet ska leverera? Fokusera på det. Det kan räcka för att bli ”klar” innan ledigheten. Se till att leveransen av nyttan kan tas emot av organisationen innan ledigheten (det kanske finns fler som stressar och inte har tid?). Tänk även på att teamet hela tiden behöver vara med på vad som är nytta. Se till att det finns en kontinuerligt feedback till projektmedlemmarna på vad de gör bra och som går i linje med leverans. Tex kan visualisering på en tavla vara en bra idé. Sätt tre kolumner på tavlan och sätt rubrikerna ”att-göra”, ”vi håller på med” och ”färdigt”. Skriv sedan ner saker som ska göras på post-it och börja flytta runt dem på tavlan (se Kanban för mer inspiration)
Vad ska bli klart?
Är det hela projektet eller är det delar eller är det resursneddragningar efter ledigheten…eller… Se till att reda ut dina antaganden om vad som ska uppnås. Att vara klar och färdig med projektet kan innebära en sak för dig och något helt annat för någon annan. Se till att det finns något mätbart och begripligt enkelt att luta sig mot. Rita gärna upp definitionen av klar och vilken tidlinje för ”klar” som finns. När din beställare säger att ni måste vara klara så handlar det om att förstå vad hen menar med klar.
Arbeta fokuserat
För att bli klar måste du känna dig klar. Enligt undersökningar så mår hjärnan bra av att kunna planera, följa upp, bearbeta och visualisera aktiviteter. Boka en timme med dig själv en gång i veckan för att planera vad som du ska fokusera på för att bli klar innan ledigheten. Planera in att alltid avsluta tre aktiviteter varje arbetsdag. Om du är i tidsbrist så fråga andra om hjälp (om du kontinuerligt har givit och tagit från människor omkring dig så är det enklare för andra att hjälpa dig när du är i nöd). Få med projektmedlemmarna på fokuseringen genom att visualisera allt som ska göras enligt Kanban-exemplet ovan. Möten du bokar och genomför ska alltid ha ett mål och ge något värde för framdrift. Ta bort onödigt brus och försök att jobba i koncentrerade 25 minutersintervall där ingen och inget får störa dig.
Otydligheter
Stanna upp och tänk till på vad projektet gör. Om ni ska bli klara handlar allt om att fokusera på det viktiga. Känns förankringen dålig, finns det brist på nyttor, ingen stöd från ledningen och/eller är ni allt för teknikfokuserade? Om ja, så måste det ske en förändring som ger projektet mål och mening innan ledigheten.
Stresshantering
Ta hand om dina endorfiner. Det kommer att ge dig tillräcklig energi före och under ledigheten. Gå 1,5 timme varannan dag (alternativ spring minst 25 min varannan dag). Testa även avslappningsövningar (mindfulness funkar för mig). Sov minst 6-7 timmar/natt.
Om projektet ska hinna med att nå målet så måste du dela upp det i flera steg. Se till att fokusera på varje etapp och du har chansen att nå bergets topp innan ledigheten börjar… sen är det vara nedförsbacke under ledigheten.
Ledighet och semester är en paus från det du gör. De är inte en pension.