Du får mycket mail. Du skickar för mycket mail.
Några små enkla tips på hur du hjälper dig och andra till bättre hantering av mailen:
- Behöver du verkligen skicka mailet? Går det lika bra med ett ”analogt” samtal?
- Ring upp personen om konversationen blir längre än tre e-mail
- Använd en bra ämnesrad som förklarar vad mailet handlar om
- Se till att följa upp en konversation med samma ämnesrad
- Undvik knappen ”Svara alla”. Svara till den som e-mailet är från (De som har fått kopian vill oftast inte få ditt svar)
- Börja texten med en hälsning och fras som sätter tonen för resten av texten.
- Korta ner texten (tänk på att de flesta läser mail via en mobil enhet och får då ett sämre sammanhang om mailet är långt)
- Stava rätt och använd rätt grammatik för att undvika att verka slarvig eller oviktigt
- Avsluta mailet med en eller flera frågor som kräver ett svar tillbaka. tex ”Är det ok att jag kontaktar Företag AB för att avsluta affären?”
- Använd alltid en emailsignatur med dina kontaktuppgifter (tfn, mailadress, Linkedin)