Hem » Arkiv för maj 2016

Månad: maj 2016

Nå projektmål innan semestern. Konsten att bli klar innan ledighet

”..projektet måste vara klart innan semestrarna”. Ja, du känner säkert igen dig som projektledare.

Visst kan det vara skönt att vara ”klar” innan ledigheten. Men här kommer en sanning. Du blir aldrig klar! Det handlar dock om att hitta en tillräcklig bra känsla av ”klar” där alla inblandade känner likadant. Det är mycket din och andras tolkning av varför och vad som ska göras i projektet.

Tips för att nå i mål innan ledigheten

Vad ska levereras och varför?

Tänk på att en halvbra plan med leverans av nyttor är bättre än en bra plan utan leverans. Vad är det viktigaste projektet ska leverera? Fokusera på det. Det kan räcka för att bli ”klar” innan ledigheten. Se till att leveransen av nyttan kan tas emot av organisationen innan ledigheten (det kanske finns fler som stressar och inte har tid?). Tänk även på att teamet hela tiden behöver vara med på vad som är nytta. Se till att det finns en kontinuerligt feedback till projektmedlemmarna på vad de gör bra och som går i linje med leverans. Tex kan visualisering på en tavla vara en bra idé. Sätt tre kolumner på tavlan och sätt rubrikerna ”att-göra”, ”vi håller på med” och ”färdigt”. Skriv sedan ner saker som ska göras på post-it och börja flytta runt dem på tavlan (se Kanban för mer inspiration)

Vad ska bli klart?

Är det hela projektet eller är det delar eller är det resursneddragningar efter ledigheten…eller… Se till att reda ut dina antaganden om vad som ska uppnås. Att vara klar och färdig med projektet kan innebära en sak för dig och något helt annat för någon annan. Se till att det finns något mätbart och begripligt enkelt att luta sig mot. Rita gärna upp definitionen av klar och vilken tidlinje för ”klar” som finns. När din beställare säger att ni måste vara klara så handlar det om att förstå vad hen menar med klar.

Arbeta fokuserat

För att bli klar måste du känna dig klar. Enligt undersökningar så mår hjärnan bra av att kunna planera, följa upp, bearbeta och visualisera aktiviteter. Boka en timme med dig själv en gång i veckan för att planera vad som du ska fokusera på för att bli klar innan ledigheten. Planera in att alltid avsluta tre aktiviteter varje arbetsdag. Om du är i tidsbrist så fråga andra om hjälp (om du kontinuerligt har givit och tagit från människor omkring dig så är det enklare för andra att hjälpa dig när du är i nöd). Få med projektmedlemmarna på fokuseringen genom att visualisera allt som ska göras enligt Kanban-exemplet ovan. Möten du bokar och genomför ska alltid ha ett mål och ge något värde för framdrift. Ta bort onödigt brus och försök att jobba i koncentrerade 25 minutersintervall där ingen och inget får störa dig.

Otydligheter

Stanna upp och tänk till på vad projektet gör. Om ni ska bli klara handlar allt om att fokusera på det viktiga. Känns förankringen dålig, finns det brist på nyttor, ingen stöd från ledningen och/eller är ni allt för teknikfokuserade? Om ja, så måste det ske en förändring som ger projektet mål och mening innan ledigheten.

Stresshantering

Ta hand om dina endorfiner. Det kommer att ge dig tillräcklig energi före och under ledigheten. Gå 1,5 timme varannan dag (alternativ spring minst 25 min varannan dag). Testa även avslappningsövningar (mindfulness funkar för mig). Sov minst 6-7 timmar/natt.

Om projektet ska hinna med att nå målet så måste du dela upp det i flera steg. Se till att fokusera på varje etapp och du har chansen att nå bergets topp innan ledigheten börjar… sen är det vara nedförsbacke under ledigheten.

Ledighet och semester är en paus från det du gör. De är inte en pension.

Relaterade inlägg

Den snabba vägen till förändring. Mina erfarenheter av förändringsarbete.

”Förändring är skönt.” ”Förändring är bra!”. Hur många gånger har du hört det? Kanske aldrig. Att förändra en verksamhet är alltid förknippat med utmaningar. Projekt innehåller oftast någon förändring. Man vill ta sig från ett läge till ett annat. Att samtidigt driva projekt och förändring kan vara en utmaning.

Under de senaste åren har förändring fått olika namn i våra organisationer. Det senaste ”modeordet” är digital transformation (som är samma sak som ”snabba på med det digitala annars kommer ni sist”)

Allt handlar dock om människor och deras sätt att vilja skapa förändring. Förändringsledning utvecklar organisationen, grupper och individer. Det finns många bra modeller och metoder för förändringsledning. Tex Prosci och John Kotters modeller. Under senare år har även Lean och agila metoder börjat användas inom förändringsarbete.

Om du ska bli riktigt bra på förändringsledningen kräver det många års erfarenhet. Det finns ingen quickfix och enkel modell att följa (tex rekommenderar modellerna att man ska engagera människor. Enkelt va? Det är ju bara att spreja dem med den där magiska engagemangssprayen som du har liggande i lådan)

Min erfarenhet gällande förändringsarbete:

  • Tänk på att 80% allt som är gnäll, problem, jobbigt och svårt utgörs av 20% av människorna, aktiviteterna, verktygen, projekten. Hitta de 20% och du hittar de förändringar som är viktiga att förändra och prioritera de som ger mest värde tillbaka.
  • Alla som är inblandade i förändringen ska bli en del av förändringens syfte och mål. Oftast hör man i organisationer att man sitter och väntar på ”bara vi får det där nya systemet kommer allt att ordna sig”. Det handlar om att börja med varför. Varför gör vi detta och varför ska jag bry mig? Om man får alla att se sin egen betydelse i sammanhanget samt ett engagemang runt förändringen skapar man i självstyrande enhet som vill jobba framåt med förändring.
  • Ledningen, ledningen, ledningen. Det räcker inte med att någon eller några vill skapa en förändring. Ledningen måste vara med på tåget (och förstå varför). Om inte detta sker så kan frivilliga och hjältar i organisationen otacksamt jobba på med förändringen tills de bränner ut sig (brukar ta 6 månader)
  • Att tolka och beskriva en förväntan på vad som ska förändras handlar om vilken effekt var och en ser ska inträffa. Alla har en bild. Ledningens bild är viktigast. När man har en tydligt bild och känsla för vad man vill är vägen dit flexibel. Förstå vad som ska göras. En kunds önskemål, krav och förväntan brukar vara en bra inspirationskälla till bilden på förändringen.
  • Begränsa vad som ska göras. Alla beskrivna effekter är säkert bra men vilka är viktigast. Effekter ska ställas till mot prioriterade nyttor, visioner och magkänsla. Det är då man verkligen gör det man tror på. Det kanske inte alltid är rätt men man har gjort en prioritering.
  • Kommunikation av förväntat resultat av förändringen bör ske tidigt och kontinuerligt under hela förändringsarbetet. Min erfarenheten är att liknelser i kommunikationen fungerar bäst. Att skapa paralleller till sporten eller militärens värld brukar fungera. Att tex beskriva förändringen med att spela på samma plan med spelare, lag, läktare, coach och bollar etc brukar fungera för mig när jag beskriver i liknelser vad förändringen går ut på.
  • Mät innan förändringen startat. Mät efter att förändringen är genomförd. Mät mitt under förändringen. Genom att mäta tex resultat och/eller attityd kan man hela tiden följa hur arbetet går med förändringen. Man får då även möjligheten att agera och justera arbetet under resan. För att nå bästa resultat använder man samma mätning/frågor under hela perioden.
  • Även om man har en klar blid av förändringen så bör man skapa en pilot innan hela förändringsarbetet startar. Börja tex med ett projekt som är greppbart i storlek och ger tillräckligt med nytta för att visa resultat. Det är under piloten man känner på hur organisationen klarar av en förändringen.
  • Förändring kräver förvaltning. ”Vad händer dag 2, efter att vi har släppt bomberna?” frågade Barack Obama sina militärer före en aktion. Se till att under resan skapa en framtida möjlig förvaltning för förändringen. Det kan handla om tex organisation, resurser eller verktyg. Förändring ska sträva efter ett förvaltningsbart införande.
  • Sätt upp ett mål när förändringen har nått nytta. Det kan vara i siffror eller i attityd/känslor. Även om förändringen nu ska vara ett ”normaltillstånd” i organisationen (som vid digital transformation) är det viktigt att sätta upp milstolpar som visar på en förändringsstatus.

Förändringsledningen är erfarenhet. Det finns modeller och metoder som stöttar men det pågår hela tiden en förändring hur människor tar emot ett förändring. Nya generationer och den digitala utvecklingen är några exempel på hur förändringsarbetet har förändrats de senaste åren.

Relaterat material

Effektiv metod ger framgång i IT-projekt och får verksamheten att älska IT igen

Effektiv projektstart – använd barnet i dig 

Boken: Leading Digital: Turning Technology into Business Transformation digital

Daglig produktivitetsplan ”Tre saker” (+ gratis mall). Enkelt tips för att få mer gjort.

Det här tipset hjälper dig att bli mer produktiv varje dag. Genom att slutföra ett begränsat antal aktiviteter kommer du känna dig mindre stressad och mer nöjd varje dag. ”Tre saker” bygger på kända undersökningar och tekniker gällande produktivitet.

Varje dag väljer du ut tre saker från din stora att göra-lista med aktiviteter. Dessa tre saker ska kunna slutföras under dagen. Om du behöver kan du bryta ner dem till flera aktiviteter (kanske under flera dagar). Aktiviteterna bör inte vara kalenderbaserad. Möten, föredrag etc ingår inte i metoden och därför måste din lista med tre saker anpassas efter hur mycket tid du har ”över” under dagen efter alla kalenderbaserade aktiviteter. Exempel på aktiviteter som kan stå på din lista: ”Gör första delen i presentationen om effektkartläggning”, ”Boka tågbiljetter till Gävle”, ”Renskriv mötesanteckningar från mötet med ekonomiavdelningen”

Tre saker – planering

  1. Skriv ner ”Tre saker” som ska slutföras under dagen.
  2. Rangordna aktiviteterna. Den viktigaste aktiviteten först.
  3. Uppskatta hur lång tid varje aktivitet tar.

Ett tips är att göra listan i slutet av varje arbetsdag. Då minskar du kvällen/nattens oro och känslan över att du har glömt bort något. Varje aktivitet tidsuppskattning och bryts ner i 25 minutersintervall eller så kallade Pomodoro (enligt tekniken med samma namn). Tex Om du uppskattar att det tar två timmar att slutföra en aktivitet är detta 4 st pomodoros. Varje pomodoro är ditt fokustillfälle där inget och ingen får störa ditt arbete med aktiviteten. Efter varje utförd pomodoro tar du en paus (5-15 min beroende på aktivitetens storlek)

Tre saker – genomförande

  1. Bestäm vilken aktivitet som ska slutföras
  2. Ställ in en timer på 25 minuter (äggklocka eller mobiltelefonens timer)
  3. Arbete med aktiviteten tills klockan ringer.
  4. Sätt ett kryss vid aktiviteten för att markera en slutförd pomodoro.
  5. Ta en paus
  6. Börja om på punkt 1

Efter dagens slut så ska aktiviteterna på listan vara slutförda. Om du vill sätter du ett ”produktivitetsbetyg” på dig själv.

Detta är ett förslag på hur du kan göra. Naturligtvis kan du öka eller minska metoden beroende på vad du klarar av. Det viktiga handlar om att hjärnan mår bra av att kunna planera, följa upp, bearbeta och visualisera aktiviteter.

För att uppskatta pomodoro och lista dina aktiviteter kan du använda ditt nuvarande analoga eller digitala verktyg. Eller så laddar du ner och skriver ut mina mallar gratis:

Ladda ner: Mall – Tre saker

TreSakerExempel

Relaterade länkar
Pomodoro timer
Pomodoro Technique (wikipedia)

Relaterade inlägg
Projektledarens veckorutin ger framgång
4 tips för produktiv projektledning. Effektkartläggning och äggklocka.

Effektresan uppifrån och ner hjälper dig innan start av projekt i stora organisationer

Tänk ”vertikalt” innan du tänker ”horisontellt”. Ta dig tid innan du startar projekt i en organisationen. Då är chansen stor att du vinner tid och ökar nyttan i projektresultatet. Speciellt viktigt blir det om organisationen ska genomföra många projekt och har en ny vision och/eller mål. För att lyckas med ett eller flera projekt måste organisationen tänka på effekt och nytta i en helhet.

Vi kan alla skapa tid- och projektplanerna som jobbar mer eller mindre horisontellt gällande tid och aktiviteter. För att lyckas horisontellt måste man dock först tänka vertikalt. Tänk alltså efter när du står i startblocken innan du börjar springa framåt.

Eftertanken börjar i toppen där ledningen och vision finns. Hämta effekterna som ledningen ser. Gruppera projekt i program. Prioritera projekt i varje program. Varje projektaktivitet ska ha fokus på effekt och förankring med ledningen och visionen. Om organisationen är mogen och redo för helheten så kan du nu springa framåt. Horisontellt.

Starta med att göra en vertikal effektresa uppifrån och ner
1 Helhet
2 Sammanhang
3 Värde
4 Process
5 Aktivitet

vertikal effektresa

1 Helhet

Ledningen tar fram en vision.
Ledningen skapar begreppsförklaringar, tolkningar och exempel på varför visionen finns och vilka effekter man vill uppnå. Tex Vision ”Om fem år ska bli störst i världen genom att möta våra kunder digitalt först”

2 Sammanhang

Ledningen bryter ner visionen och effekten till program eller sammanhang samt fortsätter att sätta effekter på varje del. Tex vill ledningen skapa program för ”Dataanalys”, ”Informationspridning/samarbeten”, ”Digitala affärsprocesser”. Varje del skall innehålla effekt. ”Dataanalys genomförs för att vi ska vara snabbast på marknaden på att kunna byta kundsegment och i och med det tjäna mer pengar”, ”Informationspridning/samarbeten genomförs…” osv

Ledningen har nu en effekt för hela organisationen.
När man har en effekt som är tolkad, framlagd och sanktionerad av ledningen kan projekten börja definieras.

3 Värde

Skapa projekt som utför de delar som sammanhanget kräver. Se till att etablera projektkontor, referensgrupper, styrgrupper etc som vet om hur man förankrar till effekt. Värden kopplas sedan till effekt som ger nytta. Detta ska redovisas till ledningen löpande. Tex Genomför effektkartläggning av de delar av verksamheten som påverkas. Hitta värde, nytta och effekt för verksamheten och användaren i varje enskilt projekt. Etablering av effektstyrning genomförs i denna fas

4 Process

Undersök och förstå de processer som projekten ska tex ska förändra, förbättra eller göra om. Projektet kan starta när man förstår verksamhetsprocessen som ska beröras. Se till verksamheten äger processen och att projektet endast betraktar och hjälper till med processen. Etablering av projektstyrning skapas i denna fas.

5 Aktiviteter

Aktiviteterna i den dagliga verksamheten i projektet bestäms. Välj lämplig metod, personer, projekt- och tidplan. I denna fas etableras rutiner för utveckling tex val av systemverktyg, programmeringsspråk.

Nu kan man starta projekten. Nu har man genomfört sin vertikala effektresa. Nu startar genomförandet.

Snabbstarta dig i nya projekt. Checklistan för att komma på plats.

När man som projektledare byter jobb, uppdrag, plats och/eller kund kan det vara bra att snabbt sätta sig in i den nya miljön där projektet kommer att existera. Min egna checklista nedan kan användas för att greppa helhet och förståelse för spelplanen där du har din roll och där förväntningar ställs.

Checklista för att snabbt komma på plats:

1. Produkt/Tjänst

Ta reda på vilka produkter/tjänster som kunden säljer och/eller erbjuder till marknaden. Läs tex enkla säljproduktspecar, se intranet och hemsida

2. Organisation

Ta del av en översiktsbild eller be någon rita organisationen/organisationsträdet. Skapa dig en förståelse för var beslutsfattarna finns och var i organisationen du sitter.

3. Process

Ta del av kundens processer med tillhörande arbetsinstruktioner. Här kan du få en bra förståelse för flöden och komplexiteten hos kund. Processer och arbetsinstruktioner hittar du oftast i verksamhetssystem/ledningssystem (ISO 9000) Det behöver dock påpekas att det inte alltid finns dokumenterade processer.

4. Begrepp

Lär dig kundspecifika begrepp och förkortningar som är bra att känna till. Fråga efter en begreppskatalog eller en förteckning av förkortningar.

5. Namn på personer

Lär dig namnen på dina intressenter. Lär dig vilka personer som har ansvar för processer, enheter och avdelningar. Glöm inte heller bort att det oftast finns informella ledare som kan vara bra lära känna vid namn.

6. Stödfunktioner och program

Ta del av de stödfunktioner som finns. Kontaktuppgifter och roller för administration, it-avd, kvalitetsavdelning etc. Lär dig programvaran för kontorsarbetet, tidsrapportering och attestering.

Extra tips:

Le och va positiv. Praktisera detta i korridorerna, vid fikapausen och i möten. Det hjälper dig och andra. Det är enklare att jobba med positivitet och nyfikenhet!

Tänk alltid på att de första timmarna och dagarna på ett nytt uppdrag kan vara krävande. Huvudet snurrar med förkortningar, namn och nya rutiner. Det är normalt. Andas.

Lycka till på det nya uppdraget