Nyckeln till en framgångsrik projektledare är att skapa en återkommande rutin för struktur och ordning.
1) Veckans översikt, överblick och reflektion
Boka en timme varje vecka för en veckoavstämning med dig själv.
– Titta tillbaka i kalendern på veckan som har gått. Vilka möten och sammanhang hjälper dig att skapa en att göra-lista för framtiden.
– Vad händer kommande vecka? Ska du resa, se över dina anteckningar eller organisera något?
– Rensa mailinkorgen 0 st mail. (det går ju inte? jo det går!)
2) Följ upp aktiviteter och projekt
”Är ni klara?” tror jag är projektledarens mest använda mening. Det gäller att hålla en balans i hur mycket man ska följa upp. Det är en konst som kräver erfarenhet och personkännedom. Använd dina sociala kunskaper. Se även till att innan du avsluta en aktivitet att den verkligen är slutförd. Det räcker inte med att någon har sagt/mailat/smsat att aktiviteten är avslutat. tex Det är bra att se med egna ögon att Kalle verkligen har målat väggen röd.
3) Ge feedback och uppmärksamhet till projektmedlemmar
Ge feedback till en person och berätta varför det personen gör/gjorde kommer att påverka projektet positivt. Ta för vana att skicka ”tack-kort” via mail eller uppmärksamma personen i ett gemensamt möte med övriga projektmedlemmar. tex ”Tack Kalle för att du uppmärksammande projektrisken. Det innebär att vi inte behöver betala avgifter på 10′ kr”
4) Lyssna aktivt till projektmedlemmarna
Håll tyst. Jag vet. Det är svårt. Genom att aktivt lyssna på dina projektmedlemmar och intressenter så skapar du team och projektframgång.
-använd ditt kroppsspråk för att visa att du lyssnar
-bekräfta vad du hör (”Kalle, som jag uppfattar det så vill du att….”)
-frågar någon dig om att avsluta en uppgifter ser du till att anteckna det som efterfrågas. Detta signalerar uppmärksamhet.
5) Prioritera tid till storlek
För att bestiga ett stort berg måste du klättra i etapper. Prioritera berget och klättra tre etapper varje dag. Genom att varje dag genomföra tre aktiviteter (stora som små) som främjar målet blir du mer fokuserad och kan enklare prioritera din och andras tid.
6) Effektiva möten
Några enkla tips:
– Skicka ut förslag på agenda minst en dag innan mötet
– Vid mötet anteckna att-göra-punkter. Efter mötet skickar du dessa med en kort mötessummering till mötesdeltagarna.
Detta är uppenbara tips men utmaningen ligger i att göra dessa vid varje möte.
7) Sätt personliga mätbara milstolpar
Ska du leverera ett projekt om 35 veckor? Då rekommendera jag att du sätter upp personliga mätbara milstolpar (som du inte delar med dig till andra!) för att motivera dig under hela resan fram till projektavslut. Se detta som din personliga coachning till framgång och personligt utveckling. Fira varje milstolpe.
8) Återanvänd det material du redan har
Uppfinn inte hjulet igen. Använd de mallar, projektplaner, tidplaner etc du tog fram i dina tidigare projekt. Företaget/kunden du jobbar för har säkert redan material som du kan använda. Och du kan alltid låna eller ”steel with pride”
9) Hantera stress
Hitta verktyg för att hantera din stress. Bra mat, lagom träning och mer än fem timmars sömn är centralt. Använd en daglig rutin för att slappna av. Mindfulness, Yoga och konditionsträning fungerar för mig.
10) Fråga andra om hjälp
Framgång föds med hjälp av andra så varför inte ta hjälp när du har kört fast eller behöver stöd? Ge och ta i din omgivning. Detta skapar ovärderliga relationer och förbättra ditt resultat.