Verktyget SharePoint är tänkt att vara den förlängda armen för Word, Excel och Powerpoint. Men verktyget är så mycket mer än detta. Flera organisationer inser att floran av möjligheter i SharePoint kan skapa lösningar för tex intranät, dokument- och ärendehantering. Dock kan denna ”godisskål av funktioner” lätt bli helt okontrollerbar och skapa bitter eftersmak.
Anders Hydén och jag har ett samtal om detta:
”Vad är SharePoint för dig?”
SharePoint kan vara väldigt många olika saker. Intranet, Extranet eller en hybrid. Oavsett vad man kallar det eller använder det till så är det ett verktyg för att samarbeta.
Och att samarbeta kan man göra på många sätt. T.ex. genom att dela filer med versionshantering, blogga eller i en wiki.
Och det är här som SharePoint excellerar, genom möjligheten att kombinera allt detta till en produkt där många moduler är sömlöst integrerade.
Jag kom av mig lite här, men mitt svar på frågan är: Ett verktyg för effektiva samarbeten.
”Så varför misslyckas så många med Sharepoint?”
Många tror att SharePoint är en ”magic bullet”. ”Bara vi drar igång ”en SharePoint” så kommer alla problem att lösas.” Så är naturligtvis inte fallet.
SharePoint ÄR en väldigt bra produkt, inget snack om den saken! Men det är samtidigt en komplex och mångfasad produkt som kräver både ett gediget förarbete, en genomtänkt implementationsplan och en långtgående plan för förvaltning.
Det är lätt hänt att man aktiverar features (läs: komponenter) i mängder utan att ha en plan för dom. Då får man ett segare system och användarna blir förvirrade över mängden funktioner som finns tillgängliga. Ett annat fel är att man sätter upp siten/siterna så att dom speglar den aktuella organisationens struktur. Problemet uppstår när organisationen förändras strukturmässigt, då lever SharePoint och organisationen två separerade delar som kan ha väldigt stora skillnader.
”Vad behöver man göra för att lyckas med SharePoint?”
För att lyckas med en ny SharePoint installation så bör man alltid börja med att analysera behovet:
- Vilka problem har vi i dagsläget?
- Vad vill vi lösa?
- Hur ser organisationen ut, utgå ifrån dom fasta delarna som inte kommer att förändras. (T.ex. HR, IT osv)
- Prata med användarna, vad är viktigt för dom?
- Ta in extern hjälp! Anlita en erfaren SharePoint expert och en erfaren projektledare, så tidigt som möjligt.
- Gör case studies!
- Använd en testmiljö, där utvalda användare kan testa vartefter tjänsten utvecklas.
- Involvera användarna! Det är dom som kommer att använda tjänsten i slutänden.
SharePoint är ett verktyg som växer i våra organisationer. Lösningen till framgång sitter inte i verktyget utan användning av den. Tänk igenom vilken effekt som ska uppnås och vad verksamheten vinner på det. Om du har en tydlig bild över effekten så har SharePoint funktionerna för att skapa nyttan.
Tack Anders Hydén ( https://se.linkedin.com/in/anders-hydén-b8567251/en )
Mer läsning
Effektresan uppifrån och ner hjälper dig innan start av projekt i stora organisationer