Hem » Arkiv för augusti 2016

Månad: augusti 2016

Så här skapas intranät.

Det gör lite ont.
Organisationen växer, personalen vill få mer information, ”all-mail” blir bara fler och fler, nuvarande intranät är från 2005, nuvarande intranätverktyg/system har ett bäst-före-datum, säkerheten brister, systemen pratar inte med varandra, ostrukturerade interna instruktioner, nyheter når inte mottagaren, toppstyrd/huvudkontor kommunikation utan verksamhetsnytta eftersom allt sker ”lokalt” på avdelningen/sektionen/regionen/på fältet.

Det är några olika exempel som man hör i de verksamheter som vill skapa eller förändra den interna informationen och kommunikation med hjälp av ett intranät. Om man bestämmer sig för att skapa/förändra intranät måste man göra det enkelt och enklare. Under senare år har begreppet intranät vuxit i takt med de nya verktyg/system som kommer ut på marknaden. Vad man menar med kommunikation och information har vidgats till bland annat instruktioner och nyheter. Samtidigt blandar man in funktioner som ärendehantering, dokumenthantering, kalender och samarbeten. Till slut har man tappat fotfästet och ingen i organisationen vill äga intranätlösningen eftersom det är en röra av små öar.

Se till att styra intranätet mot ett effektmål och låt inte IT-verktygets möjligheter styra dina mål och aktiviteter. Tex verktygets funktion ”samarbeta” innebär inte helt magiskt att människor som aldrig har samarbetat tidigare helt plötsligt börjar göra det för att det nu finns ett digitalt verktyg för det. Verksamheten ska vara redo för funktionen och det ska finnas en nytta.

En checklista för att etablera nytt eller förändra intranät:

Nuläge

Vad är de nuvarande mål och visioner.
Kartlägg befintlig kommunikation i verksamheten.
Samla in önskemål brett för att få in en gallupundersökning om vad alla inser att ett intranät ska innehålla.
Vilka grupper av användare finns.
Vem bestämmer över innehållet och väljer vad som ska kommuniceras.
Gör en begreppskatalog med förklaringar på de vanligaste orden som används i samband med intranätarbete tex information, nyhet, instruktion. dokument och ”användarvänligt”

Krav

Definiera vilket/vilka områden som intranätet ska täcka.
1) En kanal för information och nyheter
2) Ett eller flera system (tex register, verksamhetssystem med instruktioner)
3) Samarbeten/Interaktivitet (tex ärendehantering, dokumenthantering, ”samarbetsytor”)

Alla krav och områden går inte att tillverka samtidigt. Tänk på vilken verksamhetsnytta som ska tillföras och vad är det som man ska bli bättre på.

Smart insamling av krav sker med metoden Effektstyrning. Varje användargrupp har olika krav på vad man vill se på ett intranät. Man har också idéer på hur man vill att detta ska fungera. Genom att samla in dessa ”vad” och ”hur” och koppla dem till ”varför” skapar man en effektiv hantering av kraven. Genom personas och identifiering av funktioner så får man snart ut en informationsstruktur som stämmer överens med verksamhetens kommunikationskrav

Prioritering

Alla krav prioriteras sedan med fokus på verksamhetsnytta och 20/80 regeln (20% av önskemålen utgör 80% av verksamhetsnyttan. Fokusera 20% och man skapar ett bra resultat)

Genomförande

Om du redan har ett intranät så är chansen stor att det finns mycket irrelevant material lagrat. Se till att rensa upp och delegera ett framtida förvaltningsansvar för de olika delarna av materialet så att problemet inte uppstår igen i framtiden. Inriktningen på vilka områden som ska genomföras kräver olika roller. Tex kommunikationsavdelningen är bra på information, ledningen är bra på verksamhetssystem och IT kan stötta en stödavdelningar gällande funktioner inom samarbeten.

Oftast hamnar numera ansvaret för intranätet på olika ”avdelningar” beroende på komplexiteten i lösningen. Valt verktyg/system hjälper till att strukturera innehållet och funktionerna. Det löser inte uppgifterna man behöver genomföra för att skapa verksamhetsnytta. Tänk på att inspireras av verktyg/system för att lyckas med kravarbetet. På marknaden finns många olika mallar och exempel på hur man kan bygga ett intranät. Titta gärna på dem men lös uppgiften själv.

Mer läsning:

Intranetprojekt kan skapas med Maslows behovstrappa

ECM. Förklaringen till varför det gör ont när du inte hittar dokument och information.

Planner – nytt projektledningsverktyg i Office 365 – introduktion.

Microsoft har lagt till ett mycket kompetent projektledningsverktyg i Office 365. Planner är den nya programdelen och är ett verktyg som kan beskrivas finns någonstans mellan att-göra-lista i Oulook och Microsoft Project och/eller Team Foundation Servrer.

Nedan får du en inblick i hur Planner fungerar och hur det kan användas i ditt projekt.

Med fokus på att visualisera arbetet samt underlätta med enkla översikter följer Planner de övriga nya verktygen i Office 365. Delve, SharePoint, PowerApps och PowerBI har alla samma grafiska utseende. Det är enkelt och översiktligt med en låg inlärningströskel. Planner finns i företagsversionerna av Office 365.

Utmaningen i Planner är att skapa ett bra flöde och integration med processer och övriga system som används i organisationen.

Med en stark integration med Groups i Office 365 skapar Planner ett komplett verktyg för projektgrupper som vill kommunicera, dela filer och planera medelstora projekt.

Ett exempel.
Scenario: Ett projekt har startat för att flytta till en ”ny lägenhet”. Projektet ”Vasavägen 100” ska leda till att det finns ett nytt hem på den nya adressen.

1) Skapa projektet. Genom att välja en ny Plan, sätta ett ”plannamn” och e-postadress (projektet får en egen e-postadress vilket är smart att använda för kommunikationen inom och utanför projektet)

1

 

2) Börja skapa kategorier eller ”buckets”. Dessa används om man vill dela in projektet i flera områden. Ett bra sätt att tex använda som ett Kanban board

2

 

3) Skapa uppgifter. Det kan vara större eller mindre. De kan anpassas beroende på hur du styr projektet. Större uppgifter kan brytas ner i checklistor.

3

 

4) Vyer. Med olika smarta vyer kan man dela in uppgifterna beroende på metod eller sätt att arbeta.

4

4_1

 

5) Groups. Planner är integrerat med Office Groups vilket gör att man enkelt når funktioner via Outllok och OneNote för konversation, filer, kalender och anteckning

5

5_1

5_2

 

6) Övriga funktioner. Stöd för integrationer tex med Salesforce, TFS etc finns. Det gör att man tex kan koppla ihop Planner med TFS för att slutföra en viss del av projektet i TFS (som oftast är det verktyg som programmerarna använder i utvecklingsprojekt). Det finns är bra vyer som visar status i projektet.

6

6_1

[hoops name=”Planner”]

 

Mer läsning:

Projektledaren gör appar. Introduktion till Powerapps.

Projektplanering i Office 365

Snabbstarta dig i nya projekt. Checklistan för att komma på plats.

Projektledarens 4 Excel-hacks som imponerar på alla