Hem » Arkiv för mars 2016

Månad: mars 2016

ECM. Förklaringen till varför det gör ont när du inte hittar dokument och information.

Känner du igen dig?

  • Det tar lång tid att hitta de dokument du letar efter.
  • Du använder flera inloggningar för att ta dig ”in-och-ur” system för att leta efter information.
  • Du undrar i vilket system du ska hitta ”det där vi prata om förra våren”.
  • ”På vårt företag gör alla på olika sätt för att hitta rätt dokument”.
  • Intranätet består av information som inte rör mig.
  • ”Det är Kalle som måste publicera min rapport på vår sajt eftersom han har behörighet.”
  • IT-avdelningen tar lång tid på sig att tillverka ”det där enkla registret över xyz”.

”Juridikavdelning säger att jag måste ta hänsyn till offentlighetsprincipen från år 1766” (=sant för offentlig sektor!)
Det startas för mycket projekt som handlar om information, dokument och register utan att man sätter dessa i ett sammanhang och/eller att man har en gemensam plan för hur dessa ska utvecklas, samarbeta och förvaltas.
Episerver- Office 365-, WordPress-, Platina-, Sharepoint-projekt är alla exempel på projekt som startas i tron att det löser alla informationsproblem. Man har börjat på HUR det genomförs och inte VAD och VARFÖR de existerar. Ofta går man och ställer sig vid verktyget och tror det ska lösa alla problem gällande hemsidan, intranät, fillagring, mötesanteckningar, budgetfiler, rapporter, bilder, video osv. Även om man har en vag aning om att man inte gör rätt så tror man ändå att verktyget löser saker helt magiskt under resan. Det som händer är att verktygen som är inblandade blir till en koloss som tar lång tid att förändra och justera. Det är detta som många organisationer upplever efter några system och år…

Projekten behöver en strategi. En ECM-strategi.

ECM (Enterprise Content Management) är inte ett system. Det är ett samlingsbegrepp för information och informationsbärare inom organisationen. Tex Dokumenthantering, webbplatsen, intranät, processkartläggning, ärendehantering, diarieföring och e-arkiv. Allt detta behöver lagras och struktureras i system och verktyg. Samtidigt behöver man veta vad man ska ta hänsyn till gällande processer, teknik och organisationen.


Genom att skapa en strategi på hur man t.ex lagrar, visar, redigerar dokument samt får system att prata med varandra har man kommit en bit på väg. Det är inte förens man sätter en ring runt informationsbärare som man kan hantera nya projekt och system.
Det finns inget facit eller färdig lista på hur ECM-strategin ska se ut. Det beror främst på organisationen och processerna.

Den lilla checklistan för att få ”ECM-koll”:
Vilket önskeläge finns gällande flödet av information i organisationen?

  • Vad är det realistiska flödet med hänsyn till organisationens tid, pengar och resurser?
  • Vilka processer /arbetsflöden finns?
  • Vilken information är kritisk?
  • Finns säkerhetsklassad information?
  • Vilka system hanterar information idag?
  • Vilka system ska hantera information imorgon?
  • Vad lagras och var lagrar vi dokument?
  • Vilka typer av filer används?
  • Kan informationssystemen ”prata med varandra”?
  • Finns en integrationsplattform?
  • Vilket behörighetssystem ska användas?
  • Ska det finnas en samlingspunkt för slutförvaring/arkiv?
  • Finns en plattformsstrategi (tex ”bara Microsoft”)
  • Hur ska man söka efter information?
  • Vilka målgrupper / del i organisationen ska hantera information?
  • Från vilken plats/enheter vill målgruppen nå information?
  • Vilka ledtider är acceptabla?
  • Vem i ledningen äger ECM-strategin?

Om man har svårt att svara på frågorna ovan kan det vara idé att enas runt en ECM-strategi. Enkelt förklarat handlar det om att sätta upp regler och förhållningssätt gällande information. Sätt inte upp tunga administrativa regler. Se det som en hjälp till hur man bygger rätt informationsflöde i organisationen där man tar hänsyn till uppsatta parametrar som inte bara är system. Det viktigaste av allt är att strategin ägs av ledningen och att medarbetarna ska känna att man kan genomföra sitt arbete utan att gå vilse i system.

Mina erfarenheter när det gäller ECM är att IT möter ”pappers-tänk” och IT-mognad med den senaste tekniken möter ”gammal juridik och arkivregler”. Det kan va svårt att tänka nytt. Den som lyckas vinner den stora priset i digital transformation.

Lycka till

Effektiv metod ger framgång i IT-projekt och får verksamheten att älska IT igen

Jag kan lösa alla IT-projekt. Inga problem. Jag har metoderna och modellerna. Trots detta finns det undersökningar som visar att större delen av alla IT-projekt misslyckas. Arbetsmiljöverket rapporterar om att vår digitala arbetsmiljö brister och kostar samhället miljarder varje år. Jag jobbar med IT-projektledning inom ett bolag som har 98 procent nöjda kunder. Större delen av våra kunder är alltså missnöjda med resultatet av projekten men nöjda med oss? Eller? Är verkligen ”IT” i ”IT-projekt” som misslyckas och brister?  IT är verksamhet och verksamhet är IT. IT-projekt måste då enligt definition vara ”helt vanliga projekt”. Verksamhetsprojekt. IT och verksamhet sitter i samma båt och det är där en metod för framgång ska uppstå.

Vi projektledare inom IT använder välutvecklade modeller och metoder. Några använder dem bättre än andra. Vi jobbar agilt, i stuprör, företagsanpassat, i förvaltningsmodeller etc. Oftast med tillhörande verktyg/system. Vi är duktiga och har en bra bild om HUR och ibland VAD som ska göras. Men kanske allt för ofta jobbar vi från det tillhörande verktyg/systemets vinkel. Det är just det som är problemet. Verktyg/system löser inte ett VAD och ett VARFÖR och passar inte in i verksamheten.

I en värld där projekt inom digital transformation blir viktigt för att verksamheten ska överleva så gäller det att se kunden/brukaren, processerna och affärsmodellerna. Problemet är att man inte ser på projektet från detta helikopterperspektiv utan man bygger upp öar av projekt som alla baseras på någon form av verktyg/system eller teknisk IT-lösning. Det kan vara projekt inom appar, intranet, dokumenthantering, CRM, förvaltning av system och affärssystem. Resultatet av projekten blir att verksamheten säger ”det va inte de vi hade tänkt oss”.

Fyra steg för framgång i IT-projekt
1) Effekt
2) Process
3) Genomförande
4) Förvaltning

Effekt
Att sätta tydliga mål handlar om att se effekten för hela verksamheten. Genom effektstyrning ger man projekten en roll i verksamhetens helhet. Mål och mening skapas för både stort och litet. Det är genom att svara på VARFÖR, VEM och VAD som sätter projektet i ett sammanhang i verksamheten och man får en klar bild av målen och prioriteringarna. Att sedan ta hjälp med att lösa HUR är det minsta delen av projektet. VARFÖR är oftast vision för verksamheten kopplat till projektet, VEM är någon eller några i eller utanför organisationen som projektet vänder sig till, VAD är oftast målen med projektet kopplat till visionen och HUR är oftast aktiviteter för utförande av projektet/lösningen. VARFÖR <—> VEM <—> VAD <—> HUR

Process
Att köpa in ett verktyg/system löser inte projektets effekt och verksamhetens krav. För att skapa tex en förbättring/förändring i projektform måste först verksamheten veta och kunna definiera hur man jobbar idag och vilka processer och arbetsflöden som finns. Genom detta kan projektet skapa en förståelse för VAD och HUR man ska göra. Här kan det också vara bra att mäta processens nuvarande tillstånd för att längre fram kunna jämföra med resultat av projektet. Innan man drar vidare i projektet bör man verkligen förstå verksamhetens process. Få verksamheten kan visa hur man jobbar. Låt verksamheten berätta och äga det de beskriver. Om man här hjälper till att tex dokumentera och rita processen så blir man helt plötsligt ”ägare” av verksamhetens process. Undvik det! Verksamheten ska äga sin egna process annars blir det projektets ”fel” att processen inte fungerar efter införandet.  Tillsammans med verksamheten ska projektet identifiera och bestämma projektets del av processen. Det är det som blir projektets effekt, förbättring och målbild.

Genomförande
Processen bestämmer projektets genomförande. Projektet startar om effekt och process är klart definierade. Tillverka eller köp inte ett verktyg/system/maskin innan det finns en projektstart som tydligt beskriver mål. Projektets genomförande sker med traditionella projekt- och utvecklingsmodeller som passar i den aktuella verksamhet/organisation. Tänk på att projekt oftast utvecklar någon form av förbättringsåtgärd. Som en förberedelser för verksamhetens mottagande av projektet kan man dela in genomförandet i steg och genomföra piloter för att se att den nya processen fungerar.

Förvaltning
Innan projektavslut så handlar allt om att knyta ihop säcken och bevisa projektets effekt och duglighet. Använd de mätvärden som samlades in innan projektet startade och jämför med resultatet. Att överlämna projektet till förvaltning handlar om att se till att verifiera projektets långsiktighet och se till att det kan anpassas till verksamhetens förändringar. Verksamhetens anpassningar till ett digitalt arbetssätt gör att förvaltningsmodellerna måste vara dynamiska och inte baseras på ”femårsplaner”. Se överlämningen till förvaltningen som en del av projektet och hjälp till med en interims förvaltning om verksamheten inte är redo att ta emot projektet i sin helhet.

Lycka till

Boktips
Leading Digital av George Westerman, Didier Bonnet, Andrew McAfee (ISBN: 9781625272478)
Om digital transformation och vikten av effekt och processer i alla verksamhetens nya sätt att göra affärer.

Effektstyrning av IT : nyttan uppstår i användningen av Ingrid Ottersten, Mijo Balic (ISBN: 9789147095865)
Effektens betydelse för verksamheten och projektets resultat.

Metod som får andra att lyssna på dina påminnelser och samtidigt lär dig något nytt

Du vill påverka folk. Du vill att de ska reagera. Du påminner men inget händer. Ingen svarar på din inbjudan, emailfråga, mötesförslag, feedback etc.

Att kunna påminna dig och andra är en konst. Det finns dock en metod som jag själv använt framgångsrikt i mina projekt när det handlar om tex anmälningar till utbildning, förslag till förbättringsarbete och uppföljningar.

Inlärningsmetoden ”Supermemo” är utvecklad av den polske forskaren Piotr Wozniak. Den används för att friska upp minne vid inlärning med kan även användas för påminnelser.

Kort handlar det om att bryta den fallande skalan för glömska genom att påminna vid rätt tillfällen. Använd följande intervall för att påminna eller friska upp minnet: efter en, tio, trettio och sextio dagar. Alternativ skala kan användas beroende på vikt/prio. Det första och andra intervallet sker tidigt och en i ”mitten” och det fjärde vid ”slutet” av kurvan.

Tex:
Om du vill lära dig grundläggande Scrum
Dag 0: Gå en kurs
Dag 1: Läs på vad du lärde dig på kursen
Dag 10: Läs på igen
Dag 30: Gå igenom samtliga anteckningar och repetera
Dag 60: Repetera
… gå fortsättningskursen

Du vill få projektmedlemmar att anmäla sig till en utbildning som sker Dag 10
Dag 0: Skicka ut agenda och anmälan
Dag 1: Påminn om anmälan
Dag 2: Påminn om anmälan
Dag 5: Påminn om anmälan
Dag 8: Sista påminnelsen.

 

 

supermemo

Alternativ x-skala kan användas beroende på ärendets vikt/prio (tex timmar istället för dagar). Det viktiga i diagrammet är påminnelsekurvan. Det är intervallen som gör att du skapar en känsla av betydelse i aktuellt ärende/ämne.

 

Automatisk GPS-tidrapportering i projekt

Om du som projektledare har flera olika projekt på olika platser och med olika uppdragsgivare kan det vara problem när du ska tidredovisa. Vilket datum och under hur lång tid utförde du aktiviteter i aktuellt projekt?
Här kommer ett tips på hur du ”automatiskt” kan tidrapportera dina tider i respektive projekt. Du kan via Excel få en klar bild över när du kom och gick från projektet/uppdragsgivaren.
Detta behöver du:
  • Google Drive – gratis konto
  • ifttt.com – gratis konto
  • Iphone eller Android-telefon med gps påslagen
  • Appen IF (sök på ifttt i din appstore)
Gör så här:
1) Skapa ett nytt ”recept” på Ifttt.com
bild1
2) Sök på ”location” och välj alternativet för Android eller iOS (Iphone)
bild2
3) Välj alternativet ”You enter or exit an area”
4) Sök upp aktuell adress där du utför ditt projekt och välj ”Create Trigger”
bild3
5) Sök på Google Drive och välj detta alternativ
6) Välj ”Add row to spreadsheet”
7) Ändra ”Drive folder path” enligt bild. Ange projektets namn efter Location.
bild4
8) Klart.
Repetera tills du har registrerat alla de adresser där du utför dina projekt.
Ladda ner appen ”IF” i telefon, logga in och tillåt att appen får tillgång till din GPS.
I din Google Drive skapas mappar med tillhörande kalkylfil. Filen byggs på varje gång du kommer och lämnar aktuellt adress/projekt.
bild5
bild6
Telefonen loggar när du kommer, tar lunch (om du lämnar adressen för detta) samt när du lämnar. Utmärkt för att stämma av din tidrapportering samt skapa faktureringsunderlag.
bild7