Hem » Arkiv för december 2015

Månad: december 2015

Lösningen på alla IT-projekt

Brister i vår digitala arbetsmiljö kostar samhället miljarder varje, enligt en rapport från Arbetsmiljöverket. Vi har IT-stress. IT kostar pengar. Inga IT-projekt blir klara. Varje år ökar kostnaden i den naturliga digitaliseringen av de flesta verksamheter och arbetsflöden.

Jag ser dock en genomgående ”trend” varför kostnaden ökar.

Följande utspelas mellan IT och verksamheten:

Verksamheten: Vi måste ha en ”cykel”
IT: Vad vill ni göra med ”cykeln”?
V: Det har vi inte tid att berätta. Det ska ni veta.
I: Nja, vi vet hur man kan tillverka en ”cykel” men vilken färg vill ni ha och vilka vägar ska ni cykla på?
V: Det ska ni veta. Gör ”cykeln” nu. Snabbt! Fråga inte. Vi har inte tid.
I: Ok
…. 6 månader senare
I: Här är ”cykeln”
V: Den är ju gul! Den har ju två hjul! Den ska vara blåröd och ha fyra hjul. Gör om. Va trött man blir.
V: [vid kaffeautomaten] Vet ni att IT är 250 personer på HK och de kan inte göra något rätt.
I: [Repeterar från början] Vad vill ni göra….
V: samma svar: vi har inte tid
..osv.. runt runt i en loop.

Lösningen på problemet är att IT aldrig, aldrig, aldrig får äga processen och arbetsflödet. Det är verksamheten som ska äga och förvalta det de gör och handlar. IT-avdelningen/konsulten kan hjälpa till men inte äga.

Så enkelt är det … nej, det är inte enkelt… för att verksamheten har sällan tid och IT-avdelningen/konsulten kommer oftast in som en hjälte och dokumenterar och kartlägger samt tillverkar systemet. Allt är klart och alla blir missnöjda.

Förslag på en checklista för framgång i IT-projekt:
1. Dokumentera processer tillsammans med verksamheten
2. Få verksamheten att bekräfta dokumenterad process
3. Se till att processen verkligen genomförs på beskrivet sätt i verksamheten
4. Inför/tillverka ett stöd/verktyg
5. Repetera från punkt 2 till ok från verksamheten på stöd/verktyg
6. Option: Förbättra processen från punkt 1 (max 15% annars orkar inte verksamheten)
Ovan gör att projektet inte äger processen. Den aktuella verksamheten äger sin process. Undvik att hoppa över punkt 1-3 och loopa på punkt 4.
Det blir dyrt, det tar lång tid och inget blir klart.

..och tänk på att processen inte är ett dokument med pilar och text.
Processen handlar om människors förmåga och vilja att arbeta effektivt.
Det är det som ska dokumenteras och bekräftas.

Kroppsspråk i projekt – listan

Tillsammans med några kollegor hade vi ett korridorsmöte gällande en bok om kroppsspråk. Vi hade mycket roligt över alla bilder och vi nicka i samförstånd över det vi läste.
Projektledare (inkl jag) brukar vara väldigt verbala och jobba mycket med kroppsspråk. Men har du tänkt på när du gör vad. Ibland  behöver man göra en checklista på sig själv för att inte falla i projektledarfällan ”allt ljus på mig” där man tror sig veta allt och alla förstår och tycker det du gör och säger är rätt.
Tänk på kroppsspråket:
Du gör:
Innebär:
Pekar
Aggressivitet
Suckar
Otålighet, tråkigt, motsättning
Klia ansikte, huvud
Osäkerhet, risktagande
Döljer munnen med en hand
Osäkerhet på vad ord innebär eller känner att det finns oegentligheter/fusk/ohederlig
Luta sig framåt
Intresse, intresserad
Lutar sig tillbaka med händerna bakom huvudet
Överlägsenhet eller självförtroende
Knutna nävar eller korsa armarna
Defensiv
Gnugga händer
Förväntan
Jag känner att jag lutar mig mycket framåt och även står jag nog för rätt mycket kliande i ansikte. Kanske är bra saker att göra som projektledare?
Vad använder du själv för kroppsspråk mot dina projektmedlemmar och intressenter?
—-
Ett påpekande och en justering av ovan. Tabellen ska inte tolkas definitiv och fast. Källan ”Human Resource Skills for the Project Manager” är den bok som belyser ämnet men baseras på forskning från mitten av 90-talet (och även 70-talet!) Det finns bättre forskning. Men det jag inte kan undgå att påstå är att kroppsspråket är en viktig del av kommunikationen med projektdeltagarna. Så tänk på vad du rör, gör och säger. Tack för synpunkten Jonas B.