Hem » Arkiv för november 2015

Månad: november 2015

Projektchecklistan – har du med allt och alla?

Som projektledare vet du redan att det är viktigt med en bra projektstart. Här hittar du en kort och enkel checklista på samtliga grundläggande delar som behöver vara med i projektet.

Projekt
Projektledare   [   ]
Projekt/uppgiften godkänd av ledningen  [  ]
Definierade projektmål  [  ]
Definierade projektavgränsningar  [  ]
Godkänd budget och resurs  [  ]
Definierade projektrisker  [  ]
En lista på projektleverabler  [  ]

Projektgruppen
Projektägare  [  ]
Projektmedlemmar [  ]
Definierade intressenter  [  ]
Organisationsschema med roller och ansvar  [  ]
Definierade leverantörer/beroenden  [  ]
Definierade kontrakt/avtal med leverantörer/beroenden  [  ]
Extern kommunikationsplan  [  ]
Uppbokade av samtliga projektmöten  [  ]

Verktyg
Projektplaneringsverktyg  [  ]
Skapat konton för projektmedlemmar  [  ]
Dokumenthanteringssystem för projektdokumentation  [  ]
En gemensam uppgiftslista  [  ]
En gemensam projektkalender  [  ]

Projektplanering i Office 365

I och med Office 365 erbjuder Microsoft oss projektledare en flora av möjligheter till projektplanering. Här är några produkter och lösningar.

Excel 2013
Enligt en undersökning så använder 82 procent av alla projekt Microsoft Excel som verktyg för projektplanering. Enkelheten med rader, kolumner och celler gör att den blir en attraktiv lösning för projektplanering…. och vi har alla olika sätt att lösa planering på. Excel kan sedan flera år tillbaka integreras med SharePoint som kan agera publicering- och samarbetsplattform för Excel-filer.

  • I Excel 2013 finns färdiga projektmallar för projektledning (Välj Nytt och mallar och söker efter Projekt (eller Project management) i ”Online Templates”
  • Genom att spara filer i OneDrive så kan du bjuda in flera personer att dela och redigera samma fil. I och med Office 2013 ”låser” du inte filen för andra utan flera kan vara inne i samma fil samtidigt (tänk bara på att inte jobba med synkkopior)
  • Flera fördelar finns även att använda Excel för projektplanering eftersom du kan skicka filer i excel-format. pdf eller dela dem i Skype for Business (fd Lync)

Microsoft Project
Microsoft Project har vi försökt att bemästra i flera år. En fördel med Project har alltid varit budget och resursplaneringen. Dock kräver det sin man eller kvinna för att bemästra Project då det finns inställningar för allt och lite till.

  • Man kan synka, integrera och dela projektplaneringen med SharePoint (till mapp eller en helt site)
  • Lägg project-filen OneDirve för att dela projektet (kräver dock att alla medlemmar har Microsoft Project)

SharePoint Online
Sedan version 2010 så finns det mallar i SharePoint för att jobba med projektplanering. Nytt i Office 365 är en bättre integration med Project och Outlook när det gäller tex aktivitetslistor och kalender.

  • Aktivitetslista på att-göras och tidlinjer
  • Översiktlig projektkalender
  • Enkla projektöversikter med kvar att-göra och tidslinjer
  • Samarbete och dela anteckningar i OneNote Online
  • Synka projektets aktivitetslista med Outlook
  • Synka projektets aktivitetslista med Project

Office 365 Projekt Online
Serverversioner av Microsoft Project har i många fall krävt att man avsätter resurser för projektadministration (tex projektsekreterare). Då verktyget är tämligen komplext skapar detta en utmaning för projektgruppen. Dock så har den stora fördelar när man ska dela, detaljstyra, estimera tid och pengar i projektet.

  • Project Online är den nya serverlösning i molnet
  • Project Web App är en molntjänst med webbversionerna av Word, Excel, PowerPoint, OneNote och Skype for Business
  • Project Pro Office 365 är en prenumerationstjänst för Microsoft Project (skrivbordsversionen) En bra lösningen om du vill öka eller minska licenserna under en tid.
  • Project Online with Project Pro for Office 365: Innehåller allt och är deluxe paketet med alla produkter enligt ovan.

Office 365 Planner
Den senaste mest ”modemedvetna” lösningen för den ”unga” projektledaren. Här ryms verktyg för visuell planering, Delve, SharePoint och Project. Begrepp som används i tex Scrum och Lean finns med i lösningen. ”Board” med ”Cards” är termer som används för att beskriva aktiviteter och status.

  • Personlig uppdatering på projektstatus
  • Personliga aktivitetslistor
  • Sociala flöden med Skype integration
  • Dashboards med projektöversikter
  • Lägg till filer i ”Cards” och de lagras även i ett dokumentbibliotek i SharePoint (=offline möjligheter)
  • Integration sker med Outlook där du kan se dina konversationer

 

Detta är bara början. Office 365 är under konstant utveckling och mer funktioner och möjligheter adderas hela tiden.

Lycka till med din projektledning i Office 365

Projektledarens veckorutin ger framgång

Nyckeln till en framgångsrik projektledare är att skapa en återkommande rutin för struktur och ordning.

1) Veckans översikt, överblick och reflektion

Boka en timme varje vecka för en veckoavstämning med dig själv.
– Titta tillbaka i kalendern på veckan som har gått. Vilka möten och sammanhang hjälper dig att skapa en att göra-lista för framtiden.
– Vad händer kommande vecka? Ska du resa, se över dina anteckningar eller organisera något?
– Rensa mailinkorgen 0 st mail. (det går ju inte? jo det går!)

2) Följ upp aktiviteter och projekt

”Är ni klara?” tror jag är projektledarens mest använda mening. Det gäller att hålla en balans i hur mycket man ska följa upp. Det är en konst som kräver erfarenhet och personkännedom. Använd dina sociala kunskaper. Se även till att innan du avsluta en aktivitet att den verkligen är slutförd. Det räcker inte med att någon har sagt/mailat/smsat att aktiviteten är avslutat. tex Det är bra att se med egna ögon att Kalle verkligen har målat väggen röd.

3) Ge feedback och uppmärksamhet till projektmedlemmar

Ge feedback till en person och berätta varför det personen gör/gjorde kommer att påverka projektet positivt. Ta för vana att skicka ”tack-kort” via mail eller uppmärksamma personen i ett gemensamt möte med övriga projektmedlemmar. tex ”Tack Kalle för att du uppmärksammande projektrisken. Det innebär att vi inte behöver betala avgifter på 10′ kr”

4) Lyssna aktivt till projektmedlemmarna

Håll tyst. Jag vet. Det är svårt. Genom att aktivt lyssna på dina projektmedlemmar och intressenter så skapar du team och projektframgång.
-använd ditt kroppsspråk för att visa att du lyssnar
-bekräfta vad du hör (”Kalle, som jag uppfattar det så vill du att….”)
-frågar någon dig om att avsluta en uppgifter ser du till att anteckna det som efterfrågas. Detta signalerar uppmärksamhet.

5) Prioritera tid till storlek

För att bestiga ett stort berg måste du klättra i etapper. Prioritera berget och klättra tre etapper varje dag. Genom att varje dag genomföra tre aktiviteter (stora som små) som främjar målet blir du mer fokuserad och kan enklare prioritera din och andras tid.

6) Effektiva möten

Några enkla tips:
– Skicka ut förslag på agenda minst en dag innan mötet
– Vid mötet anteckna att-göra-punkter. Efter mötet skickar du dessa med en kort mötessummering till mötesdeltagarna.

Detta är uppenbara tips men utmaningen ligger i att göra dessa vid varje möte.

7) Sätt personliga mätbara milstolpar

Ska du leverera ett projekt om 35 veckor? Då rekommendera jag att du sätter upp personliga mätbara milstolpar (som du inte delar med dig till andra!) för att motivera dig under hela resan fram till projektavslut. Se detta som din personliga coachning till framgång och personligt utveckling. Fira varje milstolpe.

8) Återanvänd det material du redan har

Uppfinn inte hjulet igen. Använd de mallar, projektplaner, tidplaner etc du tog fram i dina tidigare projekt. Företaget/kunden du jobbar för har säkert redan material som du kan använda. Och du kan alltid låna eller ”steel with pride”

9) Hantera stress

Hitta verktyg för att hantera din stress. Bra mat, lagom träning och mer än fem timmars sömn är centralt. Använd en daglig rutin för att slappna av. Mindfulness, Yoga och konditionsträning fungerar för mig.

10) Fråga andra om hjälp

Framgång föds med hjälp av andra så varför inte ta hjälp när du har kört fast eller behöver stöd? Ge och ta i din omgivning. Detta skapar ovärderliga relationer och förbättra ditt resultat.

 

 

Om Jonas Jaani

Få mindre antal mail. Svaren finns här

Du får mycket mail. Du skickar för mycket mail.

Några små enkla tips på hur du hjälper dig och andra till bättre hantering av mailen:

  • Behöver du verkligen skicka mailet? Går det lika bra med ett ”analogt” samtal?
  • Ring upp personen om konversationen blir längre än tre e-mail
  • Använd en bra ämnesrad som förklarar vad mailet handlar om
  • Se till att följa upp en konversation med samma ämnesrad
  • Undvik knappen ”Svara alla”. Svara till den som e-mailet är från (De som har fått kopian vill oftast inte få ditt svar)
  • Börja texten med en hälsning och fras som sätter tonen för resten av texten.
  • Korta ner texten (tänk på att de flesta läser mail via en mobil enhet och får då ett sämre sammanhang om mailet är långt)
  • Stava rätt och använd rätt grammatik för att undvika att verka slarvig eller oviktigt
  • Avsluta mailet med en eller flera frågor som kräver ett svar tillbaka. tex ”Är det ok att jag kontaktar Företag AB för att avsluta affären?”
  • Använd alltid en emailsignatur med dina kontaktuppgifter (tfn, mailadress, Linkedin)

Effektiv projektstart – använd barnet i dig

Projekt misslyckas om de inte har mening, mål och/eller effekt. Ett projekt ska alltid ge värde för att kunna existera. I början av projekt vill alla sätta igång – kunden har bestämt sig, du är taggad och alla runt projektet säger ”har ni startat än?”, ”när blir ni klara?”

Här är det viktigt att stanna upp och få svar på enkla frågor. Det kan kännas obekvämt och konstigt att ställa dessa till tex en kund.. men om du inte får en bra start kommer projektet att svänga, kränga och köra i diket.

Några dagisfrågor som du bör ställa innan projektet startar:

– Är projektet verkligen viktigt?
– Vad kommer projektet att leda till på kort och lång sikt?
– Vilka problem ska lösas?
– På vilket sätt kommer projekt leda till effektivisering för användare, anställda, maskin etc
– Vilka projektbegränsningar finns gällande tid, pengar, kvalitet och omfång?
– Hur mäter vi projektets effekt mot strategi, företagsmål, affärsnytta etc?
– På vilket sätt kan projekt bidra till företagets mål?
– Vem är mottagare och vilka intressenter har projektet?
– Vilka risker, frågor och beroenden finns runt projektet?
– Vad ligger inom projektets omfång och vad ligger utanför?
– Vilka krav finns på projektet?
– Finns föreslagna och alternativa lösningarna på projektet?
– Kan vi ta lärdom av tidigare erfarenheter och misstag?

Lycka till med ditt ”klara, färdiga gå”!