Hem » Arkiv för oktober 2015

Månad: oktober 2015

5 tips som projektledare inte kan vara utan

1 Varför, vem, vad och hur
Varför existerar projektet och vilken effekt har det.
Vem ska utföra/vill utföra
Vad ska uppnås, vem ska göra det och vilka mål har uppfyllts när projektet beskrivs som färdigt.
Hur ska projektet bedrivas och vilka aktiviteter ska göras för att uppnå ”vad” med ”vem” och ”varför”
Kommunicera ofta till ”vem” innebörden i ”varför”, ”vad” och ”hur” under projektperioden.

2 Planera
Lägg mycket tid (speciellt i början) av projektet för att planera, boka möten och strukturera. Använd vald projektmodell enligt överenskommelse. Planera handlar om att ta sig tid för att vinna tid.

3 Kunskap
Se till att inhämta kunskap om processer, system och intressenter som har direkt eller indirekt påverkan på projektet

4 Rita och berätta
Använd mycket tid framför whiteboarden tillsammans med ditt team. Rita flöden och bilder samt förklara och repetera projektinnehållet. Arbeta kontinuerligt med att prata om projektets problem, strategiska val och aktiviteter.

5 Människor
Projekt är människor. Människor är projekt. Lär känna ditt team. Lös problem och förhandla. Se till att kontinuerligt delegera, kommunicera och informera

Hantera jobbiga personer och agera rätt mot projektmedlemmar – Checklistan

Inom försäljning och ledarskap finns det flera olika modeller för att förstå sig på de människor som man leder och/eller försöker påverka.

Thomas International är en modell/verktyg som möjliggör för företagsledare och säljare att modifiera sina gruppers och individers prestationer – vilket ger en omedelbar effekt. se http://www.thomasinternational.net/

Inom denna modell delar man in människor i fyra olika personligheter.

S=Vänlig, C=Korrekt, D=Rättfram, I=Öppen

Nedan finner du en checklista på vad dessa personer förväntar sig och hur du ska agera. Checklistan är skriven till säljare men går utmärkt att använda även för dig som är projektledare.

S=Vänligt.
Kännetecken: Vänlig, Lugn, Uppmärksam.
Förväntar sig: Grundlig presentation, Säkra (trygga) argument, Förtroende, Gruppens vinning.
Ditt agerande: Lyssna, Var tålmodig, Var försiktig vid avslut.

C=Korrekt.
Kännetecken: Korrekt, Reserverad, Saklig.
Förväntar sig: Logiskt resonemang, Bakgrund och fakta, Kvalitativ/strukturerad vinning.
Ditt agerande: Var diplomatisk, Ge detaljer och noggranna analyser, Undvik subjektiva värderingar.

D=Rättfram.
Kännetecken: Rättfram, Direkt, Kraftfull.
Förväntar sig: Kort möte, Klara besked, Klara argument, Egen (ekonomisk) vinning (av produkten).
Ditt agerande: Var strukturerad & effektiv, Undivik känslouttryck, Gå snabbt till avslut.

I=Öppen
Kännetecken: Öppen, Trevlig, Ordrik.
Förväntar sig: Bra personlig kontakt, Förståelse, Engagemang, Egen (personlig) vinning.
Ditt agerande: Ställ direkta frågor som kräver svar, Styr samtalet till given struktur vid utsvävningar, Var rak vid avslut (vill förankra beslut).

Projektledartips: verktyg, program och appar – del 1

I en projektledares verktygslåda bör det finns flera olika verktyg för att underlätta arbetet. Det kan handla om att hålla koll på projektplaner, rita processer, hålla reda på mötesanteckningar, ta bilder på whiteboard, skissa eller organisera sitt egna arbete

Här är några tips:

Alternativ till program som kostar
Ibland behöver du bara skapa ett Ganttschema eller göra en skiss. Du vill då kanske inte belasta kund eller dig själv med licenskostnader för ett program som du kommer att använda en halv dag. Genom att använda sig att sajten Alternativeto så kan du hitta andra alternativ som löser din uppgift utan kostnad. Gå till sajten, sök tex på Microsoft Project och få veta att det finns ett gratisverktyg som heter GanttProject där du kan skapa Ganttschema.

http://alternativeto.net

Sammanfattning av ett ämne
När du startar ett nytt projekt som använder begrepp, förkortningar och områden som du behöver mer kunskap om kan du använda dig av google för att hitta mer information. Dock kan det vara jobbigt att gå igenom alla sökresultat. Uppsatser.se har sammanställt alla universitetsuppsatser i en sökbar databas. Detta innebär att du får tillgång till ett framställt material i ett ämne som är värderat, undersökt, ”godkänt” och oftast på svenska. Sök tex på processmodellering och få fem olika uppsatser att läsa. Glöm inte bort att den smarta projektledaren endast läser sammanfattningen.

http://www.uppsatser.se

Ta bilder på whiteboard och dokument
Om du vill scanna in / ta bild på en anteckning som är gjord på en whiteboard eller ett papper rekommenderas Office Lens. Detta är ett gratisverktyg från Microsoft som finns för både Android och Iphone. Du tar en bild och Office Lens ser till att göra den mer läsbar. (Ett annat liknade program som också är bra men bara finns till iphone är Scannable)

Sök efter ”Office Lens” i din app-store

Enkelt skissprogram
Om vill göra enkla flödesskisser eller kommentera en skärmbild med bilder och text ska du använda Skitch. Det är ett bra verktyg om du tex ska göra manualer eller beskriva var man ska klicka i programfönster. (Skitch kan integreras med anteckningsprogrammet Evernote men går även att använda fristående)

https://evernote.com/intl/sv/skitch

 

Böcker som maxar projektledaren

Maximera din roll som projektledare med tre böcker som leder dig och ditt team längre.

Our Iceberg is Melting av John Kotter
Hur hanterar och fungerar en grupp under förändring? Roligt skriven. Lättläst som en barnbok.
ISBN:9780230014206

 
Thinking, Fast and Slow av Daniel Kahneman
Boken, skriven av en Nobelprisvinnare, förklarar hur du tänker. De finns två system: Fast and Slow
ISBN 9780374533557

 
Effektstyrning av IT : nyttan uppstår i användningen av Ingrid Ottersten, Mijo Balic
Styr dina projekt mot effektmål. Gör rätt saker för att få effekt av investeringarna.
ISBN 9789147095865