Jo, det kanske de har men hur är det med engagemanget och kunskap om dessa? IT-projekt påverkar hela verksamheten ännu mer än tidigare. Jag hoppas att jag har fel men jag upplever inte att ledningen i många organisationer kan och vill förstå hur stor påverkan ett eller flera IT-projekt har på verksamheten.
Jo, jag förstår att IT inte är det ledningen ska hålla på med. Jo, jag förstår att ledningen ska leda personal och syftet med organisationen. Men vänta nu. Leda syfte och personal kräver verktyg, maskiner, kunskap, strategier, idéer, innovation och motivation. Det är just när allt är i harmoni och genomtänkt som organisationen blir lyckosam.
Vad är felet? Det pågår för mycket IT-projekt utan ledningens styrning. Det blir projekt på projekt. Det har under flera år pågått ett lopp för att hinna först i digitaliseringen så att man har glömt bort vanlig förändringsledning och projektstyrning. Organisationer försöker rädda situationen med att tillsätter grupper (ett projekt?) som ska styra projekten rätt. Och om vi är riktigt duktiga så har vi samlat en lista på alla projekt vi har i organisationen. Listan är i prioritetsordningen efter en prioritet som någon (jag brukar säga ”amöban”) har bestämt är rätt.
Det blir många fel på en gång. Många projekt. Alla projekt är prioriterade. Gärna projekt inom någon ny ”ball” teknik som en leverantör har bestämt är framtiden. Ledningen fattar inte vad som är problemet. Varför kan vi aldrig bli klara med våra IT-projekt? Det är väl bara att göra. Mina barn kan ju göra det där på sina iPads!
Är det verkligen så här illa? Nej säkert inte. IT-projekt har tidigare utgått mycket från verktyg eller system där man har haft en relation med en process eller avdelning (ex CRM med försäljning, ERP med ekonomi, Internetsida med marknadsföring etc) Men nu gäller det att jobba med affärsnyttan mer än någonsin. Allt dessa verktyg och system har ofta ett sammanhang och ska effektivt jobba tillsammans med varandra.
Det är bara de som håller ihop projekt i ett sammanhang med ledningens kunskap och stöd som kommer att överleva.
Som projektledare blir man en nyckelspelare för att pedagogiskt förklara sammanhang och effekter för ledningen. Ju enklare man kan berätta och beskriva ju enklare blir det att komma framåt.
Tips för att se sammanhang mellan IT-projekt:
1 Vilket sammanhang till vilken nytta
Förenkla och hitta sammanhanget på en mycket hög nivå och börja arbeta fram sammanhang. tex:
Behandlar vi information i projektet.
Behandlar vi siffror i projektet.
Behandlar vi flera system i projektet.
Köper vi in utrustning i projektet.
2 Få ledningen att vara med på sammanhanget
Ledningscoacher kan hjälpa till med att strukturera och hjälpa ledningen framåt. Program, initiativ och satsningar kan grupperas i målbilder i ett sammanhang. ex ”Fokus detta halvår är informationsspridning och affärsflöden. Vilka projekt ger effekt. Vilka projekt fryser vi och varför?”. Om möjligheten finns så bör man i ledningen tillsätta ”två vd:ar” En som är extern och en som är intern (den sistnämnda även ibland kallad administrativ chef eller kvalitetschef) Min erfarenhet är att man då snabbare kommer framåt. Processerna blir tex enklare att styras om under resans gång.
3 Prioritera ordningen på projekten
Vilket sammanhang är viktigast och vilket projekt i sammanhanget är viktigast. Allt kan inte vara viktigt just nu. Man måste kunna ta det i steg. Tänk bara på att du inte kan sitta och vänta på att femårsplanen ska bli klart. Digitaliseringen springer om dig om du är stel. Se till att hitta flexibilitet i tidplanen och processer. Det finns metoder för detta… använd dem.
Antalet projekt och digitaliseringen bör komma i balans. Vilket är ditt bästa tips?